למעלה מארבע שנים שאני עוסקת בתחום ניהול הידע. בהתחלה התרגשתי מללמוד תחום חדש, שלא לגמרי בחיתוליו, אך בתנופה. בהמשך, כל פרויקט שעבדתי בו וכל לקוח חדש ריגש אותי בייחודיות ובאתגרים שבו, והמשכתי ללמוד ולהתפתח יחד עם התחום.
אני מאוד אוהבת את התחום. יש בו שילוב של יצירה וחשיבה אנליטית, של טכנולוגיה ותרבות, של פעילויות ממוקדות ושגרת עבודה, ובעיקר – יש בו עדיין צורך!
עם זאת, אני מרגישה שאנחנו קצת עומדים במקום. בעידן של הצפת ידע, פיתוח מהיר של אפליקציות וחוכמת המונים, ניהול הידע בעיניי, נשאר בתוך המסגרות המסורתיות שלו (עם חידושים קלים מעת לעת).
בארגונים רבים, במיוחד בארצנו הקטנטונת, קיים פער משמעותי בין ניהול הידע ה"חיצוני" (ניהול הידע מול הלקוח) לבין ניהול הידע ה"פנימי" (ניהול הידע של עובדי הארגון). מתישהו, הארגונים יבינו, שכדי לשרוד ולנצח בתחרות הבלתי פוסקת על לב הלקוחות שלהם, הם צריכים לצמצם את הפער, ישתמשו בכלים שבהם הם משתמשים לנהל את הידע ה"חיצוני" ויהרגו לאט לאט ניהול הידע.
אבל... יש עוד תקווה. אני רוצה להציע גישה חדשה לניהול ידע (פנימי וחיצוני) – מ"מ.
גיבשתי אותה אחרי קילומטרים רבים של עבודה עם לקוחות ואחרי מחשבות רבות על "מה הדבר הבא?".
הגישה מאוד פשוטה: מ"מ = מהיר ומעניין
בעולם שבו הכל "אינסטנט" גם ניהול הידע צריך להיות כזה. מה שלא מהיר ולא מעניין – לא רלוונטי!
מהיר – מציאת הידע המבוקש באופן מיידי.
מעניין – נדרש, רלוונטי וממוקד (לא תמיד הידע שאנו מחפשים מאוד מעניין אותנו, אבל אנחנו עדיין צריכים אותו).
איך מיישמים את זה? לשם כך אציג שתי שיטות:
(1) ניהול ידע רספונסיבי (תגובתי) – השאלתי את המונח "רספונסיבי" מעולם עיצוב האתרים (אתר רספונסיבי, הוא אתר שמתאים את התצורה שלו לגודל המסך שבאמצעותו צופים באתר). ניהול ידע רספונסיבי מנחה וממקד את המשתמש בתהליך החיפוש, ומציג לו פריטי ידע קטנים מאוד, שנשלפים מתוך"Data Base" כתוצאות חיפוש. במילים אחרות, מוצאים בקלות (=מהיר) רק את מה שמחפשים (=מעניין).
בואו נראה דוגמה:
הכתבה לקוחה מתוך אתר "למטייל" והיא עוסקת בנושאים שונים. הכתבה בנויה כמו פריט ידע טיפוסי, בפורמט "חכם" מחולק לנושאים, עם קישורים ישירים לנושאים מתוך תוכן העניינים.
צריך ויזה לתאילנד? כל מה שחשוב לכניסה בטוחה
ממלכת סיאם, כך כונתה המדינה לפני שנים רבות, היא ארץ יפהפייה שהפכה למלכה הבלתי מעורערת של אלפי מטיילים ומשפחות, זוגות טריים, רווקים משועממים, חובבי טיולים וחובבי ים, מסיבות וחיים טובים. אם אתם מתכננים לשהות בתאילנד לתקופה של עד 30 יום אין צורך להוציא ויזה מבעוד מועד, כיוון שמקבלים אוטומטית שהייה של 30 יום עם הכניסה למדינה. לרוב, אין צורך של ממש בשהות ארוכה יותר בתאילנד, אבל אם אתם מעוניינים להאריך את תוקף הויזה, אפשרי להאריך לשבעה ימים נוספים בתשלום לרשות ההגירה. מי שמתכנן לשהות מעבר לחודש צריך להוציא ויזה בשגרירות תאילנד. הויזה היא ל-60 יום כאשר ניתן להאריך ברשות ההגירה ל-30 יום נוספים מבלי לצאת מהמדינה וזה גם נעשה בתשלום.
מי שמתכנן לשהות מעבר לחודש ורוצה לצאת מתאילנד וגם לחזור אליה, עדיף שיוציא ויזה הכוללת מספר כניסות (אפשר עד 3 כניסות). ביציאה מתאילנד הויזה הקודמת בטלה, גם אם לא נוצלה עד תומה ובכניסה מחדש החישוב נעשה לפי הויזה החדשה, לדוגמא קיבלתם ויזה ל-60 יום ויצאתם אחרי יומיים, בחזרה תקבלו לפי הויזה הבאה. ויזה אפשר גם להוציא גם בשגרירויות תאילנד בכל מדינה. למידע נוסף על הוצאת ויזה לתאילנד.
בפורמט הרספונסיבי, הנושא יאורגן כך "מאחורי הקלעים" (התוכן מבוסס על הפסקה שלמעלה) :
תגיות | הסבר | תת נושא | נושא | עולם תוכן |
ויזה, 30 יום, שהות קצרה | אין צורך להוציא ויזה מבעוד מועד. | שהייה של עד 30 יום | שהייה של עד 30 יום | ויזה |
ויזה, הארכת שהות, רשות הגירה | יש לפנות לרשות ההגירה. הארכת הויזה כרוכה בתשלום. | הארכת השהות במהלך הטיול | שהייה של 30-60 יום | ויזה |
ויזה, שהות ארוכה | יש להוציא ויזה בשגרירות תאילנד. | תכנון מוקדם לשהייה ארוכה | שהייה של 30-60 יום | ויזה |
ויזה, שהות ארוכה, יציאה וחזרה לתאילנד | מומלץ להוציא ויזה הכוללת מספר כניסות (אפשר עד 3 כניסות). ביציאה מתאילנד הויזה הקודמת בטלה, גם אם לא נוצלה עד תומה ובכניסה מחדש החישוב נעשה לפי הויזה החדשה. | יציאה וחזרה לתאילנד במהלך הטיול | שהייה של 30-60 יום | |
ויזה, שהות ארוכה, הארכת הטיול | ניתן להאריך ברשות ההגירה ל-30 יום נוספים מבלי לצאת מהמדינה בתשלום. | הארכת השהות במהלך הטיול | שהייה של למעלה מ- 60 יום | ויזה |
*השדות של מסד הנתונים, יוגדרו על פי צורכי הארגון. ניתן להוסיף שדות של: פעולה, תהליך עבודה וכל פרמטר לשליפה.
בממשק המשתמש, המשתמש יראה חלונית חיפוש אחת בלבד (הדוגמה פונקציונאלית, אך לא מעוצבת):
(2) ניהול ידע יישומי –ניהול ידע יישומי הוא הפיכת הידע לפונקציונאלי (=מעניין). לדוגמה, אם יש נוהל, שמסביר על הטבות שניתנות ללקוח (לקוחות זכאים, סוג ההטבה, אופן חישוב ההטבה), במקום להסביר על ההטבות לחשב אותן!
דוגמה נוספת, במקום לתאר תהליך עבודה > לבצע אותו. המשמעות היא שמשתמשים יותר בטפסים ממוכנים, מחשבונים, זרימות עבודה אוטומטיות וכיו"ב. ידע יישומי, חוסך זמן (=מהיר) שמושקע בקריאה והבנה של הסברים, ומונע טעויות אנוש של הבנה.
האתגרים המרכזיים ביישום הגישה הם:
שינוי תפיסה.
עיבוד הידע - פיצוח התוכן והתרגום לפעולה פונקציונאלית ו/או ל Data Base הוא משימה לא פשוטה.
העלות ליצירת כלים פונקציונאליים וליצירת Data Base (לפחות ההקמה הראשונית) עשויה להיות גבוהה.
לסיכום, העתיד של ניהול הידע הוא גישה חדשה ופשוטה: מהיר ומעניין – רספונסיבי (תגובתי) ויישומי.
מה דעתכם?
コメント