נכתב בשיתוף עם ד״ר מוריה לוי
שעת בוקר מאוחרת בבניין משרדים במרכז הארץ. קבוצה של זרים מתכנסת לראשונה בחשש למפגש עבודה ראשון של קבוצה לפיתוח ידע. המשימה שהוגדרה במכתב ההזמנה נראית להם גדולה ועמומה: פיתוח ידע חדש לטובת הארגון בתחום עבודה רוחבי המשותף למוזמנים. אף אחד לא אומר זאת מפורשות, אבל מבט העיניים מגלה את החשש: איך מתחילים? האם אני מחזיק בידע שיכול לתרום לנושא (האם אהיה משמעותי כאן)? האם נעמוד במשימה?
ועכשיו, קיפצו איתנו קדימה תשעה חודשים בזמן.... אותה שעת בוקר, ואותו בניין משרדים. אבל מי שמתכנס הפעם כבר אינו לקט של זרים. זו היא קבוצה של עמיתים קרובים, שעברו יחד תהליך ופיתחו גוף ידע משמעותי לארגון- ולעצמם. הם מגיעים לחגוג את ההישג, להציג את התוצר שפתחו ושכבר תוקף, בפני בכירי הארגון ולדון בדרך הנכונה להנגיש אותו לכלל העובדים ולהטמיעו.
מה קרה בדרך? מה אפשר את ההצלחה? התשובה נעוצה בעבודה מוקפדת על פי מתודולוגיה חדשנית המשלבת בין מודל SECI של נונקה וטאקאוצ'י 1995, לבין מודלים דינמיים של התפתחות יחסים בקבוצה.
מודל SECI מוכר לרבים, ונמנה בין אבני הראשה של תיאוריות ניהול הידע בעולם. המודל מתאר מעברים ושינויים בצורתו של הידע באופן הנע על שני צירים: ציר ראשון מחבר בין ידע סמוי וידע גלוי, בעוד ציר שני מוביל מידע אישי לידע ארגוני/ קבוצתי- וחוזר חלילה. המודל מציג ארבעה שלבים שניתן להקבילם ולהתאימם לארבע משימות קבוצתיות בתהליך פיתוח הידע: סוציאליזציה Socialization) ), החצנה Externalization) ), שילוב Combination)) והפנמה (Internalization).
סוציאליזציה
בשלב זה המתרחש בתחילת חייה של הקבוצה מתקיים מעבר מידע סמוי שנמצא אצל הפרט בלבד, לידע סמוי (עדיין) שכעת משותף לקבוצה כולה. מדובר בידע שהאדם עצמו אינו יודע שנמצא ברשותו- הוא אינו יכול לתאר אותו באופן מילולי, אבל כן יכול לתאר אותו באופן סיפורי, כחוויה או כרגשות שקשורים בחוויה. בשלב העבודה הראשון של הקבוצה מקבל השלב ביטוי כמשימה של שיתוף בסיפורים אישיים: סיפורי הצלחה, וכשמבשילים התנאים אולי גם סיפורי אי הצלחה. חברי הקבוצה עדיין אינם יודעים להגיד באופן ברור מה הידע הגלוי, ההמלצה או הנחיית העבודה שמשתמעת מהסיפורים המובאים, אולם, לאחר ששמעו את הסיפור, הגיבו אליו או התחברו אליו באופנים שונים- הידע הסמוי הופך להיות משותף גם להם.
שלב זה מתקשר באופן מאוד טבעי לשלבי הולדת הקבוצה על פי תיאוריות דינמיות. המשימה, העומדת בפני הקבוצה על פי תיאוריות אלו היא "להפוך לקבוצה"- למצוא את המשותף בין החברים, ולהתגבר על תחושת הזרות הראשונית. הסיפורים והחוויות מתאימים מאוד לקידום מטרה זו היות והם מאפשרים הן הצגה אישית של כל חבר בקבוצה והן סימון של חוויות משותפות שכיחות שלאט לאט יובילו להבנת הנושא המרכזי שבו תעסוק הקבוצה במפגשיה, וסביבו תפתח את הידע הנדרש.
החצנה
בשלב זה מתרחש מעבר מידע סמוי הנמצא בידי הקבוצה לידע גלוי הנמצא בידה. הכוונה היא לתמלול ועיבוד של הסיפורים והחוויות שהובאו במפגשים קודמים והבניית קונספט העומד מאחוריהם. הידע עדיין אינו מובנה ומעובד במלואו, אולם הקבוצה עובדת באופן רציונאלי על מנת לחשוף את התובנות, ההמלצות לפועלה ואת הלקחים העתידיים שעומדים מאחורי הסיפור. התוצר בשלב זה כבר אינו סיפור, אלא פריטי ידע מנוסח הכולל סיטואציה בה מומלץ לעשות בו שימוש, גוף המלצה, תיאור של רווחים הכרוכים במימוש או הפסדים באי מימושה ועוד.
השלב מגיע בד בבד עם התקדמות היחסים בקבוצה והמעבר לעיסוק בהבדלות. השלב מאופיין ברצון של כל אחד מהמשתתפים להציג את הייחודיות שלו ולקבל מקום חשוב בקבוצה, ולא פעם, באים לידי ביטוי קונפליקטים על רקע זה. הדיון המקצועי ועיבוד החוויה להמלצה מאפשר לכל חבר להביא את קולו הייחודי ודעותיו. תיעול האנרגיות האלו לעבודה רציונאלית מאפשר הבאה שלהן בקונוטציה מאיימת פחות- הויכוחים הם מקצועיים ולא אישיים ומאפשרים טיוב של התוכן וההמלצות.
שילוב
במודל SECI השלב מתואר כמעבר מידע קבוצתי גלוי ברמה ראשונית ובסיסית לידע גלוי מורכב ומתוכלל. בעבודת הקבוצה השלב מאופיין בעיבוד ועיבוי של התוכן שגובש בשלב קודם, הוספת כלי עבודה תומכים המקדמים אותו (טפסים, תבניות, פרטי מידע משלימים) ואף תכלול של כמה פיסות ידע גלוי שכאלו יחד. אם בשלב קודם נוצרו מספר המלצות שעומדות כל אחת בפני עצמה כעת יכולה הקבוצה להתחיל ולעסוק במידול ההמלצות: קיבוץ של כמה המלצות לנושא מקצועי אחד (פרק) והבנה של טיב הקשרים בין הפרקים השונים. התוצר אליו מגיע הקבוצה בסיום השלב הוא מודל תורה מקצועית מפורטת מחלוקת לפרקים וכלים מקצועיים תומכים.
מבחינה דינמית, עומדת כעת הקבוצה בפני משימת האינטימיות. הקבוצה בשלה שוב לקרבה והרמוניה. ההקשבה חוזרת לחדר והקבוצה מסוגלת להבין את עצמה בצורה עמוקה יותר. האינטראקציות הבין אישיות נעשות מורכבות ועמוקות יותר. יש חוויה שמותר לדבר על הכול, ולהשתמש בידע שהצטבר. התנאים הללו הם המאפשרים את העמקת הידע, חיבור פרטי הידע יחד ופיתוחם.
הפנמה
חשבתם שמשימתנו הסתיימה עם הפיכתו של הידע לגלוי וארגוני (קבוצתי)? אין זה כך... מודל SECI מזכיר לנו את האופן שבו מושלם מעגל: הידע אינו נשאר ברמת הארגון (והקבוצה) אלא מחלחל חזרה פנימה אל הפרט (בקבוצה בפרט אבל גם עובדים נוספים בארגון הגדול). בנוסף, הוא אינו נשאר ידע מודע, רשמי וכתוב אלא, דרך האינטרפרטציה של העובד בקריאתו את שנלמד ובשימושו בידע זה, חוזר הלה להיות סמוי תוך שהוא מוטמע בדרכי ההתנהלות היום יומיות שלו. מבחינת הקבוצה, מדובר גם במשימה של הבאת הידע אל הפרט שלא לקח חלק בקבוצה ומתוך העברת הידע הגלוי, הבנה שלו את הנושא והפנמתו. למעשה אנחנו מדברים כאן על המשימה המוכרת לנו בשפה המקצועית כהטמעה אפקטיבית, או ניהול שינוי אפקטיבי.
גם מבחינת שלבי התפתחות היחסים בקבוצה הגענו אל השלב הסופי והאחרון- שלב הפרידה. הקבוצה מתמודדת עם סיום העבודה המשותפת, המפגשים והיחסים שנרקמו. היא עסוקה בהערכת הפעילות שנעשתה, התבוננות בהישגים שהושגו ובהישגים שלא הושגו. מבחינה זו משמעותיים בשבילה התיקוף, הצגת התוצרים וההבנה של האופן בה ישרתו את הארגון בהמשך. באופן זה פעילותה של הקבוצה מקבלת ערך וחשיבות ומקלים על הפרידה והסיום.
לסיכום מאמר זה הציג דגם לעבודה בקבוצה לפיתוח ידע ארגוני. הוא בחן את האופן בו ארבעת מעברי הידע של מודל SECI עשויים להשתלב בארבעת השלבים בהתפתחות יחסים בקבוצה. המסקנה היא אופטימית: הכרות עם כלים ומודלים אלו עשויים לאפשר למנחה מקצועי ליעל את תהליך פיתוח הידע, אך יותר מכך- למקסם את תוצרי הקבוצה ולהתאים את המשימות לשלבים הרצויים. ידע שנוצר בקבוצה שכזו הוא בעל ערך רב לארגון, לחברי הקבוצה ולעובדים אחרים. הוא יהיה מעמיק ומשמעותי, ויאפשר שיפור תהליכי עבודה במקומות אמיתיים בהם הם נדרשים.
שיהיה בהצלחה ופיתוח ידע נעים!
Comments