כמה פעמים שמענו על החיה הזאת שנקראת BI וידענו שמשתמשים בה בארגונים גדולים (או קטנים) ושהיא הופכת את החיים להרבה יותר יעילים ואפקטיביים בכל הקשור לקבלת החלטות ניהוליות ?
יופי...אז שמענו... אבל באמת הבנו מה היא עושה ?
אל תרגישו רע, גם אני עדיין לא השכלתי להבין לעומק את המערכת הזאת, מה היא עושה ואיך בדיוק היא מייעלת את הביצועים העסקיים בארגון (כבר נשמע מורכב) ולכן החלטתי לכתוב את מאמר זה מתוך "כאב חד ועמוק מעמקי נשמתי" (הערת שוליים: אין צורך להזיל דמעה).
נתחיל בהגדרות (חייבים קצת, בשביל הפרוטוקול):
וBusiness intelligence (בינה/תובנה עסקית) בא לציין סוג של מערכות מידע, שמטרתן להציג לפני דרג מקבלי ההחלטות בארגון, מידע שיאפשר להם לקבל החלטות עסקיות טובות יותר, להעריך סיכונים וסיכויים(Risk Management) , לאתר מוקדי רווח והפסד, לעקוב אחרי השקעות ועוד. יש שרואים במונח BI יותר "סביבה" ותרבות ניהול, מאשר מערכת מידע מסוימת.
ה- BI, מאפשר גם שיפור היתרון התחרותי העסקי, באמצעות שימוש בניתוח נתונים ובתהליך קבלת ההחלטות בארגון.
הבנתם ?..
אם כן, כל הכבוד וניפרד כאן כידידים...
אם לא, המשיכו לקרוא...
כעת, דמיינו שאתם נוהגים במכונית משוכללת (תתפרעו עם הדמיון), עם לוח מחוונים עשיר, שכל שעון מציג נתון אחר: לחץ אוויר בצמיגים, מרחק ממכוניות בקרבתכם, מזג אוויר, הטמפרטורה במנוע, מצב המים והשמן, מהירות נוכחית וממוצעת ועוד. בעודכם נוהגים, עליכם לשים לב גם לתנועת המכוניות שלידכם ולתנאי הדרך. המכונית שאתם נוסעים בה היא אולי הכי משוכללת, אבל עד כמה תצליחו באמת לתפעל אותה ולהבין את שלל הנתונים שמופיעים על הצגים השונים, תוך כדי נסיעה, מבלי להסתכן בתאונה ?
כמו שניתן להסיק, המכונית המתוארת היא הארגון שלכם ולוח המחוונים הוא שלל המידע והנתונים שהארגון שלכם מייצר מדי יום. ואומנם, בארגון אנחנו לא מסתכנים בחיים או מוות כמו בתאונה, אך עם זאת אחד ממאפייני העידן הנוכחי הוא הצורך בקבלת החלטות וניהול הארגון, תוך לקיחה בחשבון של נתונים רבים בנקודת זמן. ממש בנקודה זו, נכנסת לתמונה הבינה העסקית (זוכרים ? החיה המוזרה הזאת שכולם מדברים עליה ?), כאמצעי לניהול הידע בארגון: נתונים > מידע > תובנה/ ידע > פעולה כמו שאנו יודעים ומכירים, לרוב הארגונים יש כמויות עצומות של נתונים פנימיים וחיצוניים והארגון המודרני מתמודד בסביבה תחרותית של לחצים מתמידים לשיפור השירות, האיכות והורדת העלויות ואילו הצורך בתהליכי קבלת החלטות מהירה, גובר.הבינה העסקית, משרתת שתי מטרות עיקריות: מדידת הבריאות הפיננסית והתפקודית של העסק (דוחות, התרעות, כלי תחקור, מדדי ביצוע ולוחות שעונים) והסדרת פעילות הארגון, ע"י העברת מידע דו כיוונית עם מערכות תפעולית.
בנוסף, הבינה העסקית - הינה התוצאה הרצויה המתקבלת, לאחר שימוש במודלים אנליטיים תוך ביצוע ניתוח מדעי של נתונים קיימים, על מנת לנתח את דרך הפעולה הרצויה על פי ניסיון עבר.
מטרתה יכולה להיות התוויית דרך או אסטרטגיה עסקית של העסק עצמו ועד להתנהלות שיווקית מול לקוח במטרה להגדיל רווחים או מעגל לקוחות, וכד'.
אז איך בדיוק הבינה העסקית מייעלת לנו את החיים ?
מערכת הבינה עסקית מסייעת לנו לבצע שימוש חכם בנתונים שזורמים בתוך הארגון ומחוצה לו, כאשר שימוש חכם בנתונים, יסייע ל: ייעול תהליכים, הגדלת הרווחיות ושימור לקוחות. למעשה, מערכת בינה עסקית נועדה להעניק לכם אמת ארגונית אחת, שתתמוך בכל תהליך קבלת ההחלטות.
כהדגמה לשימוש במערכת ה-,BI נדמיין חברת מוצרי חשמל: לחברה יש שירות לקוחות, אולמות תצוגה, מחלקה לניהול כ"א, שיווק ויחסי ציבור, מכירות, ניהול יחסי לקוחות, פיננסית ועוד. לכל מחלקה כזו מערכת מידע עם הנתונים הספציפיים שלה. מערכת הבינה העסקית יוצרת שילוב של כלל הנתונים מכל המחלקות ומספקת כלי ניתוח ודיווח שיעזרו למנהלים לענות על שאלות, כגון: מי הלקוחות המתאימים ביותר שנוכל לפנות אליהם ולהציע מבצעים מיוחדים? איזה מוצרים נלווים ניתן להעניק במסגרת המבצעים ולמי (בהתאם לפילוחים השונים)? ועוד.
כנ"ל, הצורך ב- BI נולד בשל כמות הנתונים בארגון ואילו אחת השיטות המרכזיות בבינה עסקית והבסיס של BI לשימושי במידע ארגוני היא כריית מידע ,(Data mining) שהינה ענף של BI, המשתמש באלגוריתמים סטטיסטיים, מתחום הבינה המלאכותית, כדי לבחון ולגלות: מגמות בנתונים וקשרים בין הנתונים וחוקיות, שאינם נגלים בכלים אחרים. כריית הנתונים משמשת לעיתים קרובות לצורך ניבוי של מגמות עתידיות.
פלטפורמת ה- BI, אף מספקת גישה מובנית ליישום אסטרטגיה ארגונית באופן רציף ועקבי המכונה EPM) Enterprise Performance Management) ומאפשרת לארגון לתקשר את האסטרטגיה שלו ולוודא כי התהליכים העסקיים המבוצעים מותאמים לאסטרטגיה.
אילו שימושים יכול הארגון לעשות במערכת בינה עסקית ?
ניתוח נתונים – ניתוח כמותי וסטטיסטי של תהליכים בארגון, לפי מדדים מוגדרים (לדוגמא: זמן השלמת תהליך, עלויות תחזוקה, הכנסות התהליך לארגון וכו'). המערכת תבצע סימולציות לגבי כל תהליך במטרה להגיע לתרחיש אופטימאלי לביצוע, אז ניתן ליישם את ההמלצות .
מדידה – מדידת ביצועי תהליכים, השווה לרמות הסף (benchmarking) ובדיקה עד כמה הארגון קרוב ליעדים שהציב לעצמו.
שיתוף נתונים – מסוגלות לשתף מערכות אחרות במידע ואף לשאוב מהן מידע חיוני (דו כיווני).
ניהול מידע ארגוני – תוצאות וניתוח של נתונים, משמשים את מערכת הבינה העסקית הארגונית, כמקור עיקרי לשימור הידע בארגון – פלחי לקוחות, נתוני תהליכים, אפקטיביות, אסטרטגיות וכו'.
עיבוד אנליטי מקוון (OLAP) – כיוון שהמידע במערכות הארגון משתנה בקצב מהיר, העיבוד המקוון מאפשר לענות בצורה מהירה על שאלות מורכבות (רב-ממדיות) בתחום החיזוי, מכירות, תקציב, שיווק, תחזוקה וכו'.
מי קהל היעד של הבינה העסקית ?
הבינה העסקית יכולה ואמורה לספק מענה לסוגים שונים של משתמשים, כגון:
מנהלים בכירים - המתמקדים בכלל הארגון, אמורים לקבל את הנתונים בצורה גרפית כללית. אם המנהל רואה שמשהו אינו מתנהל כשורה (צבוע באדום) הוא אמור לדעת היכן למצוא את המענה, לתחקר את הנתונים ולרדת לשורש העניין.
מקבלי החלטות - ממוקדים לרוב בפן אחד של הפעילות (פיננסיים, ייצור, שיווק ומכירות) ולכן מעוניינים לצפות בנתונים ממוקדים על פי נושא/נישה.
עובדי מידע - אחראיים על הנפקת הדו"חות שמתקבלים מתוך המערכת.
עובדי הקו הראשון - עובדים שהמערכת שקופה להם. לדוגמא: נציגי שירות המציעים הצעות ללקוחות, על סמך סיכום הנתונים שמוצגים להם על המסך, זאת בעקבות ניתוח פרטי ומאפייני הלקוח שנעשים מאחורי הקלעים.
אנליסטים - המבצעים ניתוחים מעמיקים וניזונים מהנתונים ומשתמשים בהם במערכות משלהם.
לסיכום:
וBi/בינה עסקית/תבונה עסקית- כלי חשוב ויעיל המאפשר למקבלי ההחלטות בארגון (לא רק) להחליט מה, איך, מתי, כמה ולמה ולשפר את הביצועים הארגוניים.
אני למדתי דבר או שניים על BI ואתם ?
המידע במאמר זה, נתרם מהאתרים הבאים:
Comments