ניהול ידע- להביא את העתיד: עבודה פוסט קורונה

קורונה; מציאות חדשה.

הקורונה שינתה לכולנו את סדר היום; בכל מדינה ברחבי תבל; ברמה האישית, העסקית והלאומית.

בארגונים רשתות התקשורת עובו ועימן גם התוכנות התומכות כדי לאפשר ביצוע עבודות, עד כמה שניתן, מרחוק, בין אם בעבודת מטה, עבודת השטח וקשר עם הלקוחות. כל מקום והקשר- עד כמה שניתן.

ועכשיו, מתחילה לחלחל ההבנה שלא מדובר בתקופה מוגבלת, אם כי בסדר יום חדש. בעתיד, שבו תהיינה תקופות בהן נצטרך לעבוד מרחוק, ותקופות אחרות, בהם נרצה לשלב עבודה מרחוק עם עבודה בין כתלי הארגון הפיזיים. השינוי יכול לנבוע הן מתקופות של חוסר ודאות, והתנדנדות בין משק פתוח לסגור, והן, בתקופה שכולה חיובית, בזכות ההבנה שיש אפשרות לעבוד, עם פחות זיהום אוויר, פחות תקורה, ואולי יותר יעילות, גם אם לא צעדנו בשערי הבניין של העסק.

ובימים אלו, ארגונים מתחילים להפנים דבר נוסף: לא מספיקה תקשורת פיזית, לא מספיקה תוכנה, נדרש גם לנהל את זרימת המידע והידע בדרך טובה יותר.

לטובת הפישוט, נתייחס למידע כאל אוסף המסמכים בארגון, ולידע כאוסף הרעיונות והבנות הנמצאות בראשי האנשים.

לגבי המידע, חשוב להבטיח שני דברים: ראשית, יש לוודא שמה שהעובד כותב ומעדכן גם בביתו- יגובה באופן סדור בשרתים המשותפים. ומעבר לכך, חשוב לנו שכל המידע המורשה יעמוד לרשותו של העובד, בעת ביצוע כל משימה, בהתאם להקשר. חשוב שהוא והיא יוכלו לגשת בקלות ואינטואיטיביות לכל פריט מידע נדרש, ושהם אכן יסתמכו על עבודות קודמות בכל כתיבה חדשה.

לכאורה ניתן לשאול מה השתנה אל מול לפני תקופה זו? הניסיון מלמד שהריחוק משנה. יתכן ומדיניות ההרשאות של כל עובד יותר מוגבלות בהתחברות מרחוק, וגם אם לא, אי סדר בתכנים שבעבר יכול היה להיפתר על ידי התייעצות עם עמית שלידי, לא נפתר כיום כי הוא נמצא אי שם במקום אחר.

זרימת המידע בקורונה, נראה שנסוגה ולא מעט.

לגבי הידע, הבעיה הפוטנציאלית עמוקה יותר. בדרך העבודה החדשה יש פחות ערוצי העברת ידע פורמליים וא-פורמליים; פחות SMALLTALK במסדרונות, פחות התייעצויות משלימות לפני ואחרי פגישות (הפגישות המקוונות הרבה יותר קורקטיות); ובכלל, פחות הזדמנויות לטיפוח האמון.

ולכן- בפועל פחות שיתוף.

כאן נכנס מקומנו כאנשי הידע. תפקידנו לדאוג לפתרונות טכנולוגיים ומתודולוגיים לשיפור זרימת המידע; ללמד את הארגון איך לייצר טקסי שיתוף ידע קטנים וממוקדים; לפרמל זמן בפגישות להתייעצויות משלימות.

ומעל כל אלו, להמציא מחדש כלים וטכניקות להעמקת האמון שהוא הוא הבסיס לשיתוף.

עתה השעה. עלינו לפעול. זה הצורך בארגון, גם אם המנהלים עוד לא מזהים אותו.

עלינו להתאים את סדר היום שלנו ולתת את המענה ל Unmet Need הכל כך חשוב כדי להבטיח שאכן הארגונים ימשיכו לתפקד טוב גם בעתיד.