2010/2013 SharePoint ב Managed metadata

תחילה נסקור מספר הגדרות הקשורות לנושא זה-

מהו מונח (Term)?

מונח הינו מילה או ביטוי אשר משויך לפריט תוכן מסוים בתוך ה SharePoint מתוך "ערכת מונחים " (Term Set).

למונח יש ID ייחודי אשר יכול להכיל מגוון מילים נרדפות למונח וכן במידת הצורך אף מושגים בשפות אחרות בהם משתמשים באתרים.

חשוב לציין כי רק משתמשים בעלי הרשאות מתאימות יכולים ליצור ולארגן את המונחים בתוך ההיררכיה.

מהי ערכת מונחים (Term Set)?

אוסף של מונחים קשורים.

ישנן שני סוגים של ערכות מונחים-

1. ערכות מונחים מקומיות- ערכות מונחים הנוצרות בהקשר לתוכן האתר ומשמשות וזמינות רק עבור אתר ספציפי בו הן נוצרו.

2. ערכות מונחים גלובליות - ערכות מונחים אשר זמינות לכל האתרים ומשויכות למאגר המרכזי

מהי קבוצהׂ(Group)?

ערכות המונחים מאורגנות בתוך בוצות אשר משמשות כ"גג" לכל ערכות המונחים הרלוונטיות.

מהו Managed metadata?

אוסף היררכי של מונחים המנוהלים במקום מרכזי - Term Store .

הגדרת ההיררכיה מבוצעת פעם אחת ולאחר מכן ניתן להשתמש ב הגדרה זו בכל ה Site collections וWeb applications. כמו כן, לאחר הגדרת היררכיית המונחים ניתן לשייך אליהם פריטים ב SharePoint.

ניתן להגדיר כ 1000 ערכות מונחים ו 7 רמות של היררכיות של מונחים בתוך כל ערכה. כאשר בכל ערכה ניתן להגדיר כ 30 אלף מונחים.

השימוש בManaged Meta Data הלכה למעשה

1. יצירת הטקסונומיה הארגונית ותיעודה – תהליך זה הינו שלב מקדים והחשוב ביותר. שכן לארגונים בדר"כ אין טקסונומיה מסודרת וישנה עבודה מקדימה רבה ליצירת המודל ההיררכי של הטקסונומיה הארגונית. המונח טקסונומיה מתייחס למילון המונחים של הארגון; הז'רגון המקצועי והארגוני. הטקסונומיה מורכבת על פי רוב מצירוף של שני מילוני מונחים גם יחד: האחד המתאר את הצד המקצועי של הארגון (דוגמת עולם התוכנה, עולם התרופות, עולם הסלולר); והשני המתאר את עולם המונחים הארגוני (שמות יחידות, הקשר ושייכות לארגון אב וכו'). בד"כ עולם המונחים הראשון חוזר על עצמו בארגונים שונים העוסקים באותה פעילות, ואילו השני ייחודי לארגון. הטקסונומיה ליצירת מאפיינים וערכים ומאפשרת:

   1. שפה אחידה בין גופים שונים בארגון.

   2. תכנון התמצאות במאגרי מידע וידע.

2. הגדרת היררכיית המונחים ב Term Store

3. שיוך המונחים הנמצאים Term Store לפריטים בתוך אתר SharePoint

   השיוך מתבצע באמצעות הוספת עמודת Managed Meta Data לרשימות והספריות המסמכים הרלוונטיות. כך, בעת הזנת נתונים לרשימה/ספריה מנהלי האתרים ומומחי התוכן יכולים לבחור מונח ספציפי מתוך ערכות המונחים ולשייך אותם לרשומה הספציפית .

   כאשר מומחה התוכן/מנהל האתר מתחיל להקליד ערך בשדה "Managed meta data," השדה מציג את כל המונחים הרלוונטיים מה Term Set המשויך על פי התווים שהמשתמש החל הקליד. שם ה Term Set ומיקום המונח בהירארכיה עשויים להופיע יחד עם המונח עצמו, דבר אשר עשוי לסייע למשתמשים לבחור במונח המתאים.

החלופה לשימוש ב Managed Metadata -

דרך נוספת לתיוג מידע ללא שימוש ב Manage Metadata , הינה השימוש בתיוג בשפה חופשית . תיוג זה נעשה על ידי המשתמשים במידע, והשפה בה נעשה התיוג היא שפת המשתמשים ולא שפת מומחי הידע (פולקסונומיה). דרך זו מעניקה כוח רב בידי המשתמש ומקלה עליו בתהליכי איתור המידע בכך שהיא יוצרת מנגנון קטלוג עצמי ועצמאי של המידע. חסרונה הגדול של השיטה נעוץ גם ביתרונה, שכן, אם המשתמשים לא מתייגים נכון את המידע (לדוגמא, מתייגים בשגיאות כתיב), עלול להיווצר "רעש" במערכת, הגורם לקושי באיתור המידע הרלוונטי.

יתרונות השימוש בManaged Meta Data -

1. אחזור משופר בביצוע חיפוש- כאשר התוכן באתרים משויך לפי Managed Meta data ניתן לאתר מידע ממוקד יותר באמצעות החיפוש. ניתן להשתמש בצורה יעילה יותר ב Refinements בהתבסס על הmeta data ששויך לפריטים.

2. שליטה טובה יותר על המונחים המשויכים לפריטי התוכן- ניתן לשלוט במונחים שאותם יוכלו המשתמשים להוסיף לתוכן וכך למעשה לכוונם להשתמש בטקסונומיה הארגונית.

3. קל יותר למשתמשי האתר לסווג את ה -meta data

אם יש מונח שאינו ברור להם או שיש למשתמש התלבטות לגביו ניתן לעמוד עם העכבר על המונח לקבל תמצית קצרה על מהות המונח.

4. תחזוקה קלה של הטקסונומיה הארגונית- היות והמונחים מאורגנים במקום מרכזי אחד, ניתן לבצע את התחזוקה השוטפת של המונחים בצורה קלה וידידותית כאשר כל עדכון המתבצע בערכת מונחים מסוימת מתפרסם בצורה אוטומטית בכל עמודות ה Managed Metadata המשויכות לערכת המונחים שעודכנה.

השימוש במונחים מסייעת לפריטי הידע ב SharePoint להיות מסונכרנים עם הארגון בזמן שהארגון דינמי ומשתנה.

בנוסף קל להעתיק , למזג, ולהזיז מונחים מנושא לנושא.

5. שימוש בשפה אחידה בין הגופים השונים בארגון

אם כן, ניתן לומר כי ישנן יתרונות רבים לשימוש ב managed metadata בניהול ואחזור המידע באתרים. אך עם זאת, חשוב לזכור כי יש צורך בעבודה מקדימה רבה לתכנון ההיררכיה של הטקסונומיה ארגונית. לכן, על הארגון לשקול היטב האם כדאי לו להשקיע מאמצים ארגוניים וכלכליים בביצוע העבודה ההכנה הנדרשת ממנה יוכל "לקצור" פירות לטווח ארוך או לחילופין לתת למשתמשים להזין ביד חופשית את התיוגים דבר שיחסוך לארגון עלויות בטווח הקצר אך יתכן ויגרום לפגיעה בטיב אחזור המידע. דבר שעלול בסופו של דבר לגבות מחיר גבוה יותר לארגון בטווח הארוך.

מקורות-

• http://www.slideshare.net/ciphertxt/managed-metadata-the-good-the-bad-and-the-ugly-8838897

• http://office.microsoft.com/he-il/sharepoint-server-help/HA101631602.aspx#_Toc283042445

 רוצה ללמוד עוד על פורטלים ואתרים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• תיעוד תנועת העין

• סביבה דיגיטלית כוללת

• ניהול ידע- לא רק לחברות גדולות