חדשנות בתהליך המיפוי - כיצד נבטיח תהליך יעיל ואיכותי?

נכתב בשיתוף עם נעמה הלוי וכרמית שקד

בבואנו להתניע פעילויות של ניהול ידע בארגון, עלינו לבצע מיפוי צרכים שמטרתו הגדרת סדרי עדיפויות וקביעת נקודת ההתחלה.

תהליך המיפוי יכול להיות ארוך מאוד ומייגע ועלול לצרוך משאבים רבים מהארגון. בנוסף, לעתים התוצרים של התהליך (דוח מיפוי, מצגת הצגת ממצאים לפיילוט), עלולים שלא להיות מספיק ממוקדים וברורים ולכן יובילו לקושי משמעותי בקבלת ההחלטות לגבי איזה פעילויות ניהול ידע דרושות ובאיזה יחידות. לעיתים יש פער בין ציפיות הלקוח לתוצרים הסופיים שהוא מקבל.

מטרת מאמר זה היא לספק מספר הנחיות ואמצעים לביצוע תהליך מיפוי שיהיה יעיל (יצריך כמה שפחות משאבים מהארגון) ואיכותי (יספק בסיס נרחב אך ממוקד לקבלת החלטות ותיעדוף וכזה המקובל והרצוי על הלקוח).

לפני שנצא לדרך, עלינו להפנים מספר הנחות יסוד:

• לא נכון ולא ניתן לנהל את כל הידע הארגוני.

• ההמלצה לבחירת נושאים לניהול ידע תהיה נגזרת של שקלול מספר פרמטרים שהם: עלות, תועלת, מנוף שיווקי,סיכויי הצלחה.

• הלקוח מכיר את הארגון בו הוא עובד.

ניזכר במטרת תהליך המיפוי

מטרתו להגדיר סדרי עדיפויות לטיפול בניהול הידע בגופי הארגון השונים ולקבוע נקודת ההתחלה.

מטרה זו נסמכת על הנחת היסוד כי לא נכון ולא ניתן לנהל את כל הידע הארגוני, ולכן, יש למפות את צרכי הידע של הגופים השונים ולהתאים את פעילויות ניהול הידע לכל יחידה בהתאמה לתהליכי העבודה, צורכי הליבה ומטרות היחידה. רק לאחר תהליך מיפוי שכשזה נוכל להגדיר את סדרי העדיפויות לפעילויות ניהול הידע אשר אותן נפעיל בכל יחידה בארגון.

אחד העקרונות המנחים החשובים ביותר שעלינו לשים כנגד עינינו לאורך כל תהליך המיפוי הוא לאתר ולעבד את המידע אשר יספק ערך מוסף מעבר למה שהלקוח מכיר ויודע על ארגונו.

סקירה של המטרות העסקיות של הארגון, מצבו הפיננסי ועוד, יתכן וחשובים מאוד לצוות המבצע את המיפוי, אך לא תתרום לקורא המסמך, קרי הלקוח.

עקרון נוסף הוא המכוונות למטרה. כך למשל אם קיימים ארבעה פרמטרים לפיהם נקבע את המלצתנו הסופית יש לשלב התייחסות אליהם ולציינם לאורך כל הדרך (בראיונות האישיים, בסדנאות) לטובת הגדרתם ביתר קלות בסוף התהליך ולצורך ביסוס שפה משותפת במהלך התהליך.

כעת, נתאר מספר טיפים מומלצים לביצוע תהליך מיפוי יעיל ואיכותי:

1. איסוף מידע מקדים אספו ורכזו מידע לפני הפגישות שתקיימו בארגון. פעילות זו תבטיח שבראיונות תתמקדו בזווית הראיה של המרואיין את הדברים ולא במידע הגנרי. בקשו כבר בפגישת ההתנעה לקבל חומרים אשר יעניקו לכם היכרות מבנית ותרבותית עם הארגון כגון:

   1. חזון, מטרות, מבנה ארגוני, פעילויות עיקריות, בעלי תפקידים רלוונטיים, אנשי מפתח.

   2. רקע על היחידות / מחלקות עימם אנו עומדים להיפגש - פעילויות עיקריות שלהן.

   3. שלחו דוא"ל מקדים למרואיינים ובו כוונו אותם לחשיבה על פערי ידע בעזרת סט שאלות מצומצם. למשל:

      1. באילו מהפעילויות שציינת אתה חש כי חסר מידע או שהמידע הקיים מאורגן או אינו נגיש עבורך

2. הקפידו לראיין אוכלוסייה מייצגת העונה על מספר קריטריונים כגון:

   1. עובדים בעלי ותק שונה

   2. עובדים בדרגות היררכיה שונות

   3. סוכני שינוי / מובילי דעה / מוקדי ידע / מומחים ביחידתם

   4. עובדים בעלי סטאטוס פוליטי חשוב

   5. עובדים שעשויים להביע התנגדות לתהליך. שיתופם כבר בתחילת הדרך תצמצם את התנגדותם.

3. שימרו על גיוון באמצעים והתאימו את האמצעים לקהל היעד סדנה שבה מתקיימת עבודה בצוותי חשיבה, ראיונות אישיים שבהם יש שימוש בעזרים ורבליים כמו גם ויזואליים כגון "מעגל המיפוי" לפיו המשתתף מסמן 7 פעילויות עיקריות שבתחום אחריותו ובכל אחת מהן מציין האם הידע הנדרש עבורך לכל פעילות הנו מלא או חסר; מה היה הופך אותו לידע מלא.

4. היו מכוונים לא רק לתועלת אלא גם לפרמטרים נוספים לכל אורך בירור הצרכים וחשיבה על פתרונות ניהול הידע היו מכוונים בחשיבה לא רק לתועלת אלא גם ליתר הפרמטרים שייסעו בידכם לקבוע את ההמלצה:

   1. עלות - עד כמה יהיה קשה להתניע ולנהל כזה פרויקט, מה תהיה עוצמת ההתנגדות

   2. מנוף שיווקי - עד כמה הפעילות אם תבוצע תוכל להלהיב ולגרום ל"שיווק ויראלי" בארגון. כזה שייסחף גופים ויחידות נוספים לקחת חלק בפעילות ניהול ידע.

   3. סיכויי ההצלחה - מהי מידת המוכנות של האנשים ביחידה לשינוי/הטמעה של פעילות ניהול ידע?

5. היו חדשנים בתוצרים כתבו מסמך תמציתי המותאם לאופי הלקוח המפרט רק את הדברים בעלי ערך מוסף עבור הארגון כגון:

   1. תחומים מומלצים לתהליך ניהול ידע

   2. סט השיקולים העומד בבסיס ההמלצה

   3. מפת ידע תהליכית - ציון נקודות בתהליך העבודה בהן ימומש פתרון ניהול ידע

   4. מצגת להתנעת הפעילות ובחירת נושא לפיילוט

כך תצלחו תהליך מיפוי יעיל ואיכותי. וגם, תסיימו עם חיוך :-) .

---

רוצה ללמוד עוד על חדשנות?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• רענון דף הבית

• ניהול לפי ניסיון

• סינדיקציה קלה ופשוטה