כל ארגון בו מתבצע מעבר למערכת חדשה, נדרש להמרת תוכן מן הקהילות במערכת הישנה.
לא נעסוק כאן באופן בו מתקבלות ההחלטות אילו קהילות ממירים ואילו לא, מי מקבל עדיפות גבוהה יותר ומי פחות.
בהנחה שהחלטנו להמיר קהילה מסוימת, ישנן כמה פעילויות שמומלץ לבצע בדרך להמרה ובמהלכה.
המרת קהילה היא הזדמנות מצוינת לאפיין מחדש את המבנה שלה ואת עץ התוכן שלה, כמו גם
לרענן את התוכן הקיים בה.
אל תסתפקו בהחלטה להיצמד למבנה הקיים ולהעביר את כל התוכן כמו שהוא.
בהחלטה כזו אתם עלולים לפספס יתרונות רבים הקיימים במערכת החדשה ועשויים להתאים לקהילה ולמשתמשיה.
גם אם לאחר בחינה מחודשת תגלו כי יש להנציח את המצב הקיים, ההשקעה היא לטווח ארוך ולכן אינה מיותרת.
תחילה, יש להגדיר אילו נושאים מתוך הקהילה הקיימת יכללו בקהילה החדשה, ובהתאם לכך יש להגדיר את עץ התכנים שלה (אילו נושאים תכיל ומה תהיה ההיררכיה ביניהם) ולכתוב מסמך אפיון.
לאחר שהחלטנו אילו נושאים נדרשים בקהילה החדשה, מומלץ לפנות לטיפול בתוכן.
גם כאן נדרש להחליט מהו התוכן שעובר ומה לא עובר.
אם ניתן, מומלץ למחוק את התוכן שלא נדרש לקהילה החדשה כבר בשלב זה.
היתרון: מניעת מצב בו תוכן לא רלוונטי יועבר כפי שהוא בגלל חוסר תשומת לב או לחץ של זמן.
לרוב, תוכן ישן שמועבר, לא יטופל גם בהמשך. אל תסמכו על היום בו תתפנו למחוק תוכן ישן מקהילה חדשה. היום הזה לעולם לא יגיע.
בשלב זה, מומלץ להבין מהן שיטות ההמרה העומדות בפנינו- המרה אוטומטית שיש לה את יתרון המהירות, לעומת המרה ידנית שיש לה את יתרון האיכות. יתכן שניתן לשלב בין שיטות ההמרה בהתאם לסוגי התוכן הקיימים באתר (לא את הכול ניתן להמיר אוטומטית, לא את הכול כדאי להעביר אוטומטית, לא תמיד יש ערך מוסף להמרה ידנית).
בכל מקרה, לא ניתן יהיה לחסוך את שלב הבדיקות על תקינות התוכן באתר לפני העלייה לאוויר.
מומלץ מאוד לייצר מסמך מיפוי תוכן (חוץ ממסמך האפיון), המכיל מידע מפורט לגבי הדפים והחלוניות הקיימים בקהילה הקיימת, ולציין לגבי כל אחד מהם לאן ובאיזו צורה יופיע בקהילה החדשה (שם דף, שם חלונית), ומהי שיטת ההמרה עבור אותו תוכן. אם ניתן, מומלץ להתייחס לכמות התוכן הקיימת בכל חלונית.
מסמך כזה משמש את כל בעלי התפקידים בפרויקט, יעזור לנו להעריך טוב יותר את הזמן הנדרש להמרת התוכן, מאפשר מעקב צמוד אחר ההתקדמות ומבטיח כי לא נדלג על שום תוכן קיים באתר.
בניית הקהילה יכולה להתבצע לאחר כתיבת מסמך האפיון ובמקביל לכתיבת מסמך ההמרה.
בכל מקרה, מומלץ להתחיל בהזנת התוכן רק לאחר שהושלמה בניית הקהילה.
את הזנת התוכן יכולים לבצע מזיני תוכן שזה כל תפקידם והעסקתם עשויה לחסוך בעלויות. עם זאת, כדי להבטיח שהתהליך יתנהל כמתוכנן, יש להקצות גורם שילווה את התהליך, ינחה את מזיני התוכן ויבצע בקרה על פעילותם (לכן, המלצנו על שימוש במסמך ההמרה וגם על "ניקוי" תוכן ישן מבעוד מועד).
מזין תוכן לא יתקן את מבנה האתר, לא יוסיף חלוניות חסרות ולא יתהה לגבי תקפות התוכן- מה שיהיה באתר הישן, יעבור כפי שהוא למקום הנדרש באתר החדש, ואם התשתית לא תהיה קיימת, מזין התוכן יעבור הלאה (יתריע, אבל יעבור הלאה).
זכרו: ככל שעבודת התשתית וההכנה תהיה טובה יותר, כך עבודת הזנת התוכן תהיה פשוטה יותר ומהירה יותר. אל תשכחו שהחל מרגע הזנת התוכן לקהילה החדשה, כל עדכון תוכן צריך להיות כפול, כך שיש משמעות גדולה לזמן.
לסיכום, בהמרת קהילה קיימת מתקיימים שלבים דומים כשל הקמת קהילה חדשה, אך המיקוד שונה. אם בקהילה חדשה הדגש יהיה על האפיון, הרי שבהמרת קהילה הדגש הוא על התוכן.
Commenti