בכל ארגון בו מנהלים ידע, מגלים (ומהר מאד) שלידע פורמטים שונים, בהתאם לסוגו וטיבו. מערכת ניהול מידע הנדסי כוללת בתוכה ידע מתועד; מאגר תובנות כולל בתוכו ידע מתועד; מערכת ניהול מסמכים כולל בתוכו ידע מתועד; ה- Outlook ובתוכו ה-Public Folders כוללים בתוכם ידע מתועד; מערכות יישומיות הכוללות מלל ומסמכים יש בהן ידע מתועד; ספריות הרשת כוללות הרבה ידע מתועד; ועוד ועוד.
אם נסתכל על כל אזורי ידע אלו, הרי שכולם חלק מנכסי הידע של הארגון. מכאן גם המונח Company Domain (מונח שהוטבע על ידי מנהל הידע של תע"א בפרויקט העוסק בניכוס ידע זה).
תובנה ראשונה: יש להכיר בקיומו של מאגר הידע הארגוני.
תובנה שניה: יש להכיר בכך שהנו מאגר מבוזר.
יש להכיר בכך שלא ניתן להעביר את כל הידע לפורמט אחיד ומיקום אחיד, בלי לאבד הרבה מיכולותיו ובלי מאמץ ענק (שעל פי רוב גם לא ישים).
תובנה שלישית: יש לבצע פעולות מוגדרות בכדי לממש את ה- Company Domain הקיים בארגון.
כדי לממש Company Domain (מעבר להכרה בקיומו) ניתן לבצע מספר פעולות:
גידור: הגדרת וסימון האזורים הפוטנציאלים כאזורים משותפים:
כולל:
הגדרת סוגי המידע השונים (Public Folders, אזורי רשת ספציפיים, מערכות יישומיות מוגדרות ועוד).
חינוך האנשים שמידע כבר בעת התהוותו (ולא רק בעת אישורו / הוצאתו ללקוח) הנו מידע משותף. לצורך כך, יש להחליט האם לכלול בהגדרה לעיל אזורי רשת המשויכים לעובד הבודד, או לחילופין, ללמדו לשמור את המידע והידע המתועדים באזור משותף מלכתחילה.
חינוך האנשים לסווג ברמות סיווג גבוהות, רק את שבאמת נדרש ולאפשר הרחבת ה- Company Domain לתכולתו הנכונה.
תיעוד אחיד: הגדרת מתודולוגיית תיעוד משותפת:
כולל:
כללי תיעוד אחידים לעצים היררכיים (שישמשו ל- Public Folders ואזורי רשת). כללי התיעוד מתייחסים לאופן בניית עצים, עומק רצוי לעץ, רוחב מיטבי ועוד.
הצעה לעצים משותפים לפעילויות דומות שחוזרות על עצמן במקומות שונים בארגון.
הצעה למאפיינים וקטגוריות שילוו את המידע הנשלף במערכות המידע הייעודיות ובמערכות ניהול המסמכים השונות (כשדות נלווים ביישום; בקטגוריות ובפרופילים של המסמכים). כמובן ישנו קשר בין תוכן העצים והקטגוריות.
שימוש חוזר: הגדרת אמצעי חיפוש משותפים:
כולל:
הפעלת מנוע חיפוש פדרטיבי (Federate) שיאפשר אחזור ושימוש חוזר של הידע באשר הוא. היעזרות במאפיינים ובתכני העצים (ע"י הכלי) כדי לאפשר סינון מקדים (Pre-Search) ו/או קטלוג מאוחר (Post-Search) שיעזרו למקד את המשתמש בידע הרלוונטי הנדרש לו.
במידת האפשר: הגדרת תפריטים הכוללים ניווט היררכי המאפשרים גישה למידע המשותף.
אגב, חיפוש פדרטיבי מוגדר כבר במספר ארגונים המנהלים ידע בישראל, ביניהם רפא"ל, תע"א ו- Comverse.
לפרטים נוספים לגבי עקרון ה- Company Domain ואופן מימושו ניתן לפנות לעורכי העיתון.
Comments