היערכות לקראת הבאות

אומרים שאלה שלא לומדים מההיסטוריה נידונו לחיות אותה שוב. הדבר נכון לעמים, אך גם לארגונים ולפרטים.

בשם אמירה זו מבינים רבים כי כדאי לעצור לאחר התרחשויות, לנתח את שאירע ולהפיק לקחים לטובת העתיד.

אולם, אין בכך די כדי שאכן נלמד מההיסטוריה. למידה מחייבת אותנו לא רק להפקת הידע החדש, איך כדאי להתנהל בעתיד, אם כי גם ליישום. ובנקודה זו, יותר קשה לנו. אנחנו כל כך עסוקים בהווה ובפעילויות עצמן, שקורה לנו יותר מידי פעמים שאנחנו לא זוכרים את הידע החדש שהופק; קורה לנו, שאנחנו אפילו לא יודעים, כי לא היינו בארגון, או היינו בתפקיד אחר. לעיתים אנחנו לא יודעים, כי הדבר קרה למישהו אחר, ואפילו אם היינו מכותבים על מייל או מצגת, היינו כה עסוקים שלא מצאנו זמן לראות את הדברים החשובים שנכתבו שם.

אז מה עושים כדי לשפר? איך דואגים ללמוד מההיסטוריה שלנו, כדי ש... (וכאן יש שינוי לעומת האמירה המקורית) נחיה אותה שוב, רק במקומות שאכן כדאי לשחזרה?

המרכיב המשלים לניתוח ההתרחשויות והפקת לקחים מהן, הינו מרכיב ההיערכות לקראת פעילות חדשה.

ראשית נסייג: לא לקראת כל פעילות אפשר להיערך, ולא לקראת כל פעילות כדאי להיערך:

לא ניתן להיערך לקראת אירועים שאינם צפויים (מעצם הגדרתם). אנו לא נערכים לשריפה או נפילת חשמל, באמצע יום רגיל, לדוגמא.

ויש פעילויות, שאפילו שהן צפויות, לא כדאי להיערך להן. אילו פעולות שאינן דורשות זמן רב לביצועם, שאנו מבצעים אותם באופן רוטיני, תכוף, ורמת המחיר הקשורה בהם (אם נשגה) נמוכה. הפסקה לפני פעילויות כאלו כדי לתכנן ולהיערך תוציא אותנו כארגון משיווי משקל כלכלי ומ"פס ייצור" סדרתי, ויתכן שהעלות תגבר על התועלת.

אולם, בכל ארגון יש גם פעילויות אחרות. משימות שאנו אינם מבצעים באופן יומיומי, פעילויות שאנו מבצעים באופן קבוע (כמו פיתוח תוכנה או חומרה) או בכלל- פרויקטים ושינויים. פרויקטים, מעצם שמם, הם משהו פחות סטנדרטי, שכדאי לחשוב איך נכון להיערך לגביהם, כל אחד באופן פרטני. כנ"ל שינויים, בין אם שינויים ארגוניים, שינויים חשיבתיים, פיזיים או אחרים.

אז איך ניתן להיערך?

להלן שלוש הצעות אפשריות; כמובן יש נוספות:

דרך אחת, מבוססת אנשים. חושבים אילו פעילויות / פרויקטים / שינויים היו בעבר, המזכירים את המתוכנן כעת, ומתייעצים בהם ובניסיונם. ישנה מתודולוגיה מפורסמת הנקראת Peer Assist, המבנה תהליך זה, למיצוי מיטבי של הידע של אנשים אלו.

דרך אחרת היא פשוט לאסוף את לקחי העבר. אם ארגון מבצע תהליכי הפקת לקחים, בין באופן מתודולוגי סדור, ובין בכל דרך אחרת, אזי פשוט יש לאסוף את הלקחים, לבחון מה רלוונטי, ואיך ניתן ליישמו לקראת הפעילות החדשה.

דרך שלישית, נהוג לכנותה "פרה-מורטם". "פוסט-מורטם" הינו הניתוח שלאחר המוות; פרה-מורטם, משחק בנדמה לי. אנו מדמיינים כאילו ביצענו כבר את שתוכנן..ונכשלנו. אנו מנסים להעלות בדעתנו מה גרם לכישלון, מעין הפקת לקחים היפותטית, ומתנהלים על סמך הלקחים שלמדנו. מתודולוגיה סדורה לתהליך שכזה מוכרת בעולם בשם BAR (Before Action Review) ובכל פעם שהתנסיתי בה, היא הוכיחה את כדאיותה מעל ומעבר.

האם יש דרכים נוספות? בוודאי. פרשתי כאן שלושה כיווני חשיבה, ובטוחה שכל אחד יכול להסיק על סמך כיוונים אלו, איך ניתן ונכון להיערך אצלו לקראת הבאות.

כדאי.