ארגונים עתירי ידע, מחזיקים אותו לרוב במסמכים, כגון, נהלים, חומרי הדרכה וכדומה. זהו הידע המתועד.
לצד מסמכים אלו, קיים הרבה מאוד ידע שאינו מתועד, ידע "רך" הנמצא אצל העובדים בדרגים השונים. זהו הידע הסמוי. את הידע הסמוי נכון ומומלץ לאסוף, לזקק וליצור ממנו תובנות, ולשלב את התובנות האלו בתהליכי העבודה, כך שיהיו זמינות בצורה חופשית וקלה עבור כלל העובדים.
מאגר תובנות הוא כלי דיגיטלי המאגד מידע, רעיונות ותובנות שנאספו ממקורות שונים, כגון חוויות עובדים, תהליכי הפקת לקחים ומקרים קודמים. הוא נועד לספק לעובדים ולמנהלים גישה נוחה למידע חיוני, להקל על החיפוש ולשפר את תהליכי קבלת ההחלטות בארגון.
המעבר משיתוף מסמכים ליצירת מאגר תובנות, מציע שינוי מהותי בגישה לניהול ידע בארגון. הידע לא רק נשמר ומתועד, אלא גם מעובד ומונגש, וכל זה כדי ליצור למידה ארגונית משמעותית.
בעוד ששיתוף מסמכים מתרכז בתיעוד פיזי ומסודר, מאגר תובנות מתמקד בהבנה והנגשת המידע שמעבר לכתוב, בתכנים הסמויים ובידע הלא פורמלי, המבוסס על ניסיון אישי ומסקנות שאינן תמיד מתועדות.
איך זה נעשה בפועל?
ריכזנו כאן 8 כללי אצבע לעיבוד והפקת תובנות:
הכללה - תובנה היא מענה למצב, לאירוע. בניסוח התובנה, מומלץ להוסיף אילו מצבים ונסיבות עשויים להיות רלוונטיים ליישום שלה. פרטים אלו יסייעו לעובד לסנן ולשלוף את המידע בצורה מדויקת ואפקטיבית, להבין את ההקשר הנכון שבו ניתן להפעיל אותו, להעריך את התאמת התובנה למצב הספציפי בו הוא נמצא, ולהשתמש בה בצורה מיטבית כדי לקבל החלטות מושכלות יותר.
ערך מוסף - תובנה טובה אמורה לחדש משהו משמעותי למשתמש, גישות שונות או פתרונות יצירתיים, הן ברמה המעשית והן ברמה התיאורטית. היא לא רק מוסיפה ידע, אלא גם מחזקת את יכולת ההחלטה של המשתמש. שאלו את עצמכם האם ובאלו מדדים תובנה זו תסייע, לדוגמה- בשיפור בביצועים, בהפחתת זמן עבודה, וכו'?
מעשיות - מבטיחה שהתובנה תהיה ניתנת ליישום בפועל. צירוף דוגמאות או תרחישים שבהם התובנה יכולה להיות מיושמת, יסייע למשתמשים להבין את ההקשר ולראות כיצד הם יכולים להשתמש בה בעצמם. אם אפשר, כדאי לפרט את השלבים הנדרשים ליישום התובנה.
רציונל - מסביר את הצורך והצידוק לכתיבת התובנה. הרציונל ממחיש מדוע התובנה רלוונטית ואילו בעיות היא פותרת. ככל שהרציונל ברור יותר, התובנה תיתפס אצל הקורא כאמינה ומקובלת. נסו לנסח את הרציונל כסיפור או כאנקדוטה, שלבו התייחסות לאתגרים, לקונפליקטים או למחשבות, ליצירת חיבור רגשי והדגשת ההקשר בה נכתבה.
הסכמה - כשיש הסכמה רחבה, הסיכוי להצליח וליישם את התובנה, עולה. מומלץ לקרוא את התובנה ולבדוק, האם עלולות לצוץ התנגדויות? האם עלול להיות קושי ביישום?
אם התשובה היא כן, יש לחזור ולדייק את הניסוח כך שיזכה לתמיכה רחבה ולשיתוף פעולה, ובכך יתרום לצמיחה וללמידה ארגונית חיובית.
מיזוג - מאגר תובנות הוא מוצר דינאמי. ככל שהמאגר מתרחב ייתכנו מצבים שבהם תובנה אחת חוזרת במידת מה על תוכן שכבר נאסף ונכתב. מומלץ לבדוק את עצמנו, האם יש כפילויות? האם ניתן לאחד שתי תובנות לכדי תובנה אחת? האם יש סתירה בין מספר תובנות באותו המאגר? אמון המשתמשים במאגר התובנות מבוסס על מהימנות התוכן המופיע בו, ועשוי במידה רבה להגביר את מידת השימושיות בו.
בהירות למשתמש - קראו את התובנה בעיון וודאו שהיא ברורה והמסר שלה עובר בצורה מדויקת. האם כל משפט מובן? האם ישנם קטעים שאפשר לחדד או לפשט? יש לקחת בחשבון שלא כל הקוראים נתקלו בסיטואציה שהובילה לכתיבת התובנה, ויחד עם זאת, עשויים למצוא בה פתרון ודרך פעולה. הכתיבה צריכה לקחת בחשבון גם משתמשים אלו, ולכן, מומלץ לשלב הסבר קצר ודוגמה, היכן שנדרש.
סגירת מעגל - בסיום תהליך הכתיבה, יש לחזור ולבחון את התובנה. האם נותנת מענה מתאים לצורך? האם נדרש לדייק? חשוב לבדוק את עצמנו ולוודא שהתובנה היא לא רק מידע, אלא גם כלי מעשי שיכול להניע לשינוי.
רום, כחברה, מנהלת את הידע הפנימי בצורה מסודרת וממוקדת, כחלק מהתפיסה המקצועית ובמסגרת המענה לתקן ניהול הידע, ISO30401.
יש לנו ברום מאגר תובנות פנימי, העוסק בנושאים שונים הקשורים לעולם ניהול הידע, ומבוסס על הידע והניסיון האישי של כולנו כעובדי החברה. המאגר מאפשר לנו, העובדים, גישה קלה לתוכן רלוונטי, מעודד שיתוף פעולה וחדשנות ומבטיח שהידע שלנו יהיה זמין ורלוונטי לאורך זמן.
בעצם שיתוף הידע במאגר, אנו שואפים להעלות את המכנה המשותף שלנו, העובדים, ולהמשיך ללמוד ולהתמקצע.
אנו מזמינים אתכם להצטרף אלינו ולהכיר את עולם התובנות והפקת הלקחים.
לקריאה נוספת, לחצו כאן
Comments