מיפוי צורכי ידע הוא התהליך הראשון שאנו מקיימים בפעילות ניהול הידע בארגון.
מטרת תהליך המיפוי היא לזהות את צורכי ניהול הידע העיקריים בארגון, ולשרטט מתווה ראשוני לפעילות מתאימה.
בכל ארגון, הידע אינסופי. בארגונים בינוניים וגדולים, בהם הגדרת נושאי הידע הם מרובים, אנו ממליצים להתמקד במיפוי ראשוני, בו בוחנים כשבעה נושאים בלבד, ומהם בוחרים את שני הנושאים הראשונים בהם ניהול הידע יתמקד. זיהוי הצרכים ותעדופם נעשה בעיקר באמצעות ראיונות עם בעלי תפקידים בארגון, עם יצרני מידע ועם עובדים מן השורה.
שיטה יעילה נוספת למיפוי היא כינוס קבוצות מיקוד. שיטה זו יעילה במיוחד כאשר לוח הזמנים הוא צפוף ורוצים להגיע למספר רב של עובדים בזמן קצר, וכן היא מאפשרת לשתף מספר גדול של עובדים כבר משלב מוקדם בתהליך.
מניסיוננו, למדנו כי שילוב של שתי השיטות יכול להקפיץ אותנו אפילו צעד נוסף קדימה:
ניתן להיעזר בעובדים, משתתפי קבוצת המיקוד, כדי לבחור את נושאי הידע הראשונים שיתועדפו. יתרה על כן, ניתן להיעזר בהם בתהליך הראיונות של בעלי התפקידים ויצרני המידע המתאימים לצרכים שהם העלו. לכל ראיון אנו מציעים לצרף את המשתתף שהעלה את הצורך.
מה מרוויח הארגון מתהליך זה?
הצדקה בקולו של השטח: במהלך הראיון מציג העובד שהציף את הרעיון, את הצורך הטמון בניהול הידע. בכך יש לו יתרון גדול עלינו, היועצים: הוא מכיר את השטח, הוא יכול לספק דוגמאות ולהצדיק את הצעתו.
הסכמה רחבה לצורך בשינוי: נוכחותו של עובד מהארגון הופכת את הראיון לרב מימדי, למפגש המאפשר סיעור מוחות, למידת עמיתים. זו הזדמנות לבחון את הדברים לעומקם, ולהחליט ברוב דעות אם הצורך מוצדק.
שיקוף הבחירה: במקרה שהרעיון שהציע העובד אינו מוצדק, הוא שומע זאת ישירות מהמרואיין, ולא באמצעות היועץ. בכך אנו מונעים תחושה שנעשתה העדפה שרירותית של רעיונות.
גיוס עובדים לתהליך מהיום הראשון! אנו מאמינים כי עובדים הלוקחים חלק בתהליך יהפכו בהמשך לסוכני השינוי של הפעילות – הם יסייעו להפיץ את בשורת ניהול הידע בקרב שאר העובדים ויקחו חלק מרכזי בתהליך ההטמעה.
לקום מחר בבוקר
מיפוי טוב הוא כזה המאפשר לארגון להבין איך יראה המחר שלו: הוא מאפשר לו לזהות את התועלת שתצמח לו מפעילות ניהול הידע, ולא פחות חשוב, מספק לו כלים לשווק את התהליך לעובדיו. לתפיסתנו, "השיטה המשולבת" פותחת לו צוהר רחב יותר לבוקר של מחר.
Comments