בנקים של ידע

עמיתה סיפרה לי לאחרונה, שבעודה אחראית על תכניות עבודה שנתיות של יחידה ארגונית גדולה, ראתה שוב ושוב עד כמה העובדים מתקשים להגדיר מטרות חדות ומדויקות לתכניות העבודה המתוכננות. היות, וחלק מתפקידה הוא ניהול הידע באותו ארגון, החליטה לעשות מעשה ולבחון האם הסתייעות בתכניות עבודה קודמות יכולה לספק את הישועה. פינתה לעצמה, אותה הבחורה, חצי יום; דאגה שלא יפריעו לה, וקיבצה לה את תכניות העבודה הארגוניות מחמש השנים האחרונות. עיון בחמרים לימוד, באופן לא מפתיע לראות, שאותו ארגון, מגדיר שוב מידי שנה את התכניות, כאילו מחדש, וכמובן ללא הסתייעות אחד בידע של האחר. גם לא מפתיע היה לראות שבעצם, כל עולמות התוכן בהם עוסקים הינם תשעה, ואלו חוזרים על עצמם מידי שנה; ניסוחים שונים, אבל תמיד אותם עולמות תוכן. אבל, היא גילתה בתהליך זה שבעצם גם המטרות חוזרות על עצמן. אותה משימה שכולם התקשו למלאה- איך מגדירים מטרות מדויקות- המענה לה היה מונח לפניה. כל כך פשוט...בנק של מטרות לשימוש חוזר. כמובן באותה הזדמנות, רשימה סגורה של עולמות תוכן, ועוד בנק של מדדים אפשריים לכל מטרה.

סופו של סיפור- שכולם שם מרוצים. העובדים מכינים ביתר קלות ויעילות את תוכניות העבודה, ומכוונים אותן נכון יותר. למנהלים קל יותר לעקוב אלו מטרות מקודמות באמצעות הרבה תכניות, אלו בכלל לא; אלו עולמות תוכן מקבלים כיסוי רחב, ואלו חלקי; ועוד. הם אפילו לא חלמו על יכולת כזו שנתיים קודם...

בנק של ידע הוא אוסף של משפטים, הגדרות, פסקאות או פריטי ידע אחרים שניתן לעשות בהם שימוש חוזר. על פניו, המטרה היא ליעל את עבודתנו, למעשה, רוב בנקי הידע גם מחדדים ומשפרים את התכנון או העשייה. בנק ידע שיושם על ידי אחת העובדות אצלנו לאחרונה, הוא בנק של סיכונים בניהול פרויקטים בעולם של סייבר. ניהול בנק כזה מאפשר, כמו בתוכניות העבודה, ניהול של דרכי התמודדות אפשריות עם כל סיכון. וכך, הוא מאפשר לעובד לחדד הגדרות, אך גם לבחון סיכונים שלא היה מודע להם. ומעל כל אלו, הוא יוצר, בתהליך פשוט מאד, שיתוף של ידע לגבי דרכי פעולה אפשריות, למניעת סיכונים או צמצום הנזק הפוטנציאלי הכרוך בהם.

מדוע לדעתי אנו ממעטים בהקמת בנקים של ידע? אולי כי זה לא זוהר; אולי כי תמיד נראה לנו שיש משהו אחר חשוב או דחוף יותר. אך הבנקים האלו נמצאים ממש מתחת לאף. הפוטנציאל הגלום בהקמתם לא קטן כלל ועיקר, כפי שראינו בדוגמאות לעיל. והתחזוקה שלהם אינה מורכבת, אם השימוש והעדכון שלהם הוא חלק מתהליך העבודה (מעבר לכך, שראוי לציין שבנקים כאלו משתנים בתוכנם, אך על פי רוב- רק מעט).

הרבה פעמים אנו רצים לבעיות הגדולות והחשובות. אל תפסחו בדרך על בנקי הידע. כמו בבנק האמיתי, גם שם טמון כסף. ולא מעט.