הסבת פריטי ידע - כמות מול איכות

הפרוייקט להחלפת מערכת ניהול הידע בארגון כרוך בהשקעת משאבים רבים: כלכליים, טכנולוגיים, מחשבתיים, כח אדם וזמן. הפרוייקט מנוהל באמצעות גאנט המכיל שלבים ולוחות זמנים: התנעה ואיתור צרכים, אפיון, פיתוח, הסבת פריטי ידע, פיילוט והשקה.

כל שלב מוגבל בזמן והשאיפה היא להיצמד ללוח הזמנים עד כמה שניתן. עם זאת, יש לקחת בחשבון שלוח הזמנים עשוי להשתנות מסיבות שונות (לדוגמה, עיכובים בפיתוח).

שלב הסבת פריטי הידע הוא שלב קריטי בפרוייקט, שכן, זהו השלב בו ניתנת הדעת לתוכן ולא רק לאריזה: כמות התוכן, עדכניותו ואופן הצגתו למשתמש. אך על אף חשיבותו הרבה, עלול שלב ההסבה להיבלע בשלבי הפיתוח וההשקה או להיות בצילם, זאת כיון שהוא נמצא ביניהם מבחינת לוחות הזמנים של הפרוייקט- בין הרצון להציג מערכת חכמה וחדשנית (פיתוח) לבין הרצון להשיק אותה כמה שיותר מהר (השקה).

לחץ הזמן, עיכובים ותקלות בפיתוח עשויים לגבות מחיר יקר: העדפת כמות פריטי הידע במערכת החדשה על פני איכותם.

1. כדי לשמור על איזון נכון בין כמותם לאיכותם של פריטי הידע, יש לתכנן היטב את שלב ההסבה תוך התחשבות בזמן העומד לרשותנו. להלן כמה טיפים לתכנון שלב ההסבה: תיקוף וטיוב פריטי הידע הקיימים לצורך קבלת תמונת מצב לכמותם ואיכותם.

2. בדיקת כמות פריטים להסבה – העדיפות היא לפריטים בתוקף בעלי כמויות צפייה גבוהות (RATING).

3. שילוב בין הסבה אוטומטית לבין הסבה ידנית:

   1. בהסבה אוטומטית- היתרון הוא במהירות ההסבה; החיסרון הוא נראות הפריט: התוכן עובר לפריט המידע החדש ללא כותרות וללא עריכה, ויש לעבור ידנית על ולהתאימו לתבנית החדשה.

   2. בהסבה ידנית מתקיים בדיוק להיפך- היתרון הוא נראות הפריט, שזוכה לחשיבה ולעריכה מחודשת בהתאם לתבנית החדשה. החיסרון: נדרש זמן רב להסבה, ולרוב, נדרש גם כח אדם יעודי לתהליך.

4. הקצאת כח אדם מיומן שיעסוק בהסבה בלבד, ללא צורך בשילוב עם עבודה שוטפת (שתמיד תהיה עדיפה...).

5. צמצום (ככל שניתן) משך הזמן בו מתבצעת עבודה על שתי מערכות במקביל. (העבודה על שתי מערכות נדרשת לצורך שמירה על עדכניות הפריטים: יש לעדכן גם את המערכת הקיימת שעדיין נמצאת בשימוש, וגם את המערכת החדשה שהמידע כבר מוזן אליה אך עוד לא עלתה לאויר).

לסיכום, מומלץ לבצע את ההסבה במקביל לשלב הפיתוח ולשלב אותה עם הפעילות השוטפת.

• אל תיכנעו ללחץ הזמן ואל תתפשרו על איכותם של פריטי הידע.

• התמקדו בפריטי הליבה של הארגון, ושמרו לסוף פריטים חשובים פחות.

• העדיפו איכות על כמות גם במחיר של העלאת 90% מהמידע.

• כתבו תוכנית עבודה מסודרת שתבוצע לאחר השקת המערכת החדשה להסבת מידע חסר.

---

רוצה ללמוד עוד על מנהלות מידע וידע?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• מנהלת בטכנולוגיית ענן-כתבת המשך

• ראיון עם נעמה הלוי-פאר, מנהלת הפורטל הארגוני בבנק הפועלים

• "הצד השני" - ניהול ידע אפקטיבי באמצעות הסתכלות מעיניו של מקבל הידע