נדבך חשוב בניהול ידע הינו התוכן, אותו הזכרנו ע"ג דפי ירחון זה לא אחת. הטיפול בתוכן אינו מסתכם רק באיסוף התכנים מהמקורות השונים. הטיפול הדרוש בתוכן כולל שלבים רבים, אותם נפרוט להלן:
השלב הראשון הינו הגדרת צרכים – הגדרת התוכן לו זקוקה קהילת המשתמשים. יש לשקול מהם נושאי הידע השווים ניהול (ILPs- Information Laverage Points) מבחינת השקעת משאבים (אנושיים וכספיים) לעומת התועלת הקשורים בניהולם. בעת בחירת התוכן יש לקחת בחשבון את מקורות התוכן החיצוניים והפניימיים הן לצורך בנייה ראשונית והן לצורך עדכון. כדי לענות על צרכי קהילת המשתמשים, הדרך הטובה ביותר היא לעבוד עם קבוצה מייצגת שמבינה היטב מהו המידע הנדרש.
השלב הבא הינו ארגון התוכן שהוחלט על ניהולו. שימוש בטקסונומיה (מאפיינים שישמשו כמקטלגי התוכן). הארגון יקל על ההתמצאות בתוכן ואיתורו בעת הצורך. ישנן מספר שיטות לבניית הטקסונומיה והמאפיינים (ניתן לפנות לעורכי העיתון לפרטים נוספים לנ"ל).
לאחר הגדרת התוכן הדרוש וארגונו מגיע השלב של איסוף החומר ואישורו. מאחר והמידע אמור לשרת משתמשים רבים, ישנה אחריות גדולה למהימנות התכנים. יש להגדיר תהליכים לצורך אישור התוכן. ניתן לעשות זאת במספר דרכים ביניהם מינוי מומחה תוכן לכל אחד מהנושאים שהוגדרו אשר יסקור את המידע לפני פרסומו והפצתו לכלל המשתמשים.
אז… לאחר שהגדרנו מה התוכן אותו ננהל, ארגנו אותו, אספנו אותו ואישרנו אותו – כל שנשאר לעשות הוא לעבור לשלב הבא – בחירת כלי לאחסון המידע, כלי ידידותי למשתמש עם מנוע חיפוש יעיל. ורגע לפני פיזור – חשוב לא לשכוח: להגדיר תהליכי עדכון שוטף לתוכן. תוכן שאינו מעודכן בזמן אמת כמוהו כלא מנוהל ועלול לגרום לנזק חמור. שילוב תהליכי עדכון בתהליכי עבודה קיימים יבטיחו הענות גבוהה ועדכניות המידע.
Comments