Knowledge Management in the Digital Age - סיכום ספר

הספר, Knowledge Management in the Digital Age: Get most from your data, your device, and your employees, הוא ספר שנכתב על ידי Dr. Robert Mayfield בשיתוף Jason Makansi, ויצא לאור כפי הנראה בשנת 2020 (לא כתוב במפורש).

הספר, בניגוד לשמו, לא דן בעיקר בעידן הדיגיטל החדשני, אלא דווקא בניהול ידע שעיקרו קלאסי ומיעוטו חדשנים, ובעולם האנרגיה. מוזר ומאכזב מעט שהנושא לא מוזכר בשם הספר או בכותרת המשנה, אך בדיעבד, זה ספר ניהול ידע לכולם, כאשר הדוגמאות שרובן מעולם האנרגיה לא פוגמות בערך המוסף של הקריאה של כל מנהל ידע ממגזר אחר.

להלן מפת הספר המייצגת את הנושאים המרכזיים.

הסיכום מתייחס בעיקר לעקרונות המשותפים ולא ספציפית לעולם האנרגיה:

ניהול ידע- מושגים בסיסיים

יישום ניהול הידע בארגון:

פרויקט ניהול הידע

טיפוח תרבות ניהול הידע

טכנולוגיות ולמידה

יש הרבה נקודות דמיון בין ניהול ידע במגזרים השונים, והרבה הבדלים, הקשורים במאפייני המגזר ומצבו הכולל. עם זאת, יש הרבה השפעה גם לארגון הספציפי, למנהיגות שבו, ואיך הוא רוצה ומצליח לקדם את הנושא. שווה קריאה.

ניהול ידע – מושגים בסיסיים

וMayfield פותח את ספרו באבחנה ידועה בין מידע, ידע ובינה:

1. מידע: קלט לקבלת החלטה

2. ידע: הקשר המאפשר לאנשים לחשוב ולקחת החלטה טובה. מחייב הכרות והבנה. כדי שיהיה בעל ערך לארגון נדרש ליהיות בר-העברה.

3. בינה: היכולת ללמוד, להבין או להתמודד עם מצבים חדשים, תוך יישום ידע בסביבה מוגדרת.

4. בינה יישומית: ידע משימתי קריטי, בתצורה בת-שימוש חוזר, שניתן אכן להשתמש בה כשנדרש כדי לקדם מטרות ארגוניות ומיצוב תחרותי עסקי.

5. ניהול ידע: כלים טכנולוגיים, תרבותיים ותהליכיים, דרכם ארגון מנסה להפיק יותר ערך מהידע. כולל מציאת דרכים טובות יותר לזהות, לאסוף, לשתף ולנצל את הידע הארגוני, כמו גם ליצור, להנגיש ולפתח ידע זה.

6. יתרון תחרותי: יכולת ארגונית להתאים ולשלב לאורך זמן ידע לאסטרטגיות בעלות ערך, בכדי לתת מענה אפקטיבי להזדמנויות, אתגרים ומציאות שוק משתנה.

7. (בינה תחרותית: איסוף וניתוח מידע על המתחרים של הארגון.)

ניהול ידע כולל מחד לכידת ואיסוף ידע ממאגרים ומערכות, ומאידך קהילות ותרבות שיתוף הלוקחת אחריות על מאגרים אלו, מייצרת ידע חדש, חונכת עובדים חדשים וממנפת את הקיים ליצירת ערך גבוה. הם נותנים מענה, בהתאמה, לידע הגלוי ולידע הסמוי הנמצאים בארגון:

1. ידע גלוי, הנוצר בתהליכים של: מסמכי מדיניות, נהלים, רשימות תיוג, מערכות, תכניות הסמכה, הדרכות, מבדקי ידע, דוחות אירועים, מאגרי תובנות, הערכות ביצועים ו- benchmarks.

2. ידע סמוי, הנוצר בתהליכים של: הדרכה חוצת פונקציות, שיפורי תהליכים, מערכות מומחה, למידה OJT, פתרון בעיות, אימון, קיזן, השתתפות בכנסים ותערוכות, משובים, תהליכי הערכה ובתי ספר ללמידה מתקדמת.

מרכיבים בסיסיים שיכלול כל מיזם ניהול ידע מוצלח:

1. יצירת/לכידת הידע

2. שיתוף הידע / העברתו

3. שילוב הידע ושימוש בו

המענה ויתאים לכל ארגון באופן ספציפי בהתאם לצרכיו ומאפייניו ויכלול התייחסות לתרבות ידע מאפשרת, מערכת טכנולוגית משולבת למידה ותכנון אסטרטגי כולל מדידה. מרכיבים אלו מפורטים בפרקים להלן:

חזרה

יישום ניהול הידע בארגון:

פרויקט ניהול הידע

0- נקודת המוצא הנכס האנושי אינו בבעלות הארגונים, וכאשר עובדים עוזבים, הם יכולים לעזוב עם הידע, הניסיון, המיומנויות והיצירתיות. לכן, ארגונים צריכים לפעול כדי לגייס ולשמר עובדים טובים, אך יחד עם זאת, גם לפעול לכך שהידע יישאר בארגון גם עם לכתם של עובדים אלו. Mayfield מציע רשימה של גורמי מפתח הכרחיים לפעילות ניהול ידע ארגונית:

תכנון אסטרטגי ולמידה	טכנולוגיות ולמידה	תרבות מאפשרת ידע
פיתוח אסטרטגיות מניעות ניהול ידע תשתית מידע אחידה לעובדים ולתהליכים הסרת חסמים יתרון תחרותי וביצועים ארגוניים משובים אישיים וארגוניים יישום KPI, SIXSIGMA ועוד גישת לקוחות למאגרי ידע ארגוניים מכל מקום לכידת ידע גם מטלפונים חכמים ו ipads יצירתיות ויזמות	רשתות תקשורת מאפשרות תהליך זיהוי ידע במשימות קריטיות תהליכים, תפקידים ואחריות מחשוביים מדיניות ונהלים למאגרי ידע למידה אינטראקטיבית מבוססת WEB לכידת, שיתוף והעברת ידע זיהוי תובנות, benchmarking ולקחים ניהול הרשאות ופרטיות לכידת וקידוד ידע	מזיגה של ניהול הידע והתרבות יישום ניהול ידע מדורג חזון ויישומי ניהול ידע אמון וכבוד הדדיים צוותים חוצי פונקציות ועסקים עובדים מועצמים, שמניעים אותם ומספקים להם אימון והכוונה הכרה, הוקרה, תמרוץ ותגמול עקרונות קייזן

וMayfield מנתח שלוש גישות למחזור חיים של שלבי הפרויקט. בסופו של דבר, כל עוד התנאים לעיל מיושמים, אין המלצה חד משמעית לגישה יחידה שבה כדאי לנקוט בכל ארגון וכל הקשר. 1- התנעה התנעת פרויקט תכלול התייחסות להיבטים להלן (לפחות):

​אילוצים	מטרה	הגדרת הבעיה
הכוונות לצוות	אנשי צוות	הנחות יסוד
ניתוח תשתית קיימת	בעל חסות	תכנית פעילות ראשונית

וMayfield מציע גם לייצר מסמך אסטרטגיה כולל לארגון המתייחס לאסטרטגיה לטיפול בנכסי הדיגיטל והבינה הארגונית, המשלב באופן הוליסטי את היבטי האנשים, תהליכים וטכנולוגיה בפעילות.

2- יישור קו יישור קו בין פעילות ניהול הידע לפעילות הטרנספורמציה הדיגיטלית והאסטרטגיה העסקית בארגון. 3-עיצוב ארכיטקטורת ניהול הידע גיבוש הפלטפורמות הטכנולוגיות עליהם תתבסס הפעילות. 4-הערכת נכסי ומערכות ניהול הידע הקיימות זיהוי פערים במידע ובידע, כפילויות, זרימת הידע וכיצד כל אלו תורמים למטרות העסקיות. מתייחס לידע גלוי וסמוי כאחד. 5-גיבוש צוות גיבוש צוות ניהול ידע בעלי ידע ומיומנויות שיוכלו לשבור את איי המידע והידע בשיתוף ידע חוצה. 6- יישום פתרון ניהול הידע פיתוח מערכת ניהול הידע- טכנולוגיה ותוכן, ותך התבססות על הקיים, אך ללא הכרח להסתפק רק בו, אלא לשאוף לשלב הבא. הערה: שימו לב לכלול גם תכנית לשימור הידע והעברה מדור לדור. 7-מנהיגות ותרבות התאמת התרבות הארגונית ומנגנוני התגמול כדי להניע את העובדים לשיתוף ידע ותרומה. 8-מדידה מדידת ההתקדמות של התוכנית, תוך שימוש ב -KPIs ודגש על הפן העסקי (הוא מונה דוגמאות אפשריות לעולם האנרגיה). מדידת האימפקט של ניהול הידע על הארגון והצלחתו. מיקוד במדדים משמעותיים. -- Mayfield מדגיש את חשיבות העיסוק גם בידע הסמוי תוך שימוש במגוון מתודות:

למידה מצפייה במומחה	​סיפור סיפורים	ראיונות של פרטים
השתתפות בכנסים	למידה מאורחים שמוזמנים, והשוואה- benchmarks	פתרון ב ״קול רם״ על ידי מומחי התוכן

טיפוח תרבות ניהול ידע

ישנה זיקה חיובית בין תרבות ארגונית והיכולת ליצור, לשתף, להעביר ולשמר ידע בארגון, וארגונים עם תרבות ארגונית מפותחת מכירים בחשיבות ניהול הידע, נוהגים לקיים יותר מנגנונים למימושו. המרכיבים המשמעותיים בתרבות המקדמים יתרון תחרותי וקשורים לידע, כוללים:

1. זיהוי והכרה בידע של הפרט

2. עידוד ומתן הזדמנויות ומערכות ליצירת ידע חדש, שיתוף ידע קיים, שילוב הידע בבינה היישומית בארגון והוקרת מאמצים אלו.

3. הערכה חוזרת ונשנית של סביבות פנים וחוץ ארגוניות ושילוב הידע הזמין בהתמודדות עם המציאות המשתנה ומתחדשת.

4. מימוש בינה יישומית בסביבה הפנימית והחיצונית כדי לקדם את השגת המטרות העסקיות ויצירת יתרון תחרותי

תרבות ארגונית, על פי רוב, מבוססת על שלושה מקורות:

1. האמונות, הערכים וההנחות של מייסדי הארגון.

2. הלמידה וההתנסות המתפתחים של עובדי הארגון.3/

3. האמונות, הערכים וההנחות החדשות הנכנסות לארגון עם הצטרפותם של חברים ומנהיגים.

וMayfield מציע סדרה של מאפיינים לארגונים שבאמת ותמים מבוססי ידע:

• ביצועים מצטיינים

• מוכוונות לקוח

• הערכה ללמידה

• יזמות

• גמישות ויכולת התאמה

• רמה גבוהה של מומחיות וידע

• פרו-אקטיביות

• הערכה להתמחות

• מוכוונות שיפור

• ניהול עצמי

• מוכוונות למצוינות

• ידע משותף

כל אחד מאלו יכול להיות בסיס לתכנית טיפוח תרבות: עידוד למידה מתמדת, עידוד יזמות וכו׳. ניהול השינוי יכלול:

1. מיפוי מצב קיים – תרבות נוכחית.

2. זיהוי וקידום הרצון לשינוי.

3. מנהיגות להנעת העובדים לשינוי.

4. תכנית לניהול השינוי הכוללת מבניות, אסטרטגיה ותהליכים*.

5. התמודדות עם מכשולים הקשורים בחזון, במנהיגים ובעובדים.

6. חגיגת הצלחות.

* תכנית ניהול השינוי תכלול היבטים של: תקשור, תכניות פיילוטֿ מפגשים והיכרויות, זיהוי וראיון מומחים, שינוי מערכת ההערכה, והסרת חסמים. Mayfield מציג ארבעה אבי טיפוס של תרבויות ארגוניות: היררכית, עבודת צוות, יזמית, ומוכוונת שוק. באופן לא מפתיע, הוא מכוון לארגונים בעלי תרבות מבוססת עבודת צוות. ארגונים אלו מתאפיינים ב:

• מינימום היררכיות ניהוליות

• אווירה לא פורמלית

• צוותי עבודה

• שותפות בפתרון בעיות

• מיעוט תחרות פנימית

• מיעוט תוקפנות אישית של עובדים

• הערכה לנאמנות ומסורת

• מינוף מחויבות עובדים.

חזרה

טכנולוגיות תומכות ידע ולמידה

אMayfield בוחר לדבר על הטכנולוגיה והלמידה בכפיפה אחת, מה שאינו ברור מאליו. הנחות יסוד:

1. אין טכנולוגיה אחת נכונה לניהול ידע.

2. טכנולוגיה אינה ניהול ידע; היא רק תומכת אותה.

3. טכנולוגיות בכלל, וטכנולוגיות ניהול ידע בפרט, מתיישנות ומהר. חובה לתחזק, חובה להחליף.

4. כדי שעובדים יעשו שימוש בטכנולוגיות ניהול ידע, עליהן להיות ידידותיות לשימוש.

אMayfield מונה טכנולוגיות הרלוונטיות לעולם האנרגיה ושיש לקחתן בחשבון בפעילות ניהול הידע- הן ברמה האסטרטגית והן ברמת התפעולית. הוא מתאר בהרחבה את מרכזי השליטה והבקרה על הנתונים במפעלים וחשיבות שילוב ניהול הידע באלו. Mayfield מציע לבנות סביבות למידה הממוזגות עם סביבות הידע במספר רבדים:

1. מאגרי ידע- מסמכים, מאמרים, רשימות ומדריכים טכניים.

2. למידה מרחוק- מודולות הדרכה, כנסי וידאו ו webcasts.

3. שיתופיות ברשת- למידת עמיתים אינטרקטיבית

4. סימולציות צוותיות במחשב

5. תכניות וסדנאות מותאמות.

מעבר לידע הקריטי עצמו, תעסוק הלמידה ביצירת ידע והעברתו. על מערכות הידע והלמידה להתמקד ב:

1. הידע למשימות הקריטיות

2. תמיכה בפיתוח ידע

3. תמיכה בלכידת והעברת ידע- סמוי וגלוי.

אMayfield פורט סוגי טכנולוגיות המאפיינות ארגוני אנרגיה (מרכזי בקרה למיניהם, אך לא רק), ומסביר כיצד ניהול הידע תומך ומשתלב במערכות אלו. ניטור, מדידה ובקרה חשובים בכל ארגון, ובמרכזי אנרגיה מהווים מרכיב משמעותי בניהול המתקנים. ניהול ידע יכול להיות משמעותי הן לאבחון והן לטיפול בבקרים. חשוב לשלב פתרונות מסורתיים, פתרונות חדשניים

דוגמת ויזואליזציה ובינה מלאכותית, ובצד כל אלו, לתת למקום למומחים עצמם.

חזרה