הספר, The Power of KM: Harnessing the extraordinary value of knowledge management , הינו ספר שנכתב בשנת 2016, על ידי Bruce N. Hunter. Hunter איש רב תארים וניסיון בתחומי ניהול ידע, ניהול שינויים, ניהול פרויקטים, איכות ופיתוח Agile מסביר בגובה העיניים מהו ידע, מהו ניהול ידע, ואיך ניתן ליישמו, ברמה אישית, עסקית וכוללת. Hunter מצליח לייצר הגדרות פשוטות, במקומות שלא תמיד הצליחו רבים אחרים קודם לכן. יתרונו של הספר בפשטותו.
מפת הספר
(הערה: המפה לא מייצגת בהכרח את סדר הפרקים וארגון תכני הספר):
נתונים, מידע, ידע וחכמה לשם מה? מטרות ניהול הידע מי? קהלי יעד מה? פתרונות ניהול ידע איך? תהליך היישום עתיד ניהול הידע
הספר מומלץ לכל מי שמתחיל לעסוק בניהול ידע, ולא רק. אני למדתי.
נתונים, מידע, ידע וחכמה
נתונים מוגדרים כבסיס; מידע הוא נתון/נתונים בהקשר. המידע מוביל לידע, אך ידע אינו סתם מידע בהקשר: ההגדרה של ידע: הבנה שהושגה דרך התנסות (פשוט אך עוצמתי- מ.ל. !!). הידע יכול להיות גלוי-אנו מודעים לו, יכולים לתעדו, לקודד אותו ולשתפו; וידע יכול להיות סמוי: או שאנחנו לא יודעים מה שאנו יודעים, או שקשה לנו לתארו ולהסבירו. החכמה והידע שזורים זה בזה. את החכמה עצמה יותר קשה להגדיר ו- Hunter מביא מספר הצעות, כולן משרתות את התפיסה שחכמה מאפשרת שימוש בידע לקבלת החלטות טובות יותר ולתוצאות טובות יותר. ההצעות מתייחסות לידע בדבר הדרך בה אנו עושים שימוש בידע: תפיסות; אמונות; כלים ומיומנויות. הידיעה מה נכון להגיד ומה לא; מה לעשות וממה להימנע; מתי, איפה ובאילו הקשרים. שזירתם של ידע וחכמה מאפשרת הבנה של תחום ניהול הידע כמוצע ע"י Hunter: ניהול ידע עוסק בשימוש בהון האנושי והידע, בדרך המאפשרת פתרון בעיות והמייצרת תוצאה טובה ביותר ליותר אנשים.
לשם מה? מטרות ניהול הידע
ניהול ידע משרת:
1) יעילות 2) מועילות 3) אפקטיביות עשייה
כדי להגיע לאלו, פעילות ניהול ידע תשרת אחת או יותר משבע המטרות משנה הבאות:
צמצום הזמן הנדרש לאיתור ידע מטרה זו מוכרת בשם נוסף: להביא את הידע הנכון בהקשר הנכון לאדם הנכון. דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: תהליכי הכנסה לתפקיד, מנועי חיפוש.
שיפור תהליכי ידע היות וכיום כל התהליכים בארגון עתירי ידע, הרי שניתן להגדיר מטרה זו גם כשיפור תהליכים או שיפור נהלי עבודה. דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: הכתיבה מחודשת של נהלים, צוותי שיפור מתמיד.
טיפוח עבודת צוות מבוססת ידע צוותים העובדים במשתף ייהנו, מיצרנות, אפקטיביות ואווירה חיובית, ולכן זו מטרה של ניהול הידע. דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: קהילות ידע, תכניות להבנת העצמי והאחר.
שילוב/ מינוף ליצירת ידע חדש עוסק באינטגרציה של ידע ממקורות או היבטים שונים לפיתוח הידע ויצירת ידע חדש. דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: תכנית חדשנות, תכנית למידה מתמשכת.
שיתופי פעולה ושיתופי ידע לשתף עם האחר ידע זו רמה ראשונית. לחשוב אתו יחד, לפתח אתו במשותף ידע, או לשתף פעולה על בסיס ידע משותף, הן רמות מתקדמות יותר. דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: קהילות ידע, עידוד שימוש במאגרי תובנות.
ניהול סיכוני ידע ניהול סיכוני ידע כוללת שתי תת מטרות קשורות- זיהוי סיכונים הקשורים בידע, ושימוש בכלי ניהול ידע כדי להתמודד עם סיכונים אלו. דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: שימור ידע פורשים, זיהוי פערי ידע.
קידום זרימת הידע בארגון קידום זרימת הידע אינה מתייחסת בהכרח לכל פריט ידע בארגון, אלא לזה בעל הערך. מבוצע בשלושה רבדים: מההנהלה לשטח, מהשטח להנהלה, ובין עמיתים. דוגמאות לפתרונות ניהול ידע המשרתים מטרה זו: הנגשת תהליכים, סטנדרטים, רגולציה ותובנות בארגון; עידוד אנשים לחדשנות ורעיונות.
מי? קהלי יעד
החשיבה הראשונית על פעילויות ניהול ידע היא בראייה עסקית וארגונית.
כך התרגלנו...כך דיברו אלינו כל השנים; שם מצוי הכסף...
אולם- כך פותח Hunter את עינינו מחדש, הלוא כולנו יודעים שניהול ידע נכון שיהיה בכל ממדי החיים.
נכון ליישם ניהול ידע ברמה-
עסקית (אין צורך להרחיב- רוב הדוגמאות אפילו בספר הן בשדה זה)
ארגונית ומוסדות בארגונים ומוסדות שלא למטרות רווח; בארגוני דת ובארגונים חינוכיים; בציבור ובממשל. תהליכי ניהול ידע שכאלו ישאפו למשל לסייע בקידום ייעודו של אותו ארגון/מוסד מדובר; במיצוי ההון אנושי; ביצירת התוצאות הטובות ביותר.
פרוייקטלית פרוייקטים בכל הקשר שהוא, הם תחום בו ניהול ידע משמעותי ביותר לתפעול ולהצלחה: שיתוף מסמכים, קבוצות דיון, הפקת לקחים ועוד.
אישית אנחנו כעובדים; אנחנו כבני אדם במעגל החיים הפרטי, הזוגי, המשפחתי. ברמה האישית יש מקום להפקת לקחים; יש מקום לשימוש בידע ושיתוף ידע ככלי ללמידה, העשרה והתקדמות; לקשר עם פרטים אחרים גם על בסיס ידע.
בקהילה הקרובה בשכונה ובקרב חברים ניהול הידע נכון שיעסוק בהקשר זה בדרכים לשיפור חיינו כאנשים וקהילה, וככלי לגישור על פערים בין השותפים.
קהילה הגלובלית עם אנשי מקצוע המקבילים לנו; עם אנשים בעלי תחום עניין משותף; עם אנשים בדומה לניהול ידע בקהילה הקרובה, אך במעגלים נרחבים יותר.
תרבותי חברתי כולל תרומה לאנושות ולעולם.
מה? פתרונות ניהול ידע
וHunter אורג את מגוון פעילויות ניהול הידע תחת ש7 פרקים מרכזיים.
חשיבותם של פרקים אלו, כפי שנראה בהמשך ביישום, שכל ארגון נדרש לתת כיסוי לכולם גם יחד, ולא נכון שיסתפק בפתרונות רק בחלקם:
העברת ידע בעת כניסה לתפקיד ובעת סיום תפקיד מדריכים לעובד בעת כניסתו; מסמכים שיכולים להיות לו לעזר בתפקידו שיחה עם העובד בעת עזיבתו ולמידה ממנו על דרכי התנהלות ועבודה לשיפור ולשימור
למידה מתמשכת למידה מתמשכת מהווה בסיס לארגון לומד המתפתח כישות אחודה, וכאוסף פרטים. כולל תהליכים של קפה ידע, הפקות לקחים, מיומנויות למידה ועוד. ו וידוא שהידע הנלמד מונגש, קל לשימוש, יעיל, אינטואיטיבי ואפקטיבי
זיהוי, יישום ושיתוף תובנות הקמת מאגר תובנות המבוסס על Best Practices ארגוניים שימוש ב Checklists להגברת השימוש בידע נלמד
מאגרי ידע הקמת מאגרי ידע מסוגים שונים (מסמכים, לקחים, למידה ועוד); תחזוקתם. המאגרים (שעל פי רוב סביב תחום התמחות- SME) יכולים להיות תוך שימוש בפורטל, כלי ניהול מסמכים, ספריה ברשת- הכל לפי ההקשר והצורך.
הגברת חדשנות חדשנות עוסקת בפיתוח הידע החדש, בדרכים שאינן בהכרח ליניאריות. על הארגונים לזכור שמרכיבי מפתח המאפשרים חדשנות כוללים בראש וראשונה: מוכנות לאי הצלחות (כישלונות) ותמיכה בעובדים. פעילות ניהול ידע לחדשנות יכולה להיות תכנית לעידוד החדשות בארגון.
שיתופי ידע ושיתופי פעולה (שיתופיות) עוסק בקהילות ידע- ובהם שיתוף ידע גלוי, חילוץ ידע סמוי לגלוי; שיתוף בפיתוח ידע. Hunter מתייחס למספר סוגים של קהילות ידע, לרבות: CoP: Community of Practice- שיתוף ידע בין אנשים בעלי תחום מקצועי משותף CoI: Community of Interest- שיתוף ידע בין אנשים בעלי תחום עניין משותף CoA: Community of Action- שיתוף ידע בין אנשים בעלי משימה משותפת 7. מדידה וניתוח: מדידה וניתוח של פעילויות ניהול ידע ותוצאותיו. חשוב שיהיו יעדים אובייקטיבים!
איך? תהליך היישום
ישנם 7 שלבים ליישום ניהול ידע בארגונים:
הערכת הסביבה ההערכה תתייחס לתיחום לו הוגדר ניהול הידע- צוות, ארגון או כל קבוצה אחרת.
סקר פעילויות ניהול ידע קיימות בכל ארגון מתקיימים תהליכי שיתוף ופיתוח ידע, גם לפני תחילת יוזמה סדורה. סקר הפעולות הקיימות חשוב להבנת המצע, וניתוח הפערים.
תכנון יוזמות ניהול ידע תכנון היוזמות יתייחס ל:
יוזמות קטנות, בינוניות וגדולות שיבוצעו במקביל. קריטי להתחיל גם עם יוזמות קטנות שאינן דורשות תשתית טכנולוגית או אחרת חדשה ויכולות להדגים Quick Wins.
יוזמות המתייחסות לכל 7 הפרקים שהוגדרו בפרק "פתרונות ניהול ידע" לעיל.
יישום יישום קודם כל של פתרונות קטנים ומהירים, ומיד לאחר מכן, של פתרונות נוספים. תוכן תכנית עבודה ליישום הדרגתי של הפתרונות המוצעים.
ניהול השינוי והטמעה אין ספק שלא מספיק לייצר פתרונות ניהול ידע טובים, אלא נדרש להטמיעם. ניהול השינוי הינו תהליך. ניתן לנהלו על פי מודלים רבים הקיימים לניהול שינוי ו Hunter אף מציע מודלים שכאלו.
יישום מהלכי משילות ניהול ידע משילות חשובה להטמעה נכונה ומצליחה לאורך זמן. שני הצעדים המשמעותיים לקידום נושא זה: 1) מחויבות הנהלה 2) צוות משילות הצוות יכלול שותפים משרדת ניהול הידע ומנהליה, ומומלץ שידווח למנהל הידע
תקשור הצלחות, שיתוף ושיתופיות השלב האחרון, לפני שמתחילים מחדש, הינו תקשור מהות ניהול הידע, ההצלחות, שיתוף אנשים, והזמנתם לקחת חלק בפעילות.
עתיד ניהול הידע
בעידן המידע, מנהלים מקבלים החלטות מבוססות נתונים ומידע; בעידן הידע מקבלים החלטות מבוססות ידע וחוכמה. מה צופה Hunter? מיצוי ניהול הידע בכל מקום (7 קהלי היעד); אלו שייכשלו בניהול ידע, יהיו בעמדת נחיתות לעומת אלו שכן מיישמים. פתרון בעיות מבוסס ניהול ידע; הוקרה לניהול ידע ומאמצים הקשורים בו. ואם נצליח בכל אלו- ניהול הידע יסייע בקידומנו לעולם טוב יותר. רצון של Hunter או תחזית? ימים יגידו (מ.ל.)
רוצה ללמוד עוד על ניהול השינוי?
הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:
Comments