זיכרון ארגוני

אומרים על נשים שהן נבראו עם זיכרון קצר, כדי לשכוח את הלידות. זו הדרך היחידה, כך אומרים, שיש סיכוי שהן תחזורנה ללדת, למרות מה שעברו.

אז נכון שיש יתרון בזיכרון שאינו מיטבי. יתרון נוסף, כך יאמרו המתבדחים, הוא שכל יום לומדים משהו חדש.

ובכל זאת, לנו כארגונים חשוב לייצר זיכרון ארגוני. חשוב לנו לזכור את מה שעברנו, וחשוב לזכור את מה שהחלטנו.

לפני שנים, כשרק התחלתי לעסוק בניהול ידע, סיפר לי עמית, שעסק בתחום בצבא, את הסיפור הבא: במסגרת צוותי שיפור איכות, המליץ אחד הצוותים לשנות את תפיסת ניהול הציוד. במקום, שכל פעם שמגיעים למילואים, תמשוך הקבוצה את הציוד מהאפסנאות ותרכיב אותו על הטנקים, ולאחר ארבעה ימים, תחזור על אותה פעולה בסדר הפוך (כששבוע הבא- קבוצה חדשה מגיעה ועושה אותו תהליך)- עדיף פשוט להשאיר את הציוד מורכב. בדרך זו, כך האמין הצוות, הם יוכלו להתייעל בעשרות אחוזים.

ההצעה הוכנה כנדרש, והוצגה בפני הנהלת הבסיס. בתחילה זכתה להתלהבות, אך מהר מאד נזכר מישהו, שעד מספר שנים קודם, הציוד היה על הטנקים, ומשום מה הוחלט להסירו.

עתה, כבר לא העז אף אחד לקחת החלטה הופכית.

כארגונים, גדולים, אך גם קטנים, חשוב לנו לזכור את שהחלטנו בעבר. לשם כך, יאמרו החכמים, קיימים סיכומי דיון. נכון הדבר, אולם- לא תמיד אכן כותבים סיכום שכזה. יש יותר מיד החלטות שמתקבלות בפורומים שונים, בין אם פורמאליים או לא פורמאליים (שיחת טלפון או שיחת מסדרון) ולא מתועדים כלל.

אך זו רק ראשיתה של הבעיה. הבעיה המרכזית נוגעת לכך- שהסיכומים לא כוללים את מה שבאמת חשוב- את המניעים שהובילו לקבלת ההחלטה. פעם נהגנו לכתוב פרוטוקולים ארוכים. בבתי משפט ומעט מקומות נוספים, עדיין ממשיכים בשיטה זו, אך על פי רוב, כלי זה אינו יעיל ועודף המידע שבו, שאינו מרוכז ומאורגן מלאה ולא מספיק מסייע. לכן עברנו לסיכומים תמציתיים- מי היה, מתי היה, מה הוחלט ומי מבצע.

זה נהדר לצורך ניהול המשימות ובדיקה שאכן מיושמות. אך זה בהחלט לא מספיק טוב בהיבט של שמירת הזיכרון הארגוני.

כאשר מקבלים החלטה מקצועית בעלת ערך, או החלטה אסטרטגית, ניהולית או ארגונית- ראוי לתעד גם את השיקולים המרכזיים, ואת המניעים לקבלת ההחלטה הספציפית.

בדרך זו, יהיה ניתן בעתיד להתייחס לידע זה, ולקבל החלטות מושכלות יותר. החלטות, שלאו דווקא זהות להחלטה הנוכחית, אך לוקחות אותה ואת מניעיה בחשבון.

כמובן, צריך להפעיל שיקול דעת מה מתעדים ומתי, כי אין פה שום רמז להמלצה שמחזירה אותנו לימי הכתיבה של פעם.

יש עוד כמה היבטים שניתן לקחת בחשבון כדי לשדרג עוד יותר את הזיכרון הארגוני, אך לא כל דבר מתאים לפוסט. וחוץ מזה- גם התחלה זו, שכרה כבר בצידה. כדאי.