ההבדל בין מיפוי לאפיון

בבואנו ליישם פתרון במסגרת פרויקט ניהול ידע, תחילה עלינו לברר את הצורך וממנו להציע את הפתרון ולא להפך.

הצעת הפיתרון לפני הבנת הצורך היא בבחינת רתימת העגלה לפני הסוסים, ולכן ארגונים המציעים פתרון לפני שמבררים היטב את הצורך, מגלים מאוחר יותר כי הפתרון אינו עונה על הצורך, אין לו ערך מוסף, ונשארים עם "פיל לבן".

יש גם לזכור שפעילות ניהול ידע לא מוצלחת, מקשה על העובדים לתת הזדמנות שנייה לפעילות כזו בעתיד.

אז איך מבררים את הצורך?

תהליך מיפוי צרכים, הינו למעשה תהליך אבחון צרכים. בתהליך זה אנו נפגשים עם גורמי מפתח בארגון או ביחידה, ומבררים מהם ה"כאבים" שלהם בתחום ניהול הידע:

• איזה מידע וידע חסרים להם על-מנת לבצע את עבודתם

• איזה מידע וידע קיים אצלם שחשוב להם לשתף אחרים.

במהלך ראיונות מיפוי הצרכים, אנו מנסים לאתר עוצמות ואתגרים, שעשויים לתרום להצלחת פעילות ניהול הידע או לעכבה ואף להכשילה. זאת, על-מנת להבין עד כמה הפתרונות שאליהם נרצה להגיע יביאו תועלת לארגון ויענו על המטרות והיעדים העסקיים, נרצה להבין גם עד כמה הפתרונות ישימים מבחינה תרבותית ומהם סיכויי ההצלחה שלהם. התוצר של שלב זה אמור להיות הצבעה על כיווני פיתרון שונים תוך הצגת תעדוף ליישומם. עד כאן תהליך מיפוי צרכים בכמה משפטים.

השלב הבא

כעת, משהחלטנו על כיוון או כיווני הפתרון (ולאחר שקיבלנו עליהם אישור מההנהלה), אנו צריכים לאפיין אותם.

כלומר, להגדיר מה נרצה שיכיל כל פתרון ואיך נרצה לראות אותו.

לצורך העניין, אם בפורטל עסקינן, נגדיר מה נרצה שתכיל המסגרת הניווטית, מה יכיל עץ התכנים, אילו כפתורים יהיו לנו, אילו רכיבים יופיעו בדף הבית וכן הלאה.

התוצר של תהליך האפיון הינו מסמך אפיון מפורט המגדיר את הפתרון עד רמת פריטי המידע והשדות ואופן עדכונם.

מסמך זה מהווה בסופו של דבר את התשתית להקמתו הטכנולוגית והתוכנית של הפתרון.

---

רוצה ללמוד עוד על ניהול השינוי?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• כלים לעידוד שיתוף פעולה

• על שיווק מפה לאוזן וניהול ידע

• תועלות בשירות ניהול השינוי