הספר The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, הינו ספר שנכתב בשנת 2014 על ידי Daniel Levitin, מתלמידיו של פרופ טברסקי (עמיתו למחקר של קהנמן חתן פרס נובל, שנפטר בגיל מוקדם). התמה המסדרת של הספר הינה שאנו מתקשים לזכור, בפרט בעידן של היצף מידע, ויש מה לעשות כדי לסייע למוח לסייע לנו.
מפת הספר:
הספר מתיימר להיות מעשי, ומכיל אכן הרבה המלצות שניתן לממשן. לא תמיד הוא ממוקד, אך בהחלט ניתן לדלות ממנו רעיונות טובים. קריאה מהנה.
האתגר: היצף המידע
זו לא הפתעה שאנו חיים בעולם בו יש הרבה מידע. הרבה מאד.
מאז שהאינטרנט הולך ומתפתח, אנו חיים לא רק בסביבה עתירת מידע, אלא חשופים למידע רב זה. בכל רגע נתון אנו יכולים לשלוף מידע רב, כמעט ככל שנרצה (ובדרך כלל הרבה יותר מזה) על כמעט כל נושא, החל מתונים, דרך מחקרים, עמדות, דעות ואמונות.
המונח "Big Data" מייצג נאמנה את האתגר. מחד, הוא מעמיד אפשרויות רבות לדעת יותר, לזכור יותר, ולקבל החלטות טובות יותר. מאידך- גם בדיוק להיפך.
יכולתו של המוח שלנו להתמודד עם ההיצף אינו טוב כפי שהיינו אולי רוצים.
האתגר המשמעותי הוא לשלוט בהצפה זו ולא לטבוע בתוכה.
להצליח לזכור למרות היצף המידע; להצליח לקבל החלטות למרות היצף הנתונים המסייעים.
פעולת המוח בחשיבה
פעילות המוח בעת חשיבה ניתן לנתח ברמות רבות, החל מרמה פיזיולוגית, דרך פעילות עצבית ועד רמות תפיסתיות, בהם מתמקד סיכום זה. לטובת פעילות זכירה, משרתות שלוש פעולות עיקריות:
קליטת המידע
אחסון
אחזור
מסתבר, כי למרות עודף הנתונים והמידע שאנו נחשפים אליהם, כל מה שהמוח מחליט לקלוט- הוא מאחסן, ובקלות רבה יחסית. הקושי שלנו בזכירה קשור ביכולתנו לאחזר את המידע; לשלוף אותו מהמקום בו אוחסן. לבעיה זו שני גוונים שונים: יש שאנו פשוט שוכחים; לא זוכרים בכלל, זוכרים חלק מהפרטים, או את ההקשר ללא הפרטים. ויש שאנו שוגים; זוכרים משהו ובטוחים בזיכרון זה, אך למעשה זוכרים לא נכון.
נסביר מה גורם לנו לשגיאות מעין אלו: המוח מאחסן את המידע הנקלט על פי קטגוריות. הוא יכול לאחסן את אותו מידע ביותר מקטגוריה אחת (חפץ כחול, מתנה שאהבתי וכו')- אך הבסיס לאחסון הינו הקטלוג. קטלוג לפי משפחות. היות וכך, קל יהיה לי לזכור אירוע ייחודי, אך קשה יהיה ליל לשלוף אירוע תדיר ספציפי. קשה יהיה לי לזכור מה אכלתי בארוחת בוקר ביום רביעי שבוע שעבר, אם לא היה כלום ייחודי בארוחה זו, והמוח תייג אותה כארוחת בוקר ללא מאפיינים נוספים (חיסכון קוגניטיבי). לעומת זאת, אם במסגרת ארוחה זו היו מאכלים מיוחדים, שיחת טלפון חריגה שהגיעה, או מאפיין יוצא דופן אחר, הרי שהתיוג לא יסתפק רק בארוחת הבוקר והסיכוי שאזכור את פרטיו ובוודאי אלו הייחודיים, גבוה בהרבה. שיטת עבודה זו היא גם שגורמת לזיכרונות הלא נכונים. ברגע שקטלגתי ארוחת בוקר יחד עם עוד עשרות שכאלו, ללא תשומת לב לפרטים אחרים, הרי שהשליפה יכולה להתבצע אף היא במעורב, וכך אשלוף ארוחות שונות (או דברים שקראית יחד עם דברים שחוויתי וכו'). עד כדי כך פשוט...
פעילות החישוב וקבלת החלטה מתבססת לעומת זאת על שתי מערכות אותן נהוג לכנות מערכת 1 (system 1) ומערכת 2 (system 2). מערכת 1 היא המהירה, השולפת תשובה כמעט ללא צורך להקדיש אנרגיה וזמן. כך כשישאלו אותנו כמה הם 5 פעמים 10, לא באמת נספור או נחשב- אלא נשלוף את התשובה המוכנה. מערכת 2 לעומתה, המערכת ה"יקרה" מקבלת שליטה כאשר מערכת 1 מחליטה שהיא לא רוצה/ יכולה לטפל בבקשה. היא מפעילה שיקול דעת, היא מחשבת, היא חושבת.
קשב
הקשב, בין במודע ובין בתת מודע, הכרחיים לטובת הזיכרון. אם לא נכנס כלום למוח, לא יהיה מה לשלוף ולזכור בהמשך. בשימוש במונח זה קשב- אנו מתייחסים למשמעות הרחבה של המילה, למה שמוחנו ער לו, בין אם הגיע דרך חושי השמיעה, ובין אם דרך חושים אחרים. הקשב שלנו עובד עם מסנן; לא כל דבר שאנו שומעים, אנו מקשיבים לו וקולטים אותו לתוך מוחנו. שניים מהקריטריונים המשמעותיים ביותר לפעולת סינון הינם שינוי וחשיבות: המוח שלנו תופס שיש שינוי לעומת הקיים; מנגנון זה פועל כל הזמן, גם כאשר איננו שמים לב; שינוי בתנועה, שינוי בתוכן, שינוי בקול. שינוי שיכול להיתפס על ידי כל אחד מהחושים שלנו. הפרמטר השני הינו החשיבות; זו שסובייקטיבית נתפסת בעינינו: מילים מסוימות, אנשים או חפצים הדומים למשהו שרלוונטי לנו ולמצבנו.
היות והקשב הינו משאב מוגבל, איננו יכולים להקשיב לכל דבר. יתר על כן, העברת הקשב מנושא אחד למשנהו, הינה פעולה הגוזלת משאבים לא מעטים. בכל שבריר רגע נתון אנו הקשב נתון לדבר אחד, והעברת הקשב תבוא בהכרח על חשבון משהו אחר.
מה ההמלצה? אם יש דברים שחשוב לנו לזכור, עלינו לסייע למוחנו ולבצע קשב יזום; לחשוב על כך שאנו רוצים לזכור את הפעולה/משימה/חוויה המתהווה. בהמשך נראה כי נדרש יותר מכך, אך בהחלט זו התחלה. אם לא נבצעה, יתכן ומוחנו יחליט בעצמו להסיט את תשומת ליבו למתרחש. אך גם יתכן שלא.
קטלוג
אז החלטנו שאנו רוצים לזכור משהו. הקשבנו קשב יזום כדי להבטיח שאכן הוא נקלט במוחנו. ואכן, בין שאנחנו מודעים ובין שלא, הרבה נקלט במוחנו. הבעיה המרכזית, כאשר אנחנו לא זוכרים משהו בכלל, או לא זוכרים אותו נכון, איננו שלא קלטנו אותו במוחנו ואחסנו אותו שם; הבעיה היא שאנו מתקשים בשליפתו. ישנו אמנם קשר אמיץ בין קשב וזיכרון, אך יש חלק שלישי חשוב במשוואה: הקטלוג.
מוחנו מקטלג כל זיכרון במעין "מגירה" בה יש זיכרונות נוספים. הפריט הבודד שנקלט במוחנו אינו מקבל מקום עצמאי. הוא מקוטלג- מקושר לנושא המאפיין אותו. יתר על כן, כמו מגירה וירטואלית במחשב, כך גם הזיכרון שלנו, מתויג על פי רוב, על פי כמה מאפיינים- המקטלגים אותו, ובהמשך יסייעו (או יפריעו) להבנתו ולשליפתו. אם אכלנו ביום רביעי ארוחת בוקר של ביצה וסלט, היא תקוטלג יחד עם הרבה ארוחות בוקר. אם הביצה והסלט הם פריטים קבועים בתפריט ארוחת הבוקר שלנו, לא יהיה צורך לשמור את זיכרונם כלל. אם אכלנו את ארוחת הבוקר, לעומת זאת בצהרים, נזכור את הארוחה גם כ"דבר שלא בעיתו". הקטלוג עושה לנו סדר; ואנו חובבי סדר, כדי שיהיה לנו פשוט יותר בחיים.
הקטלוג המרובה מסייע לנו לפשט את התפיסה ואת הצורך להחליט אם משהו חשוב. הידיעות שלנו על העולם, מאפשרות לנו לדעת אם משהו הוא כמו אחרים ממינו, ואין צורך להתייחס אליו, או שיש כאן משהו שונה, מחייב קשב, חשיבה, התנהגות. הקטלוג גם יסייע לנו לזכור באופן מדויק יותר, ויסייע לנו בשליפת המידע בבוא הצורך. אם נזכור רק שהיה מדובר בארוחת בוקר, לא נוכל לזכור פרטים מלווים (איזה צבע חולצה לבשנו?) ויתכן ונשייך לזיכרון שכבר כן קיים פרטים שגויים (מארוחת בוקר ביום אחר). זאת, היות והמוח אחסן את הפריט כחלק מקבוצת פריטי מידע, ושמר רק את שנדרש להבנתו, בעת האחסון.
מה ההמלצה? אם יש משהו שאנו יודעים שנרצה לזכור, לא רק לחשוב עליו כדי שייקלט, אם כי גם לחשוב על פרטיו המאפיינים, כדי שאלו ייצרבו כחלק מהזיכרון, ויהיה ניתן לשלוף את הזיכרון כולו, ובדרך נכונה, בבוא העת. מומלץ שהקטגוריות תתאמנה לנו אישית, ולאו דווקא תהיינה קטגוריות אוניברסאליות. מומלץ לכלול 5-20 פריטים יחד, ועד ארבעה סוגי פריטים בכל קטגוריה, כאשר הזיקה בין הפריטים אינה חזקה דיה. ככל שנעסוק יותר בנושא מסוים, כך נרד לקטגוריות משנה בתיאור הפריטים וקטלוגם (כלי עבודה > סוגי מסמרים > עובי וכו); ולהיפך.
החצנת הזיכרון
הסברנו עד כה איך לשפר את פעילות המוח כדי שנוכל לזכור טוב יותר.
אך הרבה יותר פשוט אם לא היינו צריכים לזכור, ומישהו היה זוכר עבורנו. למה אנו שוכחים איפה שמנו את המפתחות? כי כפי שכתבנו לעיל, מדובר בפעילות יומיומית, קבועה, ללא חשיבות וללא שינוי. אנו מניחים את המפתחות תוך שאנו עוסקים במשהו אחר חשוב יותר, ואנחנו מקטלגים את המידע, כאשר כבר עושים זאת (לא תמיד), כנראה ללא פרטים נוספים. ואז שוכחים... איך אפשר לחסוך לעצמנו את הצורך לזכור?
יישום ראשון: מקום קבוע הקצו מקום ייעודי שבו, ורק בו, שמים את המפתח. מחבר הספר מפליג ומראה אפילו צילומים של בית, בו עוצבו מחזיקים מיוחדים, המותאמים למפתחות (או פריטים אחרים שקל לשכוח היכן שמנו)- כל אחד בצורה מתאימה. החצנת הזיכרון למקום חיצוני, מונעת מאתנו את הצורך לזכור כל מאורע ספציפי, ולכן משפרת את יכולת הזיכרון הכוללת- כי תמיד צריך לחפש אותו באותו מקום.
יישום שני: הקשו על השכחה רוצים לזכור לקנות חלב בסוף יום העבודה? שימו קרטון ריק ליד מושב הנהג. הוא יפריע לכם בעין- וכך תתקשו לשכוח. כך קופסת תרופות המוכרת לכולם- עם תרופה לכל יום. ויש דוגמאות רבות נוספות.
יישום שלישי: היצמדו לסטנדרטים היצמדו לסטנדרטים קיימים (למעלה מודלק, למטה מכובה; אדום סכנה, ירוק רגיל; וכו.).
יישום רביעי: מחשבו סירקו למחשב, העבירו OCR, ואז כבר המחשב יזכור במקומכם.
הרעיון פשוט, המימוש אף הוא. החצנת הזיכרון מפנה לנו משאבים לקשב אחר חשוב יותר, ועם זאת, מאפשרת לנו לזכור יותר גם בנושאים הרגילים, שכה קל לנו לשכוח אותם, דווקא כי הם באמת לא הרי גורל, ואם זאת כל כך נדרשים לנו לתפעול, כל יום, וכמעט כל שעה.
שיטות אחרות
מגירת זבל למי מאתנו אין בבית "מגירת זבל"? זה יכול להיות במטבח, במוסך או בחדר שירות (שם זה כבר הופך לארון); בדרך כלל יש גם וגם. ובדרך כלל יש לנו, לפחות אחד כזה, אם לא יותר- גם במחשב. Levitan גורס שמגירת זבל היא לא דבר כל כך נורא; יתר על כן- היא דבר נדרש, גם בחיים וגם במחשב. כל ניסיון שלנו ל"הנדס" עד הקצה, נידון מראש לכישלון. הפתרון לעולם יהיה מלאכותי, ולא יצלח בסופו של דבר. מומלץ כן להחזיק מגירה כזו, לארגן אותה באופן חלקי, ולדעת שאליה כדאי לגשת כאשר לא מוצאים דברים במקומות אחרים. זכרו כי משהו במיקום לא נכון, או בקטלוג לא נכון הוא הרבה יותר גרוע ממשהו שפשוט לא תויק ויושב במגירת הזבל. מגירת הזבל מומחשת אפילו בשם של פרק זה בסיכום- הנקרא "שיטות אחרות" וכולל את כל מה שלא ניתן לו מקום אחר מוגדר בסיכום. ומה עוד נכלל בשיטות אחרות שכאלו?
הכפולים כאשר יש משהו נדרש בביתנו ביותר ממקום אחד- אנו מוצאים את עצמנו מתרוצצים בין לבין כדי לחפש אותו. הכי פשוט לקנות עוד אחד, ולהחזיק גם וגם (למשל מספרים בחדר עבודה ובמטבח). כך נפסיק להתרוצץ, וכך נפסיק לתהות איפה השארנו אותו פעם אחרונה. במחשב זה הרבה יותר קל ואנו מממשים זאת שנים על ידי קישורים (hyperlinks) בין תיקיות או בתוך אתרים. כך קורה גם במוחנו (בקטלוג המרובה), ואין סיבה שלא נפעל כך גם בחיים. החיסכון הוא עוד יותר משמעותי ממה שהיינו מצפים שכן אי הוודאות עצמה צורכת הרבה משאבים, מעבר למשאבים הנדרשים לתהות איפה החפץ/קובץ ולהשקיע זמן בחיפוש אחריו.
השתמשו בפח הזבל היפטרו מכל מה שלא נדרש; כך יהיו פחות דברים שנדרש לזוכרם.
הפרידו אם יש לכם אפשרות, הפרידו את הסביבה למטרות השימוש השונות (בין אם הפרדת חדר, מחשב, חשבון מייל או אפילו TABLET ). שימוש בכמה סביבות, כאשר לכל אחד מטרה אחרת (משחק, עבודה, מטלות בית), יוצר במוחנו הקשר נפרד, ומקל עלינו לזכור תא הקשור בו.
לזכור אנשים
עד עתה תוארו שיטות וכלים המסייעים לזכירת מידע. מה לגבי אנשים?
הרבה מאיתנו מתקשים לזכור פרצופים או שמות של אנשים שפגשנו.
המלצות:
בפגישה הראשונה, להוסיף כמה שיותר פרטים על כרטיס הביקור או פתק מלווה ולסרוק למחשב. עצם הרישום מסייע לזיכרון, תוכן הרישום מסייע להקשר. המחשוב- מסייע לשליפה.
כאשר פוגשים הרבה אנשים באותו הקשר (מפגש מחזור, מפגש עבודה וכו)- הצמדה של קטגוריית זיכרון נוספת לכל אדם, מעבר לזו של הקבוצה כולה.
קשב לאדם שעומד מולך; מחשבה מודעת על כך שאתה מעוניין לזכור אותו.
חזרה על שמו של אדם חדש שפוגשים; יצירת אסוציאציה, לאדם מוכר נוסף באותו השם. אם לא מכירים אף אחד אחר- בקשה מהאדם לאיית את שמו, וחזרה על איות זה.
קבלת החלטות
ארגון החשיבה
ארגון המוח עוסק לא רק בהגעה למידע האצור בו, אם כי גם בשימוש נכון בידע בשעה שנדרש, לצורך לקבלת החלטות.
לשם כך, מציג Levitan המלצות מרכזיות הקשורות להבנת גורמים לבלבול בחשיבה וסיוע לקבלת החלטות:
לעיתים אנשים נוהגים בדרך שנתפסת לא ראויה; אנו מוטים לחשוב רע עליהם. הבנה כי יתכן והם עושים זאת, על רקע קושי מצבי, ולא על רקע נטיית אופי, או רצון רע.
אנשים נוטים לדבר בדרך לא ישירה. הקשבה פעילה וניסיון להוביל לשיחה ישירה ללא מניפולציות.
אנו נוטים להכליל יותר מידי. זהירות מסטריאוטיפיזציה.
הבנה כי קשה לנו עם משימות מורכבות. גורם לנו להילחץ ולהתבלבל. פירוק לתת משימות קטנות.
הבנה כי תכנון ועשייה מיושמים במקומות שונים במוח. הפרדה מוכוונת בין השניים.
הבנה כי אנו מתקשים כאשר יש לנו משימות רבות לביצוע, ועוד יותר, כאשר מגוונות. קיבוץ משימות מאותו סוג- וביצוען יחד (למשל, תשלום כל החשבונות הנדרשים); לאחר מכן פניה להקבצה הבאה, וכו'.
הבנה כי יש הרבה מרכיבים במשימה, ולא תמיד צריך/אפשר לטפל בכולם. ניתוח משימות ומיקוד במרכיבים המשמעותיים ביותר לסיומו.
הבנה כי המוח אינו מכונה וזקוק להפסקות. שינה טובה בתהליכי למידה (למשל- על ידי למידה ראשונית, וחזרה/העמקה יום אחרי). עצירות מנוחה באמצע יום העבודה. ההפסקה, מייצרת Flow המסייע גם ליצירתיות.
הבנה כי שני הפרמטרים המשפיעים ביותר על הצלחת הביצוע היא חשיבות המשימה וביטחוננו העצמי כי אכן נצליח להשלים את הנדרש. שכנוע עצמי ליצירת ביטחון עצמי, במקומות בהם חסר ונדרש.
זהירות מהטיות
כפי שכבר רבים יודעים, מהיכרות עם תורתם של פרופ' דניאל קהנמן, פרופ' דן אריאלי ואחרים, אנשים נוטים לקבל החלטות שגויות על סמך מידע קיים.
המלצות:
הבנה כי אנו מוטים כי אנו מייחסים משקל יתר לסטטיסטיקות של מספרים נמוכים. הסתכלות על הסטטיסטיקות המשלימות.
הבנה כי אנו מוטים כאשר יש עודף החלטות. קבלת החלטות מיידית כאשר התשובות ברורות; העברת חלק מההחלטות לאחר. מיקוד רק במה שנותר.
הבנה כי אנו מוטים להעדיף מידע שנתפס לנו מקצועי, ללא קשר לרמת יכולתו לסייע להחלטה העומדת בפנינו. התבססות יתר על מידע אבחוני. הסתמכות יותר על סטטיסטיקות קיימות ופחות על האבחון הספציפי, כשהוא אינו ודאי.
הבנה כי אנו מוטים עקב מידע לא נכון שגם הוא קיים באינטרנט. בדיקת מקורות, ואם אין אפשרות- לקיחת הנקרא בעירבון מוגבל.
הבנה כי אנו מוטים עקב פרטי מידע סטטיסטי שנראים כמו גורם ותוצאה, אך למעשה אינם כאלו (מיתאם בין פרמטרים אינו מלמד בהכרח שאחד משפיע על השני). הכרת ההטיה וביקורתיות על ממצאים שכאלו; חיפוש גורם שלישי משפיע.
הבנה כי אנו מוטים לראות דברים הקשורים אלינו (כולן בהריון, לכולם יש רכב מסוג... וכו'). מודעות וניסיון להתעלם, שכן המידע אינו משקף מציאות. שיתוף אחרים בהחלטה.
הבנה כי אנו נוטים לייחס לסיפורים השלכה כאילו מלמדים על מציאות סטטיסטית רחבה. כנ"ל.
אנו חוששים ממצבים של התחרטות "למה לא עשינו כך וכך" ונוטים לקבל החלטות, גם אם שגויות, כדי למנוע חרטה עתידית. כנ"ל.
הבנה כי אנו מוטים לקבל החלטות שמעורב בהם פן רגשי. כנ"ל.
תשובות מספקות
אחת המגבלות שלנו בעת קבלת החלטות, היא המשאבים הנדרשים לנו לצורך תהליך זה. משאבים אלו קשורים הן במידע הנלווה להחלטה, והן לתהליך החשיבה (והחישוב- במקרה של מספרים), המבוצע לגבי נתונים אלו. משאבים אלו רבים, ובאופן טבעי, משפיעים על יכולתנו לבצע משימות נוספות באותו זמן, ובמקרים מסוימים, אפילו משפיעים על (חוסר) האמונה בדבר יכולתנו לבצע את המשימה המקורית.
כיצד אנו יכולים לסייע למוחנו ולעצמנו? פשוט לשנות את יעד ההחלטה; להחליט שאנו מחפשים תשובה טובה דיה (good enough), ולאו דווקא את התשובה המדויקת לשאלה המקורית שנשאלנו, או שאלנו את עצמנו.
כיצד ניתן להתבסס על תשובות מספקות? בשאלות כמותיות- על ידי התייחסות לסדרי גודל. בשאלות איכותיות- על ידי התייחסות למשרעת התשובות האפשריות, והבנה שהתשובה ביניהן.
התבססות על תשובות טובות דיין, חוסכות לנו משאבים קוגניטיביים משמעותיים, ופעמים מביאות אותנו מחוסר ידע והחלטה- לידע והחלטה. במידה מסוימת כך עובדת מלכתחילה מערכת 1 של המוח (system 1) וחיקוי שלה, רק עוזר לנו לעזור למוחנו לעזור לנו, להגיע ליעד בבטחה ובמהרה (מ.ל.).
ובסוף היום, זה כל מה שחשוב.
רוצה ללמוד עוד על קידום ניהול הידע בארגון?
הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:
Comments