ריבוי מסמכים, משותפים ואישיים, היא תופעה מוכרת וידועה בכל ארגון.

תופעה זו מחייבת יצירת מנגנון להתמודדות וניהול מסמכים אלו, מבלי לגזול זמן עבודה יקר. 

חברת ROM מובילה פתרונות בארגונים לבחירת אוסף הכלים ומתודולוגיה לשמירת מסמכים, תוך יצירת WAZE של המסמכים, המגדיר מה נמצא היכן. 

חברת ROM מובילה תהליכי הגדרת מדיניות לרבות קונבנציות לשמות, ניהול גרסאות, שימוש במאפיינים, תגיות, הסרת מסמכים שאינם בתוקף ועוד. 

חברת ROM מובילה תהליכי תכנון ויישום ניהול השינוי ליצירת הרגלי השימוש.

לא מספיק שיש מסמכים והם מאוחסנים - צריך גם למצוא אותם.