בתי הקברות מלאים באנשים שלא היה להם תחליף.
אמרה ידועה; ובכל זאת בארגונים רבים קיימים מומחים בני שבעים ואף יותר, הממשיכים לעבוד במשרה חלקית, יותר או פחות, היות והארגון אינו יכול להיפרד מהם, וחושש מהיום בו יישאר ללא הידע הרב שצברו בעשרות רבות של שנות עבודה.
שימור ידע פורשים הינו תת תחום של ניהול הידע העוסק בפרויקטים לשימור הידע של מומחים והקטנת הנזק הפוטנציאלי הארגוני היכול לנבוע מפרישתם. לכאורה, אם ארגון מנהל את כלל הידע שלו, הרי שאין צורך בפעילות מעין זו, אך היות ורובנו טרם הגענו לרמת הבשלה שכזו, הרי שתחום שימור ידע פורשים הינו נושא הצובר תאוצה בארגונים רבים. בשנים האחרונות ההתעניינות בנושא גדלה בישראל בגלל שילוב של שני גורמים:
ראשית, והדבר נכון לכל מקום בעולם, אנו נעשים עובדי ידע והידע נהיה יותר ויותר משמעותי להצלחה בתפקיד. לכן לקראת פרישתם של העובדים, מבקשים ארגונים, יותר מאשר בעבר, לבצע פעילויות אקטיביות לשימור הידע הנצבר;
ושנית, הכלכלה הישראלית, כמו כל כלכלה אחרת, פועלת בגלים. לפני כארבעים וחמש שנים היה גל משמעותי של צמיחה לאחר מלחמת ששת הימים, ועל כן אנו עדים כיום למפעלים רבים שם מתוכננים גלים גדולים של פרישה.
לכאורה, מאד קל לארגון להבין כי נדרשת פעולה. מערכות כוח האדם ממוחשבות כיום ברוב הארגונים, וקל להפיק דו"ח ממנו יילמד כמה פורשים צפויים בכל שנה. ולמרות זאת, אין אנו רואים את הארגונים ממהרים ומשקיעים, כפי שהיה ניתן לצפות באסטרטגיות, או אפילו בפעילויות נדרשות לשימור הידע.
והשאלה המעניינת הנשאלת היא: למה? כלום אין הם מודעים לצרה הממשמשת ובאה? האם אין הם מבינים את השלכות אי ניהול הידע לעתיד הקרוב והרחוק?
היות ואין לגרוס כי הארגונים והפרטים המובילים אותם חסרי רצון או שכל להבין זאת, יש לנסות למצוא הסבר אחר להתנהגות זו, כדי שאם נדרש שימור הידע, ניתן יהיה להשפיע עליה ולשכנעם שכן להשקיע מאמצים בנושא.
מניסיונה של חברת ROM, העוסקת בתחום, ישנם ארבעה גורמים מרכזיים הגורמים לארגונים שלא להתחיל ולפעול, גם אם הם צפויים לגלי פרישה מוגברים של עובדי ידע:
חוסר ידע
ארגונים רבים אינם מודעים לכך שבתחום ניהול הידע התפתחו מתודולוגיות המאפשרות שימור, שהנו הרבה יותר מ"חפיפה" ו"העברת תפקיד" אליהם הורגלנו שנים.
חוסר אמונה:
מנהלים רבים חושבים שלא ניתן באמת לעשות משהו ולהציל את המצב, וכי נגזר עלינו להמציא הרבה מהגלגל מחדש. "האם נחבר אלקטרודות למוחו של הפורש?" כך ישאלו, לעיתים תוך גלגול עיניים כלפי מעלה.
חוסר הפנמה:
חלק מהמנהלים לא מפנימים את פוטנציאל הנזק הממשמש ובא. הם חושבים על החלפת הותיקים בצעירים, אך אינם מפנימים את ההבדל ביכולת תפקודם של שתי קבוצות אלו, גם אם יעבדו שלושה או ששה חודשים הצעירים כצללים או שוליות לוותיקים.
דחייה למחר
ארגונים רבים דוחים פעילויות של שימור ידע פורשים למחר, לשבוע הבא, לחודש הבא, ואולי עדיף אפילו לשנה הבאה. הדחייה נעשית מסיבה פשוטה וכנה: הם תמיד עסוקים בעיצומו של משבר נוכחי.
דיברתי לאחרונה עם מומחה אמריקאי לתחום שימור ידע פורשים, ד"ר Jay Liebowitz המלמד את הנושא, אדם חכם שבעבר שימש כמנהל הידע של NASA. Liebowitz, כמומחים נוספים, גורס כי על ארגונים לאמץ אסטרטגיה של שימור ידע, בו שימור הידע יתחיל עבור כל עובד, ביום הגעתו לארגון ולתפקיד, ויסתיים רק עם עזיבתו או פרישתו. אסטרטגיה זו הנה בהחלט יפה ומרשימה, אולם אם מסתכלים על הארגונים במצבם הנוכחי, היא נראית יותר כחזון אחרית הימים, מאשר כאסטרטגיה בת סיכוי לאימוץ ע"י ארגונים רבים, בוודאי במציאות בה אנו חיים של חסר מתמיד במשאבי זמן וכסף.
אז איך גורמים לארגון לרצות לשמר את הידע?
ראשית, ארגונים שעסוקים תמיד בהווה וכיבוי שריפות, יתקשו לשנות את תרבותם ולהגיע לטיפול בבעיה, אלא אם ייתקלו במשבר חמור מאד הנובע מאובדן הידע ממצב של פרישת עובד. במקרה שכזה, יש סיכוי שינסו להפיק לקחים, ובזוכרם את הכישלון שנבע מאובדן הידע, יתכן ויהיו פתוחים לשמוע על דרך המשמרת את הידע לפני הפרישה.
ארגונים שאינם מפנימים את משמעות העזיבה, יוכלו ללמוד בדרך דומה, אחרי שיחוו את משמעות העזיבה על בשרם. ארגונים שכאלו, אם הם עוסקים בתכנון עתידי, יהיה ניתן אף לשכנע בדרכים רציונאליות "לעשות מעשה", אם אנשים פנימיים מהארגון יצביעו על הצורך מבפנים, ודווקא בנקודות הכואבות.
ביתר הארגונים (קבוצות א, ב לעיל), דווקא נמצא, מניסיון, כי ניתן לבצע את השינוי התפיסתי, ואפילו לו במאמץ רב מידי: היות ובארץ יש כבר ארגונים שהתנסו בשימור ידע פורשים, ונמצאו מרוצים מהתוצאות, ניתן לנקוט בדרך מוכרת של הדגמה: הפגשת המנוסים עם חסרי הידע וחסרי האמונה.
קשה לבצע שינוי גדול, שמשמעותו גבוהה ברמת המשאבים הנדרשים (כסף, זמן ועוד יותר מכך זמן ניהולי), אולם מסתבר שאין בכך צורך.
ההפגשה של ארגונים מנוסים ושאינם מנוסים, מטרתה לפתוח פתח; פתח שעל בסיסו יקבלו מנהלים החלטה לבצע פיילוט של מספר פורשים מועט, ולבחון בעצמם האם קיים דבר כזה "שימור ידע פורשים", או שסתם מדובר בביטוי נמלץ של בעלי מקצוע, ואם אכן קיים, ללמוד האם הוא ישים בארגון.
מחיר הבחינה לא גדול, ואם יש הצלחה, היא בדרך כלל תגרור רצון להרחבת הפעילות למקומות נוספים בארגון.
בארץ בינתיים נראה כי יש ניצני הצלחה. כבר מעל עשרה ארגונים נמצאים בתוך התהליך. התחלנו בישראל אולי אחרי מדינות אחרות בעולם, אך יתכן שגם פה, כמו בנושאים אחרים, נצליח להוכיח כי יש שיטות אפקטיביות מהירות ויעילות לטיפול בנושא, הרבה יותר מאשר מקובל בכפר הגלובלי הגדול.
Comments