הפורטל הארגוני – מאינטגרציית יישומים ועד לניהול ידע והגברת שיתוף הפעולה הארגוני

נכתב בשיתוף עם ערן לסר

אחד מהנושאים החמים ביותר כיום בתחום מערכות המידע הינו נושא הפורטל הארגוני. כמו כל נושא טכנולוגי פופולארי גם הפורטל הארגוני זוכה להגדרות רבות כאשר כל יצרני החומרה והתוכנה מציעים פירושים משלהם שכוללים כמובן את המוצר המנצח בתחום.

מהו יישום הפורטל הארגוני?

מה המטרות שאנחנו רוצים להשיג בעזרת הפורטל הארגוני ? מהי הארכיטקטורה הבסיסית של הפורטל הארגוני?

ומה הבעיות והפתרונות להדרכה והטמעה של פורטל ארגוני בקרב המשתמשים. על כך ועל שאלות רבות נוספות ננסה לענות בכתבה הבאה של המתקתקים.

בבניית פורטל ארגוני אנחנו מנסים לענות על שתי בעיות : הבעיה הראשונה הנה הניסיון לייצר אינטגרציה בין היישומים השונים גם ברמת התהליכים וגם ברמת המידע. הארגונים מחפשים כלים שיאפשרו למשתמש להפעיל תהליכים ותתי תהליכים של כל אפליקציה מכל אפליקציה וכלים שיאפשרו לשלוף פריטי מידע אינטגרטיביים מכל המערכות בארגון. כך לדוגמא ארגונים מחפשים כיום כלים שיאפשרו להם לבצע שאילתא שתשלוף את המידע שקיים על לקוח מכל המקומות והמערכות בארגון , החל ממערכת הפיננסית , דרך מערכות השרות , המכירות והשיווק ועד למערכות האי-מיל וקבצי הוורד הארגונים. הבעיה השנייה שיישומי הפורטל הארגוני מנסים להתמודד איתם הינה יצירת תהליך שיטתית שנתמך על ידי הטכנולוגיה ליישום ניהול ידע ארגוני. במסגרת ניהול הידע אנחנו מנסים להגביר את רמת שיתוף הפעולה בין עובדי הארגון ולייצר רמת שיתוף ידע גדולה יותר.

ארכיטקטורת הפורטל הארגוני מבוססת על שלוש שכבות : הממשק למשתמש , השירותים של הפורטל והגישה למידע. הממשק למשתמש הכולל את דף הבית של כל משתמש בארגון. דף הבית יכלול גישה לכל מערכות המידע בארגון , גישה למערכות המחשוב המשרדי וגישה לרשת האינטראנט והאינטרנט. דף הפתיחה יכלול הצבעות לפריטי מידע רלבנטיים למשתמש ותקצירי מידע שהארגון רוצה לחשוף למשתמש. הממשק למשתמש מבוסס על ממשק אינטרנטי ורצוי לבנות אותו על בסיס עקרונות הפרסונלזצייה כך שלכל סוג משתמש ( ואולי אפילו לכל משתמש) תהייה הגדרת פרופיל דינאמית ומותאמת לצרכים שלו בגישה למערכות ולמידע השירותים של הפורטל הארגוני מבוססים על שרותי גישה והפעלה של האפליקציות השונות בארגון , שירותי שליפה רוחבית של מידע ושרותי שיתוף פעולה ארגוני. ברמת כלי השליפה אנחנו מדברים על כלים המבוססים על מנועי חיפוש חכמים שיכולים לחפש מידע בתבניות שונות ממפריטי מידע שונים ( החל ממסדי נתונים ועד למידע לא מפורמט שיושב באי-מיל או בקבצי וורד ואקסל). ברמת שירותי שיתוף הפעולה הארגוני אנחנו מדברים על כלים ליצירת קהילות וירטואליות כדוגמת פורומים , כלים להעברת מסרים מיידים , כלי אי-לרןלינג ועוד. ברמת המידע אנחנו בונים גישה לארבעה מקורות מידע : גישה למסדי הנתונים של מערכות המידע השונות., גישה למאגר מסמכי האופיס ( אי-מילים , וורד , אקסל , פאוארפוינט וכדומה) , גישה לרשת האתרים הפנים ארגונית וגישה לרשת האתרים שמציעה סביבת האינטרנט. אחד מהאתגרים החשובים ביותר הנה כמובן יצירת רשת האתרים הפנים ארגוניים במסגרת רשת האינטראנט. ההצלחה של הפורטל הארגוני נמדדת בין היתר בהצלחה לייצר רשת אינטראקטיבית עם מידע עדכני ודינאמי ורייטינג גבוה . בתחום זה חושב למנות מנהלי תוכן לכל אחד ואחד מהאתרים מקרב המחלקות השונות בארגון. אחד מהבעיות איתם אנחנו נתקלים ביישום הפורטל הארגוני נובעת מהעבודה שלמרות שמדובר ביישום בעל חשיבות רבה וכנראה גם בעל החזר השקעה יחסית מהיר, עדיין מדובר ביישום שאיננו חלק מתהליכי החובה בארגון. מסיבה זאת חלק גדולה מיישומי הפורטל נכשלים בשלב היישום ורמת השימוש בהם נמוכה. בתהליך תכנון הפרויקט להקמת פורטל ארגוני יש לשים דגש רב על צורת ההטמעה של הפורטל במסגרת התרבות הארגונית תוך שינוי צורות העבודה והשקעה בתהליכי הדרכה והטמעה מהותיים. רק בצורה זאת ניתן לקבל רמת שימוש גבוהה יותר וכתוצאה מכך לנצל את רמת האינטגרציה , שיתוף המידע והפעולה שמציעה סביבת הפורטל הארגוני.

---

רוצה ללמוד עוד על פורטלים ואתרים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• אינטגרציית פתרונות ניהול ידע

• אחזור מידע ארגוני בלחיצת כפתור

• הקמת פורטל - כל התורה על רגל אחת