באופן טבעי ידע רב מסתובב בתוך הארגון: בראשם של האנשים, בחומרי העזר הפרטיים, בקבצים ובמערכות השונות. שמירה על משאבי הארגון מחייבת תיעוד של ידע משמעותי כדי שלא יאבד, לכן ארגונים מעודדים את העובדים לתעד ולכתוב במערכת הידע הארגונית.
משאבים ומאמצים רבים מושקעים מצד הארגון לתהליך לכידת הידע. אכן הידע הנצבר בתוך המערכת גדל וגדל, אך הופך את המערכת לעמוסה ומסורבלת, ולא פעם עובדים נתקלים בקושי למצוא את הידע המבוקש.
אם קודם לכן, העובד חיפש פתרון לבעיה בה הוא נתקל, הרי שכעת נוצרה בעיה חדשה של התמצאות בתוך "ים הידע" הזה, בעיקר אם אינו חזק במתודולוגית החיפוש, והוא מרגיש שהוא מחפש מחט בערמה של שחת.
מה הפתרון?
ארגוניים המעוניינים לשפר את אוריינות החיפוש של עובדיהם, יכולים להציע אמצעי עזר אקטיביים ותומכי חיפוש שיתמכו בארגון התכנים במערכת המידע.
ניתן להוסיף למנוע החיפוש הכוונה המכילה טיפים ושיטות יעילות למציאת המבוקש. נוכל להציג למשתמש מידע לגבי צירופי מילים להשגת תוצאות חיפוש טובות, נציג את המתודולוגיה של ניהול הידע בארגון, נפרוס למשתמש את עולמות התוכן במערכת וכו'.
בניגוד להלך הרוחות הרווח בימינו, של שימוש בלעדי במנוע החיפוש, הדרך הישנה והטובה של ניווט דרך עץ תכנים הבנוי היטב, היא אלטרנטיבה שיש לשקול להציע למשתמש. לבסוף, במידה ומחליט הארגון על השקעת משאבים מתאימה, ניתן להוסיף למשתמשים את האופציה להיעזר במידען מומחה, כאשר מועלת שאלה למערכת, המומחה יספק לעובד הכוונה לגבי האופן בו יוכל לסרוק את מערכת הידע במקצועיות ולמצוא את פריט הידע המבוקש.
לסיכום אגיד כי במקום להשקיע את כל המשאבים במערכת המידע, תקצוב משאבים בסיסיים להגברת אוריינות החיפוש של העובדים, יכולה להשיג תוצאות חיוביות רבות לארגון.
コメント