הכשרת בעלי תפקידים בפעילות ניהול הידע

בכל פעילות בתחום ניהול הידע ניתן למנות, מעבר למנהל הידע עצמו, מספר בעלי תפקידים. לבעלי תפקידים אלו חלק קריטי בהצלחת הפעילות אותה אנו מבקשים למנף בטווח הקצר, ולהפוך לחלק בלתי נפרד מאורך החיים השוטף של היחידה הארגונית בטווח הארוך. יש לתת לבעלי התפקידים הכשרה מובנית שמטרותיה:

1. להעניק להם את הכלים הדרושים לביצוע התפקיד.

2. לקבל את מחויבותם לתפקיד.

3. להפוך אותם לשליחי השינוי בסביבתם / בקבוצת העבודה בה נמצאים.

לבעלי התפקידים עשויה להיות אחריות מקצועית, ניהולית או אדמיניסטרטיבית. לא משנה מה תחום האחריות, אנו חייבים ללמד אותם מהו ניהול ידע, לקשור אותם לפעילות ניהול הידע המתקיימת בארגון, לגרום להם להבין את חשיבותה ומשמעותה לארגון בכלל וליחידה הארגונית בפרט, ללמד אותם את הפתרונות שניתנו ליחידה הארגונית שלהם, וללמד אותם דרכים להפצת הידע שרכשו.

ללא המחויבות של אותם בעלי תפקידים, יהיה לפעילות הרבה יותר קשה להצליח ולהפוך את ניהול הידע לחלק בלתי נפרד מאורח החיים השוטף של הקבוצה.

מכאן שקיימת חשיבות קריטית לתהליך ההכשרה והקשירה של בעלי התפקידים לניהול הידע בכלל ולפעילות המתנהלת ביחידה הארגונית שלהם בפרט.

הכשרת בעלי התפקידים כוללת שלושה שלבים:

בשלב הראשון - היכרות, בניית תפיסת התפקיד, מבוא לניהול ידע;

בשלב השני - מבוא לניהול ידע- המשך, הצגת אמצעים לפיתוח הידע הקיים אצל בעל התפקיד;

בשלב השלישי - צבירת ידע חדש והנחלתו לעובדים הרלוונטיים בהתאם לצורכי הידע הקיימים.

שלב ראשון

האתגר: הבניית תפיסת התפקיד ויצירת מחויבות. הגברת ההיכרות עם תחום ניהול הידע ורווחים הנגזרים מיישומו.

בשלב זה אנו מעוניינים לתת הערכה ו"זריקת מוטיבציה" לבעלי התפקידים. אנו ניתן דגש לבחירת בעלי התפקידים מתוך קבוצה רחבה של עובדים, עקב כישוריהם. כמו כן, נייצר היכרות בין בעלי התפקידים השונים ע"י הצגת בעלי התפקידים, שילוב של משחקי היכרות וגיבוש לשם יצירת אווירה נינוחה ואווירה של פתיחות.

בהמשך השלב נלמד מבוא לניהול ידע, ניבנה את תפיסת התפקיד, נייצר תיאום ציפיות ונגדיר את תחומי האחריות הכרוכים בתפקיד.

שלב שני

האתגר: הגברת ההיכרות עם תחום ניהול הידע ורווחים הנגזרים מיישומו – המשך, למידת דרכים לפיתוח הידע והגברת הנגישות למידע נדרש בכל אחד משלבי הפעילות השונים.

בשלב זה נמשיך את היכרות בעלי התפקידים עם עולם ניהול הידע והיישומים הקיימים בו, ונעבוד על שיטות ודרכים לחשיבות הפצת הידע ודרכים ליישום.

שלב שלישי

האתגר: יישום פתרונות ידע מותאמים ככל הניתן לצורכי הידע וליעדי היחידה הארגונית.

אחריות בעלי התפקידים בפעילות ניהול הידע בנויה משלושה רבדים:

אנו מעונינים להרחיב את מעגל הידע של בעלי התפקידים, תוך ניצול מרבי של האמצעים העומדים לרשותם.

• זיהוי נושאי ידע בתוך תחום הידע הרחב שבהם יש להם תרומה מיוחדת.‎

• מיפוי תכנים ספציפיים בהם היו רוצים להעמיק –כל אחד בתחומו והיכן קיימים אצלם פערי ידע.

• חשיבה על תכנים בתחום שיכולים להביא חדשנות לקבוצה.

• הדגמת אמצעים לצבירת ידע בנושאים הללו ובנושאים חדשים והעמקת הידע הקיים תוך שימוש בערוצים פנים וחוץ ארגוניים.

אנו מעונינים ללמד אותם כיצד להעביר הלאה את הידע שרכשו ע"י הדגמת ותרגול סל האפשרויות הקיים, ולעזור להם להמשיך ולאתר את צורכי הידע של היחידה הארגונית בה הם נושאים תפקיד.