בבואנו לבסס ארגון תכנים ברשת כפתרון לארגון המידע בארגון, הכולל בניית עצי תיקיות והגדרת מאפיינים לחיפוש, עומדות לנגד עינינו מספר מטרות:
תכנון והגדרת עץ התיקיות בצורה המיטבית ביותר וכזו אשר תהיה מוגדרת היטב, תמנע כפילות ותאפשר התמצאות בים המסמכים;
הגדרת ובניית המאפיינים לחיפוש בצורה היעילה ביותר וכזו אשר תשמש לאחזור קל ומהיר של המידע;
בניית גרעין התוכן הראשוני – אם ע"י מילוי התיקיות במסמכים ואם ע"י מילוי כמות ערכים מרבית האפשרית לכל מאפיין. אך אפילו אם הצלחנו בכל אלו, לא מובטח לנו שהמשתמש ישתף פעולה. מדובר בחינוך המשתמשים להשתמש בפתרון כפי שהוגדר. למעשה בבואנו להטמיע את הפתרון בקרב המשתמשים אין המשמעות היא לבצע שינוי בתהליכי העבודה כי אם ייעול תהליכי העבודה. מחד גיסא קהל היעד להטמעה רגיל לשמור את מסמכיו בתיקיות בצורה זו או אחרת; מאידך הוא לא רגיל לשמירה ע"פ העץ שהגדרנו, הוא לא תמיד רגיל לשמירה בצורה משותפת, הוא לא רגיל לאפיין כל מסמך שהוא שומר. לכאורה אנו עלולים ליצור בקרב המשתמשים התנגדות שתנבע מכך שהם יראו בפתרון כמצריך שינוי גדול ותקורה גבוהה מדי מצידם מבלי לראות מה יוצא להם מכך בסופו של דבר.
להלן מספר טיפים (חלקם בשיטת המקל, חלקם קשורים לגזר) המסייעים בהטמעת ארגון מחודש של תכנים:
מקל – הגבלת מקום לשמירה באזור הפרטי ו/או הגבלת יכולת עדכון חומרים ו/או אי גיבוי החומר הנשמר באזור האישי. התוצאה: יותר אנשים שומרים באזור משותף.
גזר – הדרכה אישית עם המשתמשים בתחילת הדרך. כך ניתן לסייע להם בזמן אמת בעת השמירה ולהראות כי השד לא נורא כך. תוך כדי התהליך, מתן טיפים עקיפים הקשורים בעבודה במחשב וב- Office. התוצאה: המשתמשים רוצים לשתף פעולה, ומרגישים מחוייבים למטמיע.
גזר- פתיחת עץ מן המוכן כך שהמשתמש לא יצטרך להתחיל לפתוח לבד את התיקיות, מרבית העבודה כבר נעשתה עבורו. למשל כאשר מתחיל פרויקט יקבל מנהל הפרויקט תיק פרויקט לדוגמה עם כל תתי התיקיות תחתיו, כאשר נפתח לקוח חדש יהיה תיק לקוח מוכן על כל תתי התיקיות עבורו.
גזר- לשם הזנקת התהליך יקל עלינו לשכנע את המשתמש לקחת חלק אם נוכיח ונדגיש לו את התועלת האישית שתצמח לו מכך. על התועלת להיות מידית אחרת המשתמש ירתם לתהליך אולי מחר ואולי בעוד שבוע ואלו לעולם לא יגיעו. ניתן לעשות זאת ע"י הוכחה של קיצור זמן השמירה, תוך מניעת ההתלבטות והכפילות בעת שמירה בפועל של מסמכיו ע"פ העץ הקיים, קיצור זמן אחזור מידע ע"י שימוש במאפיינים לעומת המצב הקודם בו לא הייתה לא נגישות כלל למסמכים או שהנגישות הייתה מסורבלת. ניסינו לתת לכם טעימה. הטיפים רבים ועליכם רק להיות יצירתיים.
Comentários