פורסם בכתב העת "למידה והדרכה" נובמבר 2010.
מי מאיתנו אינו רוצה להצליח בתפקידו? מי מאיתנו אינו רוצה להצטיין?
שאיפת ההצלחה והמצוינות משותפת גם לנו כפרטים, וגם לארגון כמכלול. כל אחד רוצה כאדם להצטיין, להיות מוערך ולחוות את הסיפוק הנלווה להצלחה. הארגונים, מחפשים אף הם את ההצטיינות כדרך המסייעת להם בהשגת יעדיהם הכספיים, הערכיים או האחרים.
ובכל זאת, לא קל להגיע לפסגה. אנו יודעים להמשיך לנהוג כפי שנהגנו אתמול, אך קשה לעצור, לנתח וללמוד כיצד יש לשפר את העשייה כדי לבצע את תפקידנו טוב יותר (מועילות), ולא פחות חשוב, באופן מהר וזול יותר (יעילות).
על פי מודלים של פיתוח ידע (Knowledge Creation), במרכזם המודל המפורסם (SECI) של Nonaka ו- Takeuchi, ידע מתפתח בקבוצה. משמעות אמירה זו, שהחיברות (Socialization) של אנשים יחדיו, היא השלב הראשון ממנו מתפתחת למידה.
מאמר זה מתאר מתודולוגיה לפיתוח התורה המקצועית בארגון. הוא עוסק במקרים, טיפוסיים למדי, בהם אנשים עובדים ומתנהלים בשטח, בעיקר בהתבסס על הגיון מחד וניסיון מאידך. פעמים רבות ישנה גם תשתית של ידע ומתודולוגיה, אולם אלו כלליים ואינם מותאמים לסביבה העסקית ולצרכים הנובעים הימנה.
ניתן להמשיל התנהלות זו לקיומם של עלים וענפים, חומרי הגלם של העץ, המונחים לנגד עינינו, אך ממעוף הציפור נתקשה לזהות מתוכם עצים, על אחת כמה וכמה, ממעוף המטוס, נתקשה לראות יער.
כך גם בעבודה, הפעולות קיימות, אולם חסרות את הרעיון המסדר, המאפשר לנו לכוון את בעלי התפקיד לעבודה ברמה איכותית הגבוהה ביותר (מועילות) ובמשאבים הנמוכים ביותר (יעילות).
מתודולוגיית פיתוח התורה המקצועית מטרתה לסייע באיסוף העלים והענפים (שיתוף ידע), ארגונם (הבניית ידע) והשלמתם (פיתוח ידע) לעצים וליער, המהווים את התורה המקצועית שתעמוד לרשות בעלי התפקיד.
כיצד בונים תורה שכזו? כמובן, בחיברות (Socialization).
כדי לפתח תורה מקצועית באופן מיטבי נדרשים: מנחה, קבוצה הטרוגנית של עובדים הקשורים לתהליך/ נושא לגביו מפותח הידע, אמצעי לשיתוף ידע ברשת, וזמן.
המנחה, יהיה אמון על מתודת הנחייה (לכן נכנהו מנחה), ויכיר את מתודולוגיית פיתוח התורה המקצועית, שתתואר להלן.
הקבוצה תכלול עובדים צעירים וותיקים; עובדים המייצגים טיפוסים שונים האופייניים לתפקיד (לדוגמא: מנהל סניף קטן, ומנהלת סניף גדול); אנשי מטה ושטח; וכו'. קבוצה הטרוגנית. גודל קבוצה מיטבית ללמידה משותפת הנו 8-14 איש. קבוצה קטנה יותר תתקשה לייצר מגוון ותתקשה לייצר סיעור מוחות פורה, ובקבוצה גדולה יותר קשה לייצר שיח משותף בו כולם נוטלים חלק ללא הפרעות.
האמצעי לשיתוף ידע ברשת (פורום) ישמש להעלות ולברר שאלות נקודתיות אל מול קהילה גדולה יותר של בעלי תפקיד שאינם נוכחים בחדר בעת הלמידה; בהמשך ישמש הנ"ל ככלי לתקף אל מול הקהילה את תוצרי הביניים והתוצרים הסופיים של פיתוח התורה.
והזמן (6-9 חודשים) נדרש כדי לפתח את הידע באופן העמוק ביותר. ההמלצה הנה למפגשים חודשיים, כל מפגש כארבע שעות. מסגרת זמן של ארבע שעות הנה מספקת כדי שהשותפים ללמידה המתיישבים ללמוד אכן יתפנו מטרדות היומיום ויתרכזו בלמידה. המפגש אחת לחודש, מאפשר לגייס את הטובים ביותר לתהליך (היות והאנשים לא נעדרים לזמן רב מידי מהשוטף, אלא רק אחת לחודש), ובו בזמן להבטיח תהליכי חשיבה, קליטה והפנמה של הנלמד בין פגישה לפגישה. הזמן העובר בין המפגשים, מאפשר התנסות בידע שפותח בכל מפגש, ומייצר, על כן, מסגרת אפקטיבית ללמידה. בין מפגש למפגש, אנשים משלימים משימות ומעלים על הכתב נושאים שנדונו במפגש בצוותי ביניים, בין אם במלואם (תהליך תיעוד) או בחלקם (משימת השלמה).
מתודולוגיית פיתוח הידע עצמה מוגדרת בשבעה שלבים, ומקדים את כל אלו שלב נוסף בו נבחר התהליך / נושא בו תתמקד הלמידה.
שלבי הלמידה כוללים:
שלב ראשון עוסק בפתיחת החשיבה, העלאת מקרי בוחן (Case studies) ודיון בהם. שלב זה גורם להצפת מונחים, סוגיות ומרכיבים הקשורים לנושא הנלמד. קריטי כשלב ראשון, שכן קשה לבצע למידה מ"גיליון ריק".
שלב שני נוגע להתייחסות לידע הקיים בעולם ובארץ בנושא. לעולם אין להתחיל למידה ופיתוח ידע ללא ניסיון להסתמכות מרבית על מה שכבר פותח על ידי האחרים, בנושא הנדון, ו/או בנושאים משיקים. נקודת המוצא הנה שהידע החיצוני אינו מספק, שכן אחרת לא הייתה נדרשת למידה לפיתוח ידע חדש, אולם תמיד ראוי "לרכב על כתפי הנפילים" ולא להתחיל מאפס, תוך התעלמות ממה שכבר הושקע.
השלבים הבאים נוגעים לפיתוח מודל, שהנה תמונה גרפית המהווה את הקונספט. במשל לעיל, המודל הנו מבט היער. פיתוח פרקי התורה, הכולל הסבר רכיבי המודל והתובנות לדרך ניהולן המיטבית. במשל לעיל- אלו העצים. וכתיבת מסמך התורה המאגד כל אלו יחדיו ומשלבם למסמך משותף ורציף.
שיתוף האנשים והלמידה הנם, כפי שכבר תואר, במעגלי למידה מתרחבים: לומדים בחדר עם הקבוצה; מבקשים מאנשים להתייעץ, להעיר ולתקף את שנלמד בין מפגש למפגש באמצעות הצוותים עמם הם במגע יומיומי; ונעזרים ברשת כאמצעי לשיתוף ידע, להתייעצויות נקודתיות, כמו גם לתיקוף עקרוני.
לקראת סיום מפתחים כלים שמטרתם לסייע בשיקוף ומימוש התורה הלכה למעשה בחיי היומיום. יש לזכור שאנשים אינו קוראים וזוכרים את מסמך התורה בכל רגע נתון ויש לייצר אמצעים המזכירים מחד ומממשים מאידך את עיקרי התורה בשטח. הכלים יכולים להיות מדריכים, רשימות תיוג, שאלונים, תבניות, דו"חות ועוד. כלים אלו נאספים בחלקם מחברי הצוות ומאוגדים כפי שהם, אחרים עוברים תהליך של שיפור בהתאם להמלצות אנשי הקבוצה ולידע שפותח על ידם לגבי דרך ההתנהלות המיטבית בתהליך/נושא. ישנם גם כלים חדשים הנבנים מראשיתם.
השלב הסופי במתודולוגיה הנו גיבוש תכנית הטמעה; תכנית שתממש את הלמידה ה"אמיתית": ההטמעה של התורה שפותחה בחיי הארגון, ובעקבות זאת, שינוי ההתנהגות ושיפור הביצועים. זוהי הלמידה לפי כל ההגדרות, ושם מקומה של התרבות הארגונית קריטית להצלחת ההטמעה והלמידה, הן כגורם מקדם, ולצערנו גם כגורם שיכול לעכב. זו הלמידה האמיתית, וכל מה שפיתחנו, כפי שמתואר במאמר עד שלב זה, היה רק בגדר הקדמה בלבד.
האם זה מצליח? עד כה נראה שכן
בשלוש השנים האחרונות פותחו מעל עשר תורות מקצועיות להגדרת תפקידים, תהליכים ודרכי התנהלות אל מול סוגיות מרכזיות. תגובות המנהלים והשטח מתלהבות, והשיפור בביצועים כבר ניכר לעין. הצטיינות הנה חזון, אולם התחושה הנה שהמתודולוגיה לפיתוח תורה מקצועית בהחלט הנה שביל המוביל לשם. מוזמנים להצטרף.
Commentaires