מערכות EPSS (Electronic Performance Support System) הנם כלים שנועדו לתמיכה בביצועי המערכות. למרות הפוטנציאל העצום שלהם (ללמידה, תמיכה ועזרה) אנשים עושים בהם שימוש בעיקר לעזרה- לצורך קבלת עזרה מקוונת לתפעול מסכי ותהליכי מערכות מידע. ולא בכדי. פריט שמטרתו למידה יתוכנן במספר רבדים, יכלול הסבר עומק, שיקולי דעת וקריטריונים שיש לקחת בחשבון, כמו גם הפניות למקורות וקישורים חיצוניים.
פריט המתוכנן לתמיכה, יהיה קצר יותר, אך עדיין יכלול את היבטי שיקול הדעת והקריטריונים. כל זאת, כדי לסייע לעובד הידע המתלבט, בקבלת ההחלטה המיטבית, על כל מרכיביה. פריט עזרה טוב הנו קצר ותמציתי. מטרתו לתת מענה מיידי. הוא יכלול שורות תחתונות ולא קריטריונים, לא שיקולי דעת. בוודאי שלא מקורות.
מכאן, שעל ארגון המיישם מערכת EPSS לבחור באיזה קו לנקוט. האם להאריך או לקצר, ועד כמה. באופן טבעי, מרבית הארגונים יבחרו ליישם פריטי עזרה המהווים את הנתיב הקריטי, ו- EPSS ימשיך באופן פוטנציאלי לאפשר גם וגם וגם, אך באופן מעשי לשמש ברוב המקרים כעזרה מקוונת.
הסתכלות על ה- EPSS בראיה תפעולית תכוון ארגונים לקרב אותו במידת הניתן למערכת התפעולית בה הוא תומך. אם ניתן- בתוך המערכת עצמה, ואם לא- עד כמה שניתן, בסמוך לה. להקטין את המאמץ הנדרש מהעובד בעת ביצוע עבודתו, לצורך גישה למידע העזר.
הסתכלות זו אמנם מיטבית בראיה תפעולית של המערכת עצמה, אך לא ברור אם זו החלטה נכונה גם בראיית ניהול הידע הכולל של הנושא בו תומכת המערכת, ועוד יותר בראיית ניהול הידע הארגוני. באופן טבעי, בארגון נדרש לנהל גם ידע תמיכתי, גם ידע העשרתי ובוודאי ידע למידתי לנושא. כל אלו, ינוהלו על פי רוב באתרי ידע מקצועיים, המהווים חלק מרשת אתרי הידע בארגון. שם מקומם הטבעי, ושם קל לכלול גם חלוניות המשלבות מסמכים, קישורים, רשימות ופריטים פרושים. בדרך זו ניתן לתת מענה מיטבי למבחנים, למקורות, לשיקולי דעת ולצרכי הידע המגוונים הקשורים לנושא.
אך ניתן בהחלט להשיג את כל המטרות גם יחד:
להכיר בכך ש- EPSS , על תכני העזרה שבה, ועל תכניה האחרים, אם יושמה באופן אחר בארגון, הנה חלק ממארג הידע הארגוני.
לאפשר על כן גישה קלה ונוחה לידע המאוחסן ב- EPSS גם ממאגרי הידע האחרים אליהם יש לה זיקה. נכון לבצע זאת, בשתי שיטות:
ע"י אחסון פיזי של הידע ה- EPSS-י במסד הפורטלי, כאשר מערכת ה- EPSS שולפת אותו משם ומציגה אותו בתוך המערכת או בסמוך לה. מבחינת המשתמש במערכת מקום האחסון שקוף, אולם בהקשרים אמרים, משתמשים אחרים, יכולים לגשת למידע גם דרך כל כלי הפורטל הרגילים (ניווט לדף התוכן, חיפוש במנוע החיפוש וקישור).
ע"י אחסון פיזי במערכת ה- EPSS, תוך אפשרות לקישור לדפים ייעודיים המייצגים כל פריט, גם מחוץ למערכת, ותוך קישור מנוע החיפוש הארגוני, גם למסד הנתונים של ה- EPSS כדי לאפשר גישה ישירה למידע.
יש לזכור כי ה- EPSS כולל ידע ארגוני מקצועי חשוב.
יש לזכור כי הידע ב- EPSS אינו מבודל אלא מקושר לפריטי ידע נוספים הנמצאים מחוץ ל- EPSS, ומהווה חלק ממארג כולל.
ואם נתכנן את יישום ה- EPSS בהתאם לאלו, הרי שנמנף את יכולתו לתמוך בעובד הידע בקבלת החלטות ובשיפור הביצועים העסקיים של הארגון. הוא שאמרנו- Enterprise Performance Support Systems.
Comments