בינה עסקית למגזר הציבורי

המגזר הציבורי נבדל מהמגזר הפרטי בפרמטרים רבים כגון:

• גודל הארגון.

• אופי האיגוד המקצועי של העובדים.

• אופי התיאום בין המחלקות השונות.

• יחס עלות/ תועלת של העובד.

• יעדיו העסקיים של הארגון.

• רגישות ללקוחותיו.

• המבנה הפונקציונאלי של יחידות הביצוע. וכו'... מטרת מערכות המחשוב לייעל את המערכת הציבורית, להפחית חסמים בירוקרטים להפחית עלויות וכו' וכל זאת ידוע ומיושם באופן כזה או אחר. כפי שביל גייטס טען – "הכלל הראשון שנכון לגבי כל טכנולוגיה המוכנסת לשימוש בעסקים הוא, שאוטומציה המיושמת בעסק יעיל תגדיל את מידת יעילותו. הכלל השני הוא, שאוטומציה המיושמת בעסק לא יעיל תגדיל את חוסר יעילותו". על כן ראוי לבצע פעילות של ניהול ידע כלל ארגונית, להגברת יעילותו ואפקטיביות של הארגון ובכך נתוני הבינה העסקית שניתנים לעזרת הדרג המנהלי, יהווה פלטפורמה טובה יותר לבחינתו. בארגון הציבורי חיים זה לצד זה מערכות מחשובות שונות. אתר האינטרנט החיצוני, מערכת ERP, מערכות תפעוליות שונות ומערכות מידע. אופי המגזר הוא פונקציונאלי שבו כל מחלקה אחראית לביצוע משימות מוגדרות. הרחבת השימוש בטכנולוגיות המחשוב במגזר הציבור כגון הכנסה לשימוש של מערכות ERP, מרחיבה את כמות הנתונים לבחינת ביצועי הארגון עבור המנהלים. אך נשאלות השאלות האם ממערכות המחשוב החדשות יכולות לסייע לדרג הניהולי? האם איכות קבלת ההחלטות במגזר הציבורי באמת השתפרה? מרבית הארגונים יסכימו עם הטענה כי מערכות המחשוב ובניהם מערכות ה-ERP עשויות להגביר את יעילות אופן ביצוע התהליכים בארגון לעומת זאת הן פחות מצליחות במישור מסירת המידע המסייע לקבלת ההחלטות למנהלים. מערכות ERP בנויות יותר לתמוך בתהליכי עבודה והם אינם בנויות באוריינטציית איסוף נתונים, ניתוחם, הצגתם והפצתם. מטרת פעילות הבינה עסקית BI היא לאסוף מידע כספי, נתוני יעילות, נתוני אפקטיביות, נתוני לקוחות, נתוני ביצועי הארגון, נתונים הסטורים( ליצירת תחזיות). תפקידו של פורטל ה-BI, לספק לנו מידע אסטרטגי כגון: השגת יעדים, תכנון ותחזיות ואיתור ביצועים. המערכת אוספת את המידע הפנימי והחיצוני, ומנתחת אותו דרך שאילתות הד הוק. מנהלים בכל דרג יכולים להיכנס לפורטל ולקבל את המידע מאורגן ומנותח. להלן מספר סוגי כלי בינה עסקית והתרומה האפשרית של כל סוג כלי תוך דגש על המגזר הציבורי: מנוע OLAP(online Analytical Processing) כלי OLAP, המשמשים לתחקור נתונים ולהצגת מידע רב ממדי, יכולים לסייע במגזר הציבורי בעיקר למטרות הבאות:
  

• אינטגרציה עם מערכות המחשוב השונות הפנימיות והחיצוניות וכלי ERP.

• הפצת מידע בארגון למנהלים וראשי תחומים.

• בחינת שיטות עבודה ואפקטיביותם כולל ניתוח אירועים חריגים.

• ניתוח מגמות שונות בהתבסס על חישובים מורכבים.

• ראיה נרחבת בנוגע לסטאטוס התקדמות הפרויקטים השונים.

• ניתוח השפעת צורות עבודה שונות והשפעת תרחישי קיצון המשפיעות על עתיד הארגון.

כלי כריית המידע Data Mining Tools

כלי ה- Data Mining ,מאפשר לגלות מגמות חבויות או חוקים האופייניים למאגרי מידע גדולים עוזר להגבר על המבניות המסובכת יכול לסייע במגזר הציבורי בעיקר למטרות הבאות:

• הצפת מידע חבוי מתוך כמויות המידע האדירות שמייצר הארגון, בנושא דפוסים ותבניות כלליות.

• מיקוד המנהלים במידע הרלוונטי ביותר לגביהם מתוך נתונים רבים, ורתימתם ליצירת תובנות ונתונים חדשים.

• ניתוח מגמות והתנהגויות עתידיות של הציבור.

• חשיפת צרכים חדשים של הציבור או צרכים שאינם מטופלים כהלכה.

• זיהוי מאפיינים ודפוסים חוזרים של ציבור צרכני השירותים, ואיתור דפוסים דומים בין ציבוריים שונים.

וData Visualization Tools טכניקה להצגת ויזואלית של מידע הנסמכת על יכולת המוח האנושי לזהות תבניות ומגמות בהצגה ויזואלית. מציגה גרפים ומזהה קשרים מרובים ומסובכים

• המגזר הציבורי מאופיין לרוב במתן מגוון רחב של שירותים לציבור. משימה לא פשוטה למנהלים במגזר זה להוציא את המוץ מהתבן כלומר לקבל נתונים ברורים ואפקטיביים שיסיעו לשפר את עבודתם. בעזרת כלים ויזואליים המידע מוצג בצורה ידידותיות כגון: טבלאות, גרפים, ומפות. העברה פשוטה של מידע מסוג זה, יכולה לספק שלל תובנות למגזר רחב של משתמשים ובזמן קצר.

מחסן הנתונים Data Warehouse כלי כריית נתונים (Data Mining), המסייעים להבנת תבניות התנהלות והבנת קשרים בין מקבצי נתונים, יכולים לסייע במגזר הציבורי במטרה לתמוך בתהליכי קבלת החלטות בתחומים:

• מידע פיננסי.

• תחום הרכש.

• שיפור תדמית הארגון.

במאמר זה, ניסיתי לגעת ביתרונות ה-BI למגזר הציבורי ומספר כלים למימוש יתרונות אלו. אני מאמין שתחום ה-BI יכול לתרום רבות לשיפור השירות והיעלות של מגזר הציבור אך הבנת הצרכים השונים של המגזר לאומת המגזר הפרטי והתאמת כלי ה-BI לתחום הם מפתח להצלחה.