הפורטל הארגוני - בין הצלחה לכשלון?

בעידן החדש, ארגונים מתמודדים עם הקפי ידע ומידע מחד, ועם ריבוי מערכות תומכות לניהול העבודה והמידע מאידך.

במציאות שכזו, כדי להצליח לנהל את הארגון בצורה יעילה ואיכותית, על הארגון ללמוד לנהל את הידע האצור בתוכו, כמו גם את שיטות העבודה והמערכות התומכות בו. על הארגון ללמוד את אומנות 'ארגון הארגון' (Organizing the Organization).

הפורטל הארגוני מציע פתרון ל'ארגון הארגון' באמצעות טכנולוגיות מתקדמות. אולם הדרך לפורטל רצופה אתגרים וסיכונים, מצ"ב מספר טיפים שיעזרו להצלחת הפרוייקט:

1. לפורטל צריכה להיות בעיה מוגדרת אותה הוא צריך לפתור.

2. על הטכנולוגיה להתאים ולפתור את הצרכים והבעיות שהוגדרו. (קיימים כיום בשוק כלים שונים שפותרים בעיות שונות – יש למצוא את הטכנולוגיה המתאימה לצורכי הארגון)

3. על הנהלת החברה להיות משוכנעת בנחיצות הפורטל – תמיכת הנהלה.

4. יש להקפיד שאפיון הצרכים לא יהיה רוחבי ומבוזר מדי.

5. לעתים מנסים לתת מענה ליותר מדי צרכים – יש להתמקד בצרכים החשובים לארגון.

6. על הפורטל להיות מחובר לסביבת העבודה של המשתמש – job related.

7. על אפיון הצרכים להתבצע עפ"י הגדרות תפקיד – לא שיוך ארגוני.

8. המידע הזמין ביותר בפורטל יהיה המידע בו השימוש הוא הדחוף והתכוף ביותר.

9. על הפרוייקט להיות מגובה בתהליך אפיון והטמעה מובנה.

הפורטל הוא כלי טכנולוגי אשר חייב להיות מלווה בפתרונות תהליכיים ותרבותיים בארגון.

לסיכום, הפורטל עוזר לארגון לנהל את הידע שלו, ולעובד לנהל את העבודה ובכך, מייעל את הארגון ככלל ואת העובד בפרט. הפורטל הארגוני מקפיץ את הארגון מספר רמות מאחר והוא משמש מטריה לידע הקיים כבר בארגון. הפורטל איננו נוגע, מעבד, או משנה את הידע הקיים. כל תפקידו הוא לאפשר לעובדים להשתמש בידע הארגוני עפ"י דרישות והרגלי העבודה המיוחדים להם – הדמוקרטיה בראי ניהול הידע.

---

רוצה ללמוד עוד על פורטלים ואתרים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• פורטל ארגוני - המיתוסים

• פורטל חוץ ארגוני - ישן אך חדש

• בניית אינטראנט חדשני כשלב ביניים לפורטל