כמו בכל דבר גם בנושא ניהול הידע קיימים מכשולים ומלכודות לתוכם יכול מנהל הידע בארגון ליפול בעת בניית אסטרטגיה לניהול ידע בארגונו. להלן מובאות חמש טעויות נפוצות שמומלץ לדעת אותם, לזהות אותם ולהכיר את הדרכים להימנע מלעשותם. הטיפ המובא להלן מבוסס על מאמר שנכתב ב – Destination CRM ומטרתו אינו לחדש אלא לרענן ולחדד את 5 הדיברות שראויות להיתלות על קיר משרדו של מנהל הידע.
1. מוכנים – היכון – למטרה
תיאור הטעות: זוהי הטעות הקריטית ביותר שמנהלי ידע נוטים לבצע. ניהול הידע יוביל לשום מקום כאשר מנסים להטמיע תוכנית לניהול ידע כשניהול הידע הנו המטרה (למה לנהל ידע? כדי לשפר נגישות באופן כללי. אין מיקוד). כפי שציינו פעמים רבות – ניהול הידע אינו מטרה בפני עצמה אלא הוא אמצעי להשגת מטרות הארגון. ניהול הידע נבנה סביב בעיות עסקיות אמיתיות בעלות השפעה על השורה התחתונה של הארגון.
סימפטום הטעות: העובדים אינם עושים שימוש בפתרונות ניהול הידע; אין שום השראה מעשית בתפוקות שמציג ניהול הידע והתפוקות אינם ניתנות ליישום בצורה שתקדם את הארגון.
הפתרון: יש לבנות את אסטרטגיית/פתרונות ניהול הידע בהקשר של בעיה עסקית/מטרה ארגונית, להגדיר קריטריונים לפתרון האופטימלי ולזהות מהי הטכנולוגיה המתאימה ביותר. השאלות שצריכות להישאל ע"י מנהל הידע: מהן הבעיות העסקיות? האם ניתן להשפיע עליהן באמצעות ניהול הידע? במידה וכן, מה יהיה הרווח לארגון? מהי הטכנולוגיה הנכונה שתספק ערך מוסף לעובדים ולארגון?
2. בנה את זה והעובדים יגיעו
תיאור הטעות: מנהל ידע חכם לעולם לא ימעיט בחשיבות גישה משולבת הטמעה של פתרון ניהול הידע בארגון בקרב העובדים. העבודה אינה נעשית רק ע"י התקנת הפתרון על המחשב. הערך האמיתי הוא בשימוש. מה התועלת בפתרון טוב אם אין עושים בו שימוש?
סימפטום הטעות: הטכנולוגיה כה מתקדמת, עד כי חושבים כי היא מספקת כדי למשוך עובדים; לחילופין- הנעת הפרוייקט הנה ע"י גוף המחשוב הארגוני בלבד, והלה ממוקד בעוצמותיו.
הפתרון: יש לבחור בטכנולוגיה ידידותית למשתמש ולבנות מתודולוגית שיווק והטמעה של הפתרון הנבנה. הן שיווק פנים ארגוני של הפתרון שמעורר את המודעות לערך המוסף והתועלת שניתן להפיק מהשימוש בפתרון והן מתן קרדיטיזציה למשתמשים. על ההטמעה להיות אקטיבית במספר נושאים קריטיים, כדי למשוך את כל היתר.
3. אנשים = מסמכים
תיאור הטעות: אם תבחנו את עצמכם כמה ידע וניסיון יש לכם וכמה מתוך זה אגור במסמכים תגלו כי רק חלק מהידע מתועד בצורת מסמכים; יתר על כן, המסמכים מתארים הקשר וזמן מסוימים ויש לדעת לנצל בחוכמה ידע הקיים בהם כבסיס ולא כתחליף לחשיבה. למרות זאת, מנהלי ידע נוטים לראות במאגרי מסמכים כדור הקסם שיפתור להם את בעיות ניהול הידע.
סימפטום הטעות: בתחילת הדרך ייתכן שרמת השימוש תהיה גבוהה אבל תדעך ברגע שהעובדים לא יקבלו ערך מוסף מהשימוש במערכת.
הפתרון: יש לזהות בעיה טיפוסית עמה עלול העובד להתעמת ושאותה ניהול הידע אמור לפתור. ואז יש לשאול שאלה פשוטה: האם הפתרון יימצא במסמך או שמא על העובד למצוא מומחה מקצועי בתחום שיסייע לו במציאת הפתרון? במידה והתשובה היא המקרה השני יש צורך בפתרון המנהל את "בעלי הידע", דוגמת קהילת ידע. במידה, וכן יש בסיס ידע מצטבר נרחב במסמכי הארגון ("ידע מתועד") מומלץ לנהל את הידע עצמו, אך תוך מתן אמצעים משלימים לשימוש מושכל בו.
4. גישת קול נפץ אדיר
תיאור הטעות: היום יותר מתמיד חברות מתמקדות בהפחתת הסיכון בערך המניות ובשורה התחתונה של הביצועים. פרוייקטים גרנדיוזיים של ניהול ידע שההטמעה והשגת ערך עסקי נמשכים מעל ל–9 חודשים נחשבים בעלי סיכון גבוה ומסתיימים כמועמדים לחסרי פתרון.
סימפטום הטעות: פרוייקטים שלוקח להטמיעם מעל 9 חודשים ושנתיים להציג ערך משמעותי לעסקים ובאותו הזמן העסקים משתנים, השוק משתנה והעובדים מתחלפים. כתגובה הפרוייקט משתנה בהתאם תוך בזבוז זמן, כסף וכ"א. פעמים רבות, הוא אפילו לא מגיע לסיומו...
הפתרון: יש לחלק את הפרוייקט לשלבים מוגדרים תוך בחירת קבוצה ממוקדת לפיילוט. כך שבסוף כל שלב נלמדים הלקחים, נעשות ההתאמות הנדרשות, ונמדד הערך המוסף לפני שמרחיבים את הפרוייקט לקבוצה גדולה יותר. ע"י כך ניתן יהיה לצמצם את הסיכון ולהראות תוצאות שיווקיות שיפתו וישכנעו להמשיך הלאה.
5. טביעה בחול הטובעני של צד ההיצע
תיאור הטעות: ישנה נטייה לארגונים גדולים להעריך מהם מקורות הידע הקיימים בחברה ולבחור את פתרון ניהול הידע שיאפשר לעובדים להגיע למקורות אלו. גישה המבוססת על היצע בניגוד לגישה מבוססת ביקוש. נובע מהיצף של ידע ו"למה לא לנצל ידע זה ולשתף אותו?"
סימפטום הטעות: אחוז קטן של שימוש בידע המוצע.
הפתרון: יש לחשוב תמיד מצד המקבל, המבקש ולא מצד המציע. גם לגבי מהות הידע, ועוד יותר לגבי שיטת ארגונו והצגתו למשתמש.
Commentaires