(אי) סידור מסמכים

האם גם לכם קורה שאתם מה"דוחים"? כל פעם שמגיע חורף, ואני נזקקת לבגדים ארוכים, אני מנסה למשוך מאחור, ולדחות עוד קצת את סידור הארון. יש בגדים שאני מצליחה להחזיק נגישים כל השנה, ואז לא צריך להעביר אלא רק להימנע מבלגן שבא עם הזמן. אבל, תמיד מגיע הרגע, במוקדם או מאוחר, שאין יותר ברירה. אני מוציאה הכל ומסדרת את הארון. הסדר לוקח פחות זמן משתכננתי, אך זה לא ימנע ממני לעבור אותו תהליך דחייה גם פעם הבאה. אני יודעת שלא כולם כאלו; יש כאלו אנשים, ואולי אפילו עוד יותר נשים, שפעמיים בשנה, כל אביב וסתיו, באופן מתוכנן ביותר מארגנים ומסדרים הכל. אני לא כזו. אני מהמאחרים.

בספריית המסמכים במחשב האישי וברשת, קיימת אותה בעיה, רק שכנראה באופן חריף יותר. אנו קונים מחשב, או מקימים ארגון, ומתחילים עם ספריה מסודרת. מקימים תיקיות ותת תיקיות, ומתחילים לאחסן מסמכים, חושבים ומקווים שבאופן מסודר. לא תמיד מדובר באתגר פשוט, שכן הסידור ההיררכי מחייב אותנו לבחור מה המקום הנכון, ולעיתים מסמך יכול להתאים ליותר ממקום אחד. אז מתלבטים, מתעכבים מעט, מחליטים ושומרים. הבעיה הולכת ומסתבכת היות והרבה גם נוהגים לשמור תכתובות, וגם כאלו המלוות במסמכים. השמירה נעשית, על פי רוב, בתיקיות ה- Outlook. כאשר אנחנו צריכים למצוא מסמך, לא ברור אם הוא נמצא בכונן או ב- Outlook או שם; אפילו אם מצאנו אותו, נניח ב- Outlook, מקנן בליבנו הספק שמא יש גרסא עדכנית יותר בספריית המסמכים שבמחשב (או ברשת). כמו ארון הבגדים בבית, רק בהבדל אחד...את ספריית המסמכים כמעט אף אחד לא מסדר; לא עם פרוס החורף, לא פעם בשנה, וכנראה גם לא פעם בעשור. המסמכים הולכים ומצטברים, לעיתים מספר גרסאות לאותו מסמך, לעיתים במספר מקומות; מסמכים הולכים ומתיישנים, אך היות והם לא צוברים אבק, וכל כך זול לנו להחזיק עוד שטח דיסק (בניגוד לארון שבבית), אז לא זורקים כלום.

עודף המסמכים, גורר קושי גדול במציאתם, ומי שמפסיד בסוף היום, הוא לא אחר מאשר אנחנו.

אז מה מומלץ?

בבית, וגם לרוב הארגונים הקטנים, הכוללים מספר עובדים של כמה אנשים או אפילו כמה עשרות אנשים, לא כדאי להשקיע במערכת לניהול מסמכים; הכלים יקרים וברוב המקרים כנראה לא נצרכים (אלא אם יש צורך רגולטורי, משרד המתפרנס רק ממסמכים או מאפיינים ייחודיים אחרים). אני ממליצה גם שלא להשתמש בפלטפורמת פורטל לשמירת המסמכים, גם אם פלטפורמה כזו קיימת בארגון. רוב הפורטלים, עוד לא הגיעו למצב שיהיה מספיק נוח לשמור ולעדכן בהם מסמכים, כמו שקל לעדכן כאלו השמורים במחשב האישי או ברשת. למרות שיש כל מיני פטנטים מקלים, וכל מיני כלים צד שלישי, שאמורים להקטין את הקושי, אלו לא באמת מקלים מספיק, כך שההשקעה אינה שווה גם כאן את הרווח.

בבית ובארגונים קטנים, כדאי לשמור מסמכים על הכונן האישי/ רשתי. תכתובות חשובות בלבד, כדאי לשמור ב- Outlook, אך גם אז, את הקבצים עצמם הנלווים לתכתובות אלו, כדאי לשמור באותו כונן כמתואר לעיל. לעולם, החיפוש צריך להיות רק במקום אחד, כאשר ברור לנו, ללא צל של ספק, איפה צריך לשמור ואיפה יש לחפש.

כאשר עובדים בארגון (ולא כאדם יחיד), כדאי לשמור כל מה שאפשר בכוננים משותפים, כך שכל הצוות מעדכן כונן או אזור משותף לאותו נושא/ פרוייקט. רק תוכן ניהולי, או תוכן מסווג, יישמר בדרך אחרת, על פי ההגבלות הנדרשות. לא שאין חסרונות; לעולם תהיינה מגבלות בנוחות השמירה, הנובעות מכך שהסידור הוא היררכי, אך נכון ל- 2014, זה הרע במיעוטו, כל עוד לא כדאי לרכוש כלי לניהול מסמכים. הפיצוי צריך להיות שהקפדה טובה יותר על שמות המסמכים, כדי שיעידו על תוכן המסמך, וכך יהיה ניתן לבצע חיפושים וחיתוכים מהירים יותר.

הייתי ממליצה גם לעשות סדר ולזרוק מסמכים מעת לעת, אולם נראה לי שזו גזירה שהציבור אינו יכול לעמוד בה. לפחות, כך אני מציעה (ומבטיחה שמיישמת גם בעצמי), אם שמרתם מסמך בכמה גרסאות (טיוטא, גרסא ראשונה, גרסא סופית, גרסא סופית-סופית וכו') אנא טרחו, וכשאתם נתקלים בסדרה "יפה" כזו של מסמכים אצלכם בספריה, מחקו את המיותרים, או מלכתחילה החזיקו רק גרסא אחת וזהו.

ואיך נמצא את המסמכים כאשר הרשימה הולכת ומתארכת? פטנט שלי הוא, שתמיד, כשאני נכנסת לתת-הספרייה עם המידע הרלוונטי, אני ממיינת אותה מיד לפי תאריך עדכון אחרון (Date Modified) מהסוף להתחלה, כך שלמעלה מוצפים המסמכים החדשים. כמעט תמיד אני מוצאת כך מהר מאד, כל מה שחיפשתי.

האם זו כל התורה? לא לגמרי. יש גם צורך לתכנן נכון את החלוקה לספריות וספריות משנה, ולייצר מוסכמות לגבי שמות מסמכים מבלי שיעיק עלינו יותר מידי. יש גם מסמכים שכן כדאי לשמור בפורטל אם קיים. אך על כך אכתוב בפעם אחרת. הארכתי די.

אני בדרכי לארון הבגדים לקחת משהו. שבוע שעבר סידרתי