פתיח
הספר The Untapped Team Advantage: Building Team Connections as a Leadership Choice הינו ספר שנכתב בשנת 2020 ע״י Peter Cauwelier, מומחה לעבודת צוות.
הרעיון המסדר: עבודת צוות היא המניעה ארגונים להצלחה; היא תלויה במנהיג, אך גם בקבוצה; והצוות- לא הפרטים המצטיינים, הוא שמביא להצטיינות.
עיקרי הנושאים
המציאות הלא זוהרת של צוותים ברוב הארגונים
כלים בסיסיים לבניית צוות
כלים מתקדמים לבניית צוות
כלים להמשך צמיחה
הבונוסים: יתרונות נוספים של צוות טוב
בין אם תסכימו עם התיזה או לא, אין ספק שעבודת צוות יכולה לקדם ביצועים, ויש מקום לשיפור- כמעט בכל ארגון וארגון. במילים אחרות: כולנו יכולים ללמוד ולשפר בזכות הרעיונות המוצעים.
ואחרון חביב- כדאי לזכור שעבודת צוות איננה כמו בניית בית, אלא יותר כמו כושר. היא לא מסתיימת לעולם. אם לא נמשיך ונתחזק אותה לאורך זמן, נאבד את שכבר השגנו.
ההחלטה כמנהיגים, היא בידינו.
הסיכום הינו בבחינת מתאבן- ממליצים לקרוא את הספר.
המציאות
המציאות לגבי תפקודם של צוותים ברוב הארגונים אינה זוהרת. מסקרים ומחקרים נלמד שמחד, רוב האנשים מבלים את עיקר זמנם בעבודה כחלק מצוותים , אבל, מיעוטם מעיד על היות הצוות בעל ביצועים מצטיינים. לטובת הדיון נגדיר צוות מצטיין ככזה בו החלטות טובות מתקבלות, חדשנות היא מהירה, וההתמודדות עם אתגרים היא טובה. כלומר, צוות מצטיין, או צוות בעל ביצועים מצטיינים, אינו בהכרח צוות כייפי ביותר, אלא צוות, שתרומתו המשולבת לביצועי ארגון היא במוקד ההצלחה.
למה ביצועי הצוותים אינם מצטיינים? יתכן בגלל שלוקחים את הרעיון של עבודת צוות כמובנת מאליה, וכולנו חושבים שאנחנו יודעים לעבוד בצוות. יתכן, כי לא מפנימים בהקשרי הפרויקט או הפעילות את הרעיון של סינרגיה, בה ההצלחה גבוהה מסך הפעילויות של כל אחד מהפרטים.
ישנם סימנים מעידים לכך שביצועי צוותים אינם מצטיינים בהרבה מהארגונים:
ארגונים מגייסים אנשים מצטיינים, אך ביצועיהם בפועל מתבררים כפחות מוצלחים
פגישות צוות עוסקות בעיקר בדיווח
המיקוד הוא על הפרטים כבעלי תפקידים ופחות על הצוות כקבוצה משותפת
כשמנהל (אליו אנחנו מתייחסים גם כמנהיג הצוות) חסר, השאר עוסקים בעיקר בשגרה ונמנעים ככל האפשר מקבלת החלטות
חברי הצוות ידגישו כל אחד את נקודת המבט שלו כמומחה ובעל תפקיד מסוים
לעיתים יש תיאום, יש אפילו שיתופי פעולה וידע, אך יש מעט יצירה משותפת של ידע ויכולות חדשות. ובהקשר זה כדאי לזכור: ״collaboration is about co-creating to reach a shared goal or vision. Where the result or outcome is changed by the input of and the interaction between the contributors״ (עמוד 39).
כלים בסיסיים לבניית צוות
קודם כל- מתי? מיד. לא כדאי לחכות ולעסוק בבניית צוות רק כאשר יש מתח ובעיות, שכן, גם תמיד יש מקום ליהנות מעבודת צוות, אך כאשר נתקלים במתח ובעיות, ושם צריך עד מאד את עבודת הצוות, לא יהיו בידינו התנאים המאפשרים זאת.
וCauwelier מנפץ את המיתוס שחייבים לחוות קשיים ומשברים כדי להגיע לתוצאות צוותיות טובות. עבודת צוות אפקטיבית יכולה להתפתח באופן חיובי ולא מתוך סערה.
המלצות- כלים בסיסיים:
גודל צוות מיטבי 6-7 איש. אם יש יותר ולא ניתן לשנות מבנה ארגוני, ניתן לבנות צוותי פעולה שהינם תת קבוצות פונקציונליות המתפקדות כצוות לכל דבר ועניין. אין צורך בהכרה הרשמית כדי להתנהל כצוות.
הגדרת מטרה ברורה, ברת מדידה, שהצוות נדרש לקדם. עדיף לא להרבות במטרות (אפשר עד 2-3). יש לוודא שהצוות פועל אל מול המטרה ושהמטרה מתעדכנת בהתאם למצב והנסיבות.
שגרת פגישות 1:1 של מוביל הצוות עם כל אחד מהחברים בתדירות של כאחת לשבועיים. משמש להבנת קשיים; משמש לאימון (coaching); משמש לבניית הקשר האישי בין המנהיג לחברי הצוות.
שגרת פגישות משותפת של כלל הצוות הבוחנת במשותף תעדוף, עמידה במדדים (ראו מטרה לעיל). הפגישות תכלולנה עדכונים הדדיים, שיתוף, ובהמשך אף יותר- כפי שמפורט בפרק הצמיחה להלן.
שילוב תהליכי למידה תוך כדי עשייה. למידה תמידית שעיקרה פנימית (לומדים ביחד, לא מזמינים גורמים חיצוניים ללמד). למידה העוסקת בעשייה. תהליכי למידה בה מכירים אחד את השני טוב יותר, בה מסתייעים אחד בשני יותר כדי למצוא מענה לסוגיות שעל הפרק, בה מפיקים לקחים ביחד, כדי ללמוד לשפר לעתיד.
כלים מתקדמים לבניית צוות
מעל שכבת הבסיס של עבודת הצוות, כפי שהוגדר לעיל, ניתן להוסיף שכבה מתקדמת של כלים נוספים:
הגדרה משותפת של המטרות לצוות. מומלץ שיכלול גם מטרה עסקית וגם מטרה ארגונים הקשורה בקידום הצוות עצמו כצוות עבודה משותף.
הגדרת תפקידים ברורה של חברי הצוות בהיבטי תרומה להצלחה. בהגדרת תפקידים אין הכוונה להגדרה הרשמית שידועה לכולם ומהווה חלק מהגדרת המבנה הארגוני, אם כי, איפה כל אחד יכול לתרום להצלחת הצוות. לדוגמה: בממשקים עם גורמים חיצוניים; בחשיבה ביקורתית; ועוד. הגדרת התפקידים יכולה להתבסס על הערכה אישית של כל אחד את תרומתו, והן משיח משותף.
הגדרת נורמות פעולה בצוות. דוגמאות: תמיכה ללא סייג זה בזה; שקיפות מלאה; חדשנות; ועוד.
שיתוף חברי הצוות בתהליכי הגיוס של אנשי צוות חדשים נוספים. פעילות שכזו לא רק בעלת סיכוי טוב יותר בהבאת חברי צוות חדשים/נוספים מתאימים יותר, אם כי גם מחזקת את החיבוריות של אנשי הצוות הנוכחיים.
כלים להמשך צמיחה
אפשר לצמוח עוד. על פי Cauwelier ליכולות הצוות אין גבול.
כלים היכולים לסייע להמשך הצמיחה ותחזוק הצוות כוללים:
ביטחון פסיכולוגי של חברי הצוות. הביטחון לדבר, הביטחון לטעות. ביטחון זה הינו גורם מפתח להמשך התפתחות ולמידה, ולא פחות, לחיזוק מחוברות ומוטיבציה.
תמיכה הדדית בעשייה. כדי לממש הלכה למעשה מומלץ לכלול כחלק מהפגישות הצוותיות המשותפות את הדיון בנושאים שעל הפרק ובצווארי בקבוק וקשיים; הצעה לסייע זה לזה.
בקשת עזרה: קשה לבקש לסייע, אולם כמעט תמיד נענים בחיוב כשמנסים.
איזון בין פתרון בעיות והתמודדות משותפת עם סוגיות חשובות (ערכיות, אסטרטגיות).
התייחסות נאותה לשגיאות: הכלה ולמידה; סבלנות לטעויות וחוסר סובלנות לאי למידה מהן.
אימונים רבים ונשנים. התייחסות לחלק מהפעילות השוטפת כהתנסות ובחינה, וסובלנות מתאימה לאי הצלחה בתהליכים הנמצאים תחת ״התנסות״.
הבונוסים: יתרונות נוספים של צוות טוב
מעבר לקידום משימות הפרוייקט ישנם מספר יתרונות נוספים לציין בעל ביצועים מצטיינים:
העמקת החיבוריות ושימור ההון האנושי; כיף להיות בסביבה של צוות מצטיין.
צוותים טובים יותר בהתמודדות בתנאים החדשים של חוסר ודאות (VUCA), תקופה בה לא ניתן יותר להסתמך רק על הגדרות תפקיד קבועות. היכולת להסתמך על היכולות השיתופיות וללמוד זה מזה, מאפשרות לצוותים את ההתמודדות המשופרת.
כולנו נעזרים מעת לעת גם בקשרים החברתיים מהקשרים אחרים הסובבים אותנו. כאשר יש צוות מצטיין שהופך גם לקבוצה מלוכדת, רשת חברים חיצונית זו גדלה, ונותנת לכולם, לפחות חלקית, מענה הרבה יותר רחב, כאשר נדרשים לידע או אפילו טובה שאינה קשורה לפרוייקט או לעבודה.
אפשר לקדם כל קבוצת אנשים לצוות שיצטיין במשותף. זה מתחיל במנהיג.
Comments