ארגונים ומנהלים מחפשים, כל העת, את הדרך האופטימלית להוציא אל הפועל שינויים בתוך ארגונים. משאבים רבים מושקעים בתהליכי התכנון והביצוע של השינויים מתוך תקווה שאלו יעלו יפה וישאו פרי. במאמר זה, ברצוננו להציע דרך להיעזר ולהשתמש במערכות ניהול הידע בארגון בכלל, ובפורטל הארגוני בפרט, ככלי תומך בתהליכי שינוי ארגוניים.
מחקרים רבים ממקדים את זרימת המידע, הידע והתקשורת הפנים הארגונית כאלמנט מכריע ביצירת שינוי מוצלח. הספרות העכשווית בתחום קבלתם של חידושים ושינויים בארגונים, מצביעה על כך שהצלחתם של תהליכי שינוי תלויה במידה שבה התקשורת בתוך הארגון מצליחה להפחית את חוסר הוודאות, מידת הסיכון והמורכבות הכרוכים בשינויים ואימוץ חידושים.
עדויות אמפיריות מצביעות על כך שישנה חשיבות רבה לספק לחברי הארגון מידע במהלך שינויים ארגוניים. לדוגמא, באחד המחקרים ערכו רשימה של 900 גורמים המשפיעים על כשלון של שינויים ארגוניים מצאו כי, כישלון בשיתוף או במתן מידע על נחיצות השינוי לארגון, נמצא כאחד הגורמים המכריעים בהכשלת תהליכי שינוי. מחקרים אחרים מצביעים על הצורך החיוני במידע לשם הפחתת החרדה המלווה את תהליכי השינוי ולשם הגברת הנכונות לקחת חלק בתהליך השינוי.
העדויות מצביעות על כך שלהפצת מידע, הכולל הפצת ידע, רעיונות ועובדות- תפקיד מכריע בתהליך השינוי הארגוני. חוסר במידע בזמן שינוי יוצר חרושת שמועות בארגון, אשר יוצרת חוסר וודאות, המובילה להתנגדות לתהליך בקרב העובדים. חוקרים רבים מסכימים כי התרופה נגד שמועות וחוסר וודאות היא אספקת מידע מדויק ועדכני. כאשר מידע שכזה אינו זמין, עובדים נוטים לקבל מידע דרך שמועות ומנהלים מאבדים שליטה על תוכנן. העובדים המתמודדים עם חרדה וחוסר וודאות בנוגע לסוגיות קריטיות עבורם, עלולים לפתח תרחישים דימיוניים, שהם לעיתים חמורים יותר מאשר התרחיש האמיתי, דבר היוצר התנגדות פאסיבית ואקטיבית לשינויים אפשריים, ולכן חוקרים רבים תומכים בדעה שעל מנהלים למסור מידע בנוגע לשינוי, אף אם הוא עדיין אינו מלא ורשמי, על מנת למנוע מצב של אובדן האמון בהנהלה.
אז איך הפורטל הארגוני יכול לסייע?
פעמים רבות "מפספסת" ההנהלה את הפוטנציאל הגלום בפורטל הארגוני ככלי שיכול לסייע בניהול תהליך השינוי ובמתן מידע על התהליך שעשוי להקל עליו.
להלן כמה נקודות שכדאי לשים אליהם לב ואשר יכולות לסייע בקידום התהליך:
במקרים המתאימים כדאי להקדיש אזור תוכן נפרד לנושא השינוי: פעמים רבות מדווח הארגון על תהליך השינוי בדף הבית או מפזר את המידע לגביו באזורי תוכן שונים בפורטל. כדאי להקדיש אזור תוכן יחודי, שבו תרוכז כל האינפורמציה ותהיה נגישה למשתמש באופן מלא ובכל עת בלחיצת כפתור אחת.
מתן מידע הן על תהליך השינוי והן על תוצאותיו: פעמים רבות קל ונח לעדכן ולספר מהן תוצאותיו הצפויות של השינוי ("המבנה הארגוני החדש יאחד בן שתי המחלקות, הדבר ייעל את העבודה ויגרום לצמצום עלויות") אך כדאי להקדיש גם תשומת לב ולתת מידע בנוגע לתהליך השינוי, משום שרמות גבוהות של חרדה ובלבול עלולות לנבוע דווקא מאי הבהירות לגבי ביצוע המהלך ולא לגבי התוצאות החזויות : כיצד תהליך השינוי עתיד להתבצע, מה המשמעויות שלו על העובדים, כיצד ילווה המהלך ובאיזה שלב של היישום אנו נמצאים כעת.
שיתוף באינפורמציה גם אם היא לא מלאה: פעמים רבות הנהלות נוטות שלא "לשחרר מידע" לפני שהן חשות כי קיימת בידיהם תמונה מלאה ומקיפה על התהליך. מחקרים רבים מראים שחוסר בהירות ואי הוודאות המלווה את תחושות העובדים כאשר לא זמין להם כל מידע גדולות, מאשר מצב בו קיים מידע חלקי.
שימוש ברכיבים המעודדים תקשורת דו- צדדית: כדאי להשתמש בכל כלי המאפשר לעובד להרגיש שותף לתהליך: שימוש ברכיב שאלות ותשובות אשר מאפשר לעובד לשאול ולהתייעץ, שימוש בתיבת משוב המאפשרת להגיב ולהציע רעיונות, במקרים מסויימים ניתן גם לערוך סקר וירטואלי אשר לוקח בחשבון את דעתם של העובדים לגבי אספקטים מסוימים של השינוי, פרסום לוחות זמנים של וועדות המתכנסות ועובדים מוזמנים לחבור ולהביע את דעתם, וכו'
אלו כמובן רק מספר דוגמאות על קצה המזלג, אך החשיבות העיקרית היא בהבנה כי יש בידינו כלי שיכול לסייע רבות וללוות תהליכי שינוי- אם רק נשתמש בו בחכמה.
Comments