In-distractable - סיכום ספר

הספר In-Distractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life נכתב בשנת 2019 ע״י ניר אייל, אמריקאי יליד ישראל, מרצה ויזם.

הספר עוסק באחד האתגרים הנוגעים לכל אחד ואחד מאיתנו: היכולת להתמקד במה שאנחנו באמת רוצים לעשות ולא להיכנע להסחות למיניהן. והסחות קשורות בראש וראשונה לעולם הדיגיטלי החדש של רשתות חברתיות, טלפונים חכמים, מסכים ועוד אמצעים דיגיטליים, אך בהחלט לעוד הרבה הסחות לא דיגיטליות, כמו לאכול בשעה שאנחנו לחוצים ועוד.

נושאי הספר:

• הבנת שורשי הקושי

• להימנע מללכת אחורה:

  • התמודדות עם גורמים מסיחים פנימיים

  • התמודדות עם גורמים מסיחים חיצוניים

• ללכת קדימה:

  • השקעת זמן בדברים החשובים

  • התחייבות מוקדמת

  • סביבת עבודה תומכת

• טיפים ליישום ביחס ל:

  • ילדים

  • חברים

  • בני זוג

אייל כותב באופן קולח ואוטנטי, תוך שילוב מחקרים וסיפורי מקרה.

בעולם בו כמות ההסחות הדיגיטליות גדלה מיום ליום, וההסחות האחרות גם הן לא קטנות, כנראה כמעט לכל אחד יש מה ללמוד. אני כבר למדתי ואימצתי; ממליצה.

הבנת שורשי הקושי

הבעיה של הסחות דעת אינה פשוטה כפי שלפעמים היינו רוצים לחשוב.

זה לא רק כוח רצון שלנו; זה אפילו לא רק הימנעות מטכנולוגיה. זה מתחיל מתוכנו.

צריך גם להקטין את המשיכה להסחות, וגם להשקיע בפעולות המובילות אותנו קדימה.

הבנות:

1. כל פעם שאנחנו מאפשרים להסחת דעת להשפיע עלינו אנחנו בעצם מקלים על חוסר שביעות רצון או נוחות פנימית, המקלים עלינו להתפתות ולהיכנע להסחות. אלו יכולים לנבוע משעמום, מהטיה לשלילה, מהרהורים ובעיקר- מחיפוש אחר דברים שיגרמו לנו הנאה.

2. המפתח לשינוי נעוץ בהבנת הכאב שבחוסר הנוחות ושליטה בו.

3. הפתרון להסחות הדעת קשור בניהול זמן חכם יותר.

להימנע מללכת אחורה

התמודדות עם גורמים מסיחים פנימיים

עד כמה שרובנו בעלי הערכה עצמית, אנחנו מתקשים לעמוד בדחפים הפנימיים שלנו. יתר על כן, הינזרות מההרגלים אליהם הורגלנו, אם אלו אכן מסיחים, אינה יכולה להסתפק בהרהור והחלטה שכך יהיה. פעמים רבות, התנהלות שכזו מסתיימת ברצון חזק עוד יותר לחזור להתנהגות הלא רצויה.

כלים אפשריים להתמודדות:

ארבעת השלבים של Bricker

1. איתור אי הנוחות המקדימה את הסחת הדעת הפנימית. דוגמה: תחושת חוסר שקט פנימי.

2. תיעוד בכתב של הגורם המניע (אי הנוחות).

3. חקר פנימי סקרני של התחושות. מה זה גורם לנו? מה המשמעות של הדבר להבנתנו?

4. התמודדות עם הרגע, שהוא זמן ה ״סיכון״. למשל, ע״י החלטה לדחות את ביצוע ההסחה ב-10 דקות (אם עדיין נרצה בכך אז).

גיוס הדמיון

1. לדמיין את הכאב שלנו ככיף ובעל היבטים חיוביים, והימנעות על כן מהצורך להתנהגות הפחות רצויה.

2. לדמיין את הכאב ולנסות להתמקד בלהמשיך אותו, כאתגר.

אמונה עצמית בכוח הרצון שלנו

1. להיות מודע לכך שאין גבול למשאב של כוח רצון, ולשכנע את עצמנו שאכן אין גבול ליכולת הרצון שלנו.

2. לתזכר את עצמנו, בשעת הקושי, שקשיים הם חלק מתהליך הצמיחה האישי שלנו.

3. לשוחח עם עצמנו, ולתת לעצמנו את העצות שהיינו נותנים לחבר במקרה והיה נתקל בקושי אותו אנחנו חווים.

התמודדות עם גורמים מסיחים חיצוניים

היקף המסיחים החיצוניים שלנו כיום גבוה ביותר.

מחקרים מלמדים, שכאשר מסיחים את דעתנו באמצע משימה, התגובה הטבעית שלנו תהיה א) להגיב להסחה ב) לנסות לפצות בפעילות זריזה יותר, אך במחיר של רמות גבוהות של לחץ ותסכול.

מחקר נוסף מלמד, שגם התעלמות מההסחה לא פותרת את ההסחה הרגשית.

ובכל זאת, הסחות חיצוניות יכולות להיות חיוביות, אם הן מושכות אותנו לעשות משהו שמשרת אותנו ואת ערכינו.

כלים להתמודדות עם הסחות חיצוניות שאינן משרתות אותנו:

שילוט

שילוט על שולחן העבודה (בעיקר בחללים משותפים) או סימון מזהה אחר, שאנחנו מבצעים עכשיו עבודה המחייבת ריכוז, ומבקשים לא להפריע, אלא לשוב אלינו בהמשך.

ניהול מיילים

המלצות (בהתאם כמובן לתפקיד):

1. בדיקה וטיפול במייל בחלונות זמן קבועים ולא תכופים מידי.

2. ייזום שליחת פחות מיילים, תגרום לקבלת פחות מיילים בתגובה.

3. הגדרת שעות קבלת קהל פיזיות 1-2 פעמים בשבוע, ולהפנות אנשים אליהם. הדחייה תגרום לאנשים להסתדר בדרך חלופית.

4. דחיית מענה, לזמן הרחוק ביותר האפשרי (יש אפשרות ברוב הכלים לענות מיד תוך השהיית משלוח).

5. סינון קבוע של הודעות לא רצויות (ביטול מנויים).

6. בקריאה ראשונה, תיוג מיילים לטיפול, לא לפי נושא אלא לפי זמן טיפול מתוכנן (היום, השבוע) וטיפול רק באלו להם נדרש מענה מידי. היתר יטופל בהתאם לחלונות הזמן, כמוגדר לעיל.

ניהול קבוצות שיח דיגיטליות (דוגמת וואטסאפ)

המלצות:

1. להישאר תמיד זמן קצר (כמו סאונה).

2. קביעת חלונות זמן קבועים לקריאה.

3. בררנות ביחס לקבוצות בהם נמצאים.

4. לכתוב בקבוצה ברגישות, רק אם זה אכן הערוץ המיטבי לשיח

ניהול פגישות

המלצות:

1. קביעה מקדימה של אג׳נדה לפגישה- מה הבעיה עליה רוצים לשוחח.

2. סיעור מוחות מקדים בקבוצות קטנות, ככלי להעלאת הפרודוקטיביות.

3. בררנות ביחס למי שמוזמן לפגישה, להבטחת מקסום הערך.

4. פגישות ללא מסכים (מחשבים ניידים וטלפונים חכמים).

ניהול הטלפון החכם

המלצה משולבת:

1. ביטול האפליקציות בטלפון שאנחנו לא עושים בהם שימוש.

2. ביטול הגישה לרשתות חברתיות מהטלפון והשארתן רק על המחשב.

3. ארגון מחדש של היישומים לשלוש קטגוריות: אייל מציע לארגן במסך הראשון את היישומים הראשיים ויישומי השאיפות, ולא את ״מכונות המזל״.

   1. ראשיים (5-6): בעלי תכלית מוגדרת למשימה תכופה לה נדרשים. לדוגמה- תוכנת ניווט, קביעת פגישה.

   2. שאיפות: מסייעים ליישום דברים שאנחנו שואפים אליהם בחיים. לדוגמה- אימון ספורט, קריאת ספרים.

   3. מכונות מזל: אלו שאנחנו הולכים בהם לאיבוד. לדוגמה- פייסבוק.

4. עדכון ההגדרות של היישומים כדי לצמצם את התראות הקול וההתראות הוויזואליות ולצמצמם.

ניהול שולחן העבודה במחשב

המלצות:

1. ריקון שולחן העבודה- מינימום קבצים עליו (עד כדי 0).

2. רקע מרגיע ולא תמונה עמוסה.

3. אחסון כל המסמכים במקום אחד (ללא השקעת זמן בארגון) ושימוש בחיפוש ככלי לאיתור המידע הנדרש (אני חושבת שהמלצה זו רלוונטית רק למי שיש לו מעט מאד מידע דיגיטלי- מ.ל.)

4. עדכון הגדרות המחשב לביטול ההתראות (notifications). זאת על ידי מעבר למצב של ״לא להפריע״ באופן קבוע ל 23:59 שעות ביממה.

קריאת מאמרים Online

המלצות:

1. הפסקת הקריאה השוטפת דרך הדפדפן במחשב. מאמרים שווים קריאה מועברים לאפליקציית קריאה ונצרכים דרכה בהתאם ללו״ז שנקבע ביומן.

2. ניצול אפשרות הקשבה למאמרים, במקביל למשימה אחרת שבה אפשרי להתנהל במקביל.

ניהול ה- Feeds ברשתות חברתיות

המלצות:

1. הבנה כי מטרתם של ה Feeds להסיח את דעתנו.

2. שימוש ביכולות משלימות של כל הכלים (וישנם כאלו, כמפורט בספר) לצמצום ההתראות.

ללכת קדימה

השקעת זמן בדברים החשובים

זמן הוא משאבי יקר, שאם אנחנו לא מתכננים אותו, פשוט ״נגנב״.

וHarris בספרו The Happiness Trap מגדיר ערכים כ-איך אנחנו רוצים להיות, על מה אנחנו רוצים להתעקש, ואיך אנחנו רוצים לפעול ביחס לעולם הסובב אותנו.

יש לפעול על פי הערכים שלנו, ביחס לשלושת מעגלי החיים המשמעותיים:

עצמנו, האנשים שאנחנו בקשר איתם (משפחה וחברים) ומקום העבודה.

המלצות:

• חשיבה על הערכים ומה באמת היינו רוצים לעשות עם הזמן שלנו, הינו שלב תודעתי ראשון שיאפשר לנו להבין שמשהו מסיח את דעתנו, והוא זה שמפריע לנו לעשות את מה שנכון בעינינו.

• החלטה כמה זמן רוצים להקדיש בכל אחד ממעגלי החיים בהתאם לערכים שלנו. תכנון מקדים של היומן כדי שאכן ישקף את הרצוי. כדי להצליח לאורך זמן, כדאי א) לייצר תבנית קבועה, ולא לקבוע הכל, כל שבוע מחדש. ב) לעקוב ברמה שבועית אם אכן ביצענו את שתכננו, תוך שיפור אם נדרש של התבנית.

• השקעת זמן בכל המעגלים המשמעותיים:

  • עצמנו: דאגה למה שחשוב בעינינו, אך גם דאגה לאימון גופני, שינה, תזונה בריאה.

  • משפחה וחברים: לתכנן זמן משמעותי. משפחה וחברים (כן- גם חברים) לא אמורים לקבל רק את שאריות הזמן שנותר, אחרי שעשינו את כל מה שתכננו בהקשרים אחרים. תזכורת מהו חבר- מישהו שניתן לדבר אתו; שניתן לסמוך עליו; ושנהנים להיות עימו.

  • עבודה: לא להילחץ יתר על המידה; לתכנן מתי מפסיקים לעבוד. לתכנן באופן מפורט את הלו״ז תוך תיאום עם בעלי עניין שעובדים איתם, כדי לתאם ציפיות ולאפשר פעילות הניצבת בקו אחד עם הערכים.

התחייבות מוקדמת

כאשר אנחנו מתחייבים לעצמנו מראש, יש לנו סיכוי טוב יותר משמעותית שנצליח לעמוד בהסחות הדעת ולא להיות מושפעים מהם.

אפקטיביות שיטה זו גוברת, אם יישמנו כבר את השלבים הקודמים המתוארים בספר, גם של הימנעות מללכת אחורה (גורמים מסיחים פנימיים וחיצוניים) וגם בהליכה קדימה (שקעה בדברים החשובים).

סוגים מרכזיים של התחייבויות מקדימות:

השקעת זמן

1. הפעלת אפליקציות שגורמות לך להוסיף פעולות אשרור כאשר מופעלות בזמנים שמוגדרים כ ״ללא הפרעה״.

2. כיבוי ההתראות או יכולות הפעלת רשתות חברתיות בשעות מיקוד.

3. לאנשים שעובדים בבית: קביעת זמנים קבועים לעבודה במקום משותף עם עוד אדם כנ״ל.

מחיר כספי

שימת כסף בצד (אצל אדם שלישי) שיוחזרו בתוספת בונוס נאה, אם משימה תושלם בהצלחה (למשל, הימנעות מעישון לתקופה של 6 חודשים). הערה: מתן הבונוס לבד, ללא המחויבות המוקדמת, לא מניבה את אותה רמת התוצאות, או קרוב לכך (ראו תורת הערך: הימנעות מסיכון הפסד, בספר לחשוב מה, לחשוב לאט של דניאל כהנמן >>).

דגשים:

• לא מתאים בשינוי התנהגות הנובעת מהסחה חיצונית שלא ניתן להימנע מהגעתה.

• מתאים למשימות קצרות בלבד.

• דורש אומץ.

• מחייב יכולת סלחנות עצמית (למקרה שלא נצליח לעמוד במשימה).

זהות

שינוי קל בהערכה העצמית, יכול להשפיע משמעותית על ההתנהלות שלנו.

1. שימוש עצמי במונחים של ״אני לא רוצה״ (בהקשר להסחת הדעת) במקום ״אני לא יכול״.

2. שכנוע עצמי ביכולתנו להיות ״בלתי מוסחים״. יתר על כן- שיתוף הנ״ל עם אחרים; יעמיק את המחויבות.

3. אימוץ הרגלים וטקסים המחזקים את תדמית ה ״בלתי מוסחים״.

סביבת עבודה תומכת

באופן לא מפתיע, סביבת העבודה בעלת פוטנציאל להשפעה על הסחות הדעת, לטוב ולרע.

גורמים תומכים ברמת הארגון:

• ביטחון פסיכולוגי לעובד במקום העבודה

• איזון בית-עבודה

• פתיחות למשוב ושיח על דאגות

• מנהלים המהווים מודל לחיקוי בהקשר של עבודה ממוקדת, ללא הסחות.

טיפים ליישום

טיפים ליישום מול:

ילדים

• הבנה כי לא ניתן ולא כדאי למנוע מהילדים חשיפה לטכנולוגיה; הבנה כי לא כל ההסחות קשורות לטכנולוגיה.

• הבנת הגורמים המסיחים הפנימיים של הילדים.

• שיתוף הילדים, לפי גילם והבנתם, בחשיבה על האתגר, האפשרויות לשיפור והחלטה איך להקטין את ההסחות. עצמאות ההחלטה חשובה לכולנו, וגם לילדים, ומהווה גורם מחזק להצלחתם במימוש (ולהיפך, עודף חוקים מרחיק).

• סיוע לילדים בהתמודדות עם הגורמים המסיחים החיצוניים (שאינם משרתים אותם לטובה); חיזוק הדרגתי של המיומנות (לא בבת אחת).

• שיח עם הילדים על ערכים ועל השקעה נכונה של הזמן, לרבות תכנון היישום.

• סיוע לילדים ביצירת מחויבויות לצמצום השפעת ההסחות.

חברים

• אי היגררות להשקעה בהסחות כאשר הם מתחילים זאת (אפילו מותר לשאול כשמישהו שוקע בטלפון- ״הכל בסדר? ראיתי שאתה שקוע בטלפון״).

• דוגמה חיובית שלכם בהתנהלות בחברת חברים.

בני זוג

• הבנת המחיר שההיצמדות להסחות החיצוניות גובה מהקשר והאינטימיות.

• קביעת גבולות משותפים ויצירת זמן לקשר חסין הסחות.

סיכום

כמו בכל ספר על נושא קריטי הנוגע לכולנו ולהרגלים הבסיסיים שלנו, כבר חשבנו על הצורך כולנו, מי באופן מודע, ומי באופן לא מודע. הנחת עבודה סבירה היא שכל אחד גם צבר כבר ידע, ואפילו הצלחות חלקיות בהתמודדות עם הסחות דעת, פנימיות וחיצוניות.

ועם זאת, הספר מארגן את הידע, ויותר מכך, נראה שמחדש ברעיונות מעשיים קטנים לכל אחד ואחד מאיתנו. שמו של הספר, להיות בלתי מוסחים, לשלוט בקשב ולבחור את חיינו, הוא שם המייצג את החשיבות של הנושא. אנחנו צריכים להוביל את חיינו, ולא להיות מובלים.

---

רוצה ללמוד עוד על ניהול מסמכים ומיילים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• לקבל מיילים, ועדיין לחייך

• ניהול מסמכים בארגון קטן

• דיוור אלקטרוני – איך עושים את זה נכון?