המשימה: שימור ידע ארגוני בעולם דיגיטלי

אנחנו מנהלים את התקשורת שלנו עם העולם באמצעות ממשקים. משתפים חוויות, דעות וידע ברשתות חברתיות, אפליקציות מסרים ועוד, והדבר לא שונה גם בארגונים: חיי היום יום של העובדים מתנהלים דרך פלטפורמות דיגיטליות, ולכן גם הידע הארגוני שנצבר בראש שלהם, חייב לעבור דרך כלים דיגיטליים.

איך לשמור את הידע הארגוני?

מטרת העל היא שימור הידע הארגוני בגבולות הארגון, וכל עוד העובדים מתקשרים ביניהם באותם כלים דיגיטליים כמו ווטסאפ, פייסבוק וכו' וכך מעבירים ביניהם שאילתות, חומרי מידע, קווי עבודה מנחים ושאר נכסים חיוניים לארגון, הארגון חייב לשאוף להחליף את המערכות המיושנות שלו ולהנגיש לעובדים פלטפורמות דיגיטליות נוחות באותה המידה, שימנעו תסכול ויעודדו את שיתוף המידע היקר מפז. יחד עם זאת, הנגשת פלטפורמה דיגיטלית נוחה עבור העובדים אינה מספיקה כדי לשמור את הידע בתוך הארגון. הטמעה נכונה וניהול מוצלח של פלטפורמה דיגיטלית לניהול הידע הארגוני מחייבת עבודה על פי מספר עקרונות מנחים: שינוי תפיסה, התאמת המערכת לצרכים ומתן תמריצים:

- שינוי תפיסה: ההסתכלות על כיוון הזרמת הידע הארגוני מלמעלה כלפי מטה היא הסתכלות מיושנת. ערוצי זרימת המידע צריכים להיות פתוחים באופן שווה בפני כולם ובכל הכיוונים, ללא התניות או הנחיות מגבילות, כך שהמידע יוזרם מהעובד החדש ביותר ועד לעובד הוותיק והבכיר ביותר.

- התאמת המערכת לצרכי העובדים: בחירת מערכת ניהול הידע הארגוני חייבת להתחשב בצרכי העובדים ולכלול ממשק מזמין ותפעול ידידותי ופשוט. חשוב לזכור כי תשומת לבו של העובד היא מצרך נדיר שיש להתחרות עליו, ולכן מומלץ לבחור מערכת ניהול ידע שיודעת "לתת פייט" לפלטפורמות דיגיטליות פופולאריות אחרות.

- התאמת המערכת לצרכי המנהלים: מערכת ידידותית שמציעה חווית עובד טובה היא רק חלק מהחבילה. חשוב לבחור פלטפורמה שמכילה רכיבי מדידה שיאפשרו ניטור ושיפור של הידע הארגוני, וכן איתור של המומחים ומוקדי הידע החזקים בארגון.

- מתן תמריצים: הצלחת ההטמעה והניהול של מערכת הידע הארגוני טמונה בהענקת תמריצים לעובדים. פידבקים פומביים על מידע ששותף, קידום בתפקיד בזכות תובנות שעובד שיתף, בונוסים בעקבות העשרת הידע של עובדים נוספים, הגדרת עובדים כמומחים על בסיס מדידת המעורבות שלהם ועוד, כל אלו הם תמריצים שיעודדו את העובדים להשתמש במערכת.

העובד במרכז

כיום הארגונים כגופים גדולים עוברים אל מאחורי הקלעים, ומי שהופך להיות מרכז העניין הוא העובד. גישה זו מתחברת למגמה העולמית שמתמקדת בחווית העובד וביצירת סביבת עבודה שתעודד מעורבות חזקה בינו ובין הארגון. מהסיבות האלו, השיקולים בבחירת המערכת צריכים להתבסס על צרכיו של העובד ועל יצירת מנגנון תמרוץ לשיתוף הידע והתובנות שלו, תוך שינוי הגישה והסתכלות על זווית הראיה של העובד לפני הכל. רק פלטפורמה שתעמוד בסטנדרטים הדיגיטליים הגבוהים ותספק חווית משתמש/עובד איכותית בתוך רשת חברתית רספונסיבית ונוחה, תצליח להביא לשימור הידע הארגוני.

הכותבת היא אביבית בן סימון, מנהלת מרכז התמחות חווית לקוח במטריקס

---

רוצה ללמוד עוד על שימור ידע מומחים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• יוצרים מורשת

• ההתפטרות הגדולה

• שימור ידע - לא רק לפורשים