צורת 'ר'- צורה מועדפת לבניית פורטל/דף בית באינטראנט

מדוע כדאי לבנות את אזור התפריטים בפורטל/ דף בית באינטראנט בצורת "ר", מהו ה"ר" המפורסם, וקווי יסוד ראשוניים לבניית דף הבית?

מהו ה"ר" המפורסם?

בדף הבית של הפורטל/ האינטראנט הארגוני אנו רוצים להציג מספר סוגים של פריטי מידע – תפריטים, יישומים, מנוע חיפוש וכד'.

אנו ממליצים לחלק את דף הבית ל- 4 אזורי תוכן שונים:

1. תפריטי מידע

2. יישומים נפוצים

3. מנוע חיפוש

4. אזור לתקשורת פנים ארגונית.

שלושה מתוך ארבעת אזורי הידע שתוארו, כדאי שיהיו זמינים למשתמש מכל מקום, כל יישום וכל פריט מידע בפורטל/ באינטראנט. את אזורי המידע הללו אנו ממליצים לבנות בצורת "ר" כך שיעטוף את דף הבית מלמעלה ומימין. אזור ה"ר" יהיה זמין למשתמש מכל מקום בפורטל/ באינטראנט הארגוני, ועל כך נדבר בהמשך הטיפ.

מדוע כדאי לבנות את ה"ר"?

סידור המידע בצורת "ר" עונה על מספר בעיות הקשורות לשיטת ארגון התכנים והצגת המידע בפורטל /באינטראנט הארגוני. הגדלת אזור התפריטים כך שיעטוף את דף הבית מאפשר חלוקה קלה ואינטואיטיבית יותר למשתמש של פריטי המידע הזמינים לשימושו, הבניית אזורי תוכן מובנים והומוגניים, פריסה גדולה יותר של המידע והיישומים, וניווט קל ונח יותר למשתמש. טיפ זה ייתן המלצות ראשונות וקווים ראשונים לארגון דף הבית של הפורטל/ האינטראנט הארגוני כך שיינתן מענה לצורכי הידע של העובד מחד, ומאידך צורכי הארגון בכפוף לאסטרטגיה הקיימת בו.

על כל נושא הכתוב מטה ניתן לכתוב ולפתח עוד רבות, טיפ זה אינו מתיימר לעשות זאת, אלא לפתח חשיבה ראשונית וקווי יסוד בסיסיים לארגון דף הבית.

קווי יסוד ראשונים

• שיטת ארגון המידע – במיפוי צורכי הידע של הארגון, נמצא בד"כ כי לעובד יש 2 רמות של ידע להן הוא זקוק בחייו בארגון:

• מידע רוחבי, כלל ארגוני – המידע ה"רך" יותר הכולל בד"כ פריטי מידע בתחומים כמו משאבי אנוש, הדרכות, מוקדי המידע השונים בארגון, מידע על הארגון עצמו (שיווק פנימה של הארגון), וכד'.

• מידע מקצועי – מידע לו הוא זקוק כדי לבצע את העבודה השוטפת שלו טוב יותר, מהר יותר ואיכותי יותר. אזור תוכן זה יהיה בד"כ עשיר יותר במידע כך שהיקף התפריטים ועומקם יהיה רב יותר. (כדאי להזכיר כי אנו לא ממליצים על יותר מ- 4 רמות עומק ו- 12 פריטי מידע בתפריט).

ביצירת ה"ר" ניתן לחלק את התכנים הללו ל-2 קבוצות תכנים נפרדות והומוגניות לדוגמא: הצגת כלל התכנים הרוחביים, ה"רכים" של הארגון בחלק העליון של התפריט בעוד התכנים אשר באופיים קשורים לעבודה השוטפת של העובד (job related information) יוצגו מהתפריט הצדי של ה"ר".

חלוקת התכנים בצורה שכזאת מאפשרת למשתמש ניווט והתמצאות קלה ואינטואיטיבית יותר בין פריטי המידע השונים.

• השארת העובד בתוך מסגרת הפורטל/ האינטראנט הארגוני – בפורטל או באינטראנט הארגוני אנו תמיד שואפים להשאיר את המשתמש בתוך היישום. כאשר המשתמש מנווט, פותח וסוגר את פריטי המידע השונים אנו שואפים לפתוח את דפי המידע בחלק הפנימי של ה"ר" כך שפריטי המידע הנמצאים על ה"ר" תמיד יישארו פתוחים וזמינים למשתמש להמשך החיפוש ו/או הניווט בין פריטי המידע השונים. הדבר מקל על המשתמש במעבר ובחיפוש המידע לו הוא נזקק ומשאיר את היישום שלנו תמיד זמין ונגיש להמשך שימוש ע"י העובד.

• יצירת אזור מובנה לתקשורת פנים ארגונית (אינטראנט) – בין שתי קבוצות התפריטים שהזכרנו (בחלק העליון והחלק הצדי של ה"ר") – באזור הפנימי של ה"ר", יש את הדף המרכזי עליו יוצגו פריטי התוכן אותם יבקש המשתמש לראות. אזור זה ניתן להפוך לאזור לתקשורת פנים ארגונית עליה יוצגו פריטי מידע עפ"י קריטריונים שיקבעו בארגון – מידע אותו מבקש הארגון "לדחוף" (push) לעובד. הדף הכולל את פריטי המידע הקשורים לתקשורת פנים ארגונית יהיה דף הבית שיעלה בכל פעם שהמשתמש יפתח את אינטראנט הארגוני ו/או יבקש לחזור לדף הבית. יש לקבוע קריטריונים ברורים לאזורי התוכן בדף הבית כדי שיישאר כל ארגוני אפקטיבי ליצרית תקשורת והעברת מסרים מרכזיים מהארגון לעובדים.

• פרסונליזציה למשתמש (פורטל) – במידה ומדובר בפורטל ינוצל אותו חלק פנימי של ה"ר" בעיקר לפרסונליזציה של פריטי מידע – הצפת המידע הקריטי והחשוב ביותר לעובד לדף הבית כך שיהיה המידע הראשון אותו רואה בבוקר כשפותח את הפורטל. פריטי המידע אשר יוצגו באזור זה ישתנו בין משתמש למשתמש עפ"י תחום עיסוקו והעדפותיו. ניתן לקבוע מספר חלוניות קבועות שיהיו בגדר חובה לכלל המשתמשים אשר יציגו וידחפו מידע ארגוני רוחבי לעובדים. יש להיזהר מאוד בשימוש בכך ולשים לב שלא להשתלט על סביבת העבודה של העובד עם מידע ארגוני באזור שאמור להיות אישי.

• איזה יישומים כדאי לשים על ה"ר" - אזור ה"ר" הוא האזור היקר ביותר בפורטל/ אינטראנט הארגוני שלכם. זהו אזור נגיש באופן קבוע לכלל המשתמשים ואשר דוחף ומשווק את אותם יישומים ופריטי ידע אשר מופיעים בו ונגישים דרכו. לכן, גורמים רבים בארגון ינסו ללחוץ ולשכנע להיות נגישים דרך אזור זה – יש לחשוב ולהחליט אסטרטגית לארגון, בכפוף ליכולות המערכת, ולצורכי הידע מה הם הפריטים שיופיעו שם. המלצה ראשונית: תפריטים (כמובן – מידע רוחבי לכלל הארגון ומידע מקצועי job related information), מנוע חיפוש, משוב, יישומים רוחביים ונפוצים בארגון (במידה ומדובר בפורטל – יישומים מרכזיים לקבוצה), אזור מועדפים

---

רוצה ללמוד עוד על פורטלים ואתרים?

הנה מספר כתבו שאולי יעניינו אותך:

• ניתוח רכישת בלוגר ע"י גוגל

• ניהול ידע באמצעות האופיס

• מחלת השכחה, זיכרון קולקטיבי ומה שבינם