חילוץ ידע: איך להעלות את הידע מהרובד הסמוי לרובד הגלוי?

חילוץ ידע הוא פעולה ממוקדת לגילוי הידע הסמוי, לצורך העלאתו לרובד הידע הגלוי.

קיימים שני סוגים של חילוץ ידע - חילוץ ידע של הפרט וחילוץ ידע של קבוצה:

• חילוץ ידע של הפרט (מכונה גם שימור ידע) - מבוצע על-פי רוב למומחים, לקראת פרישה מהעבודה או לקראת מעבר תפקיד. רשימת הנושאים בהם עוסק המומחה היא ארוכה, והחוכמה היא למקד את הנושאים בהם עסק, כדי להעמיק ולהצליח להגיע עימו לתובנות נקודתיות ומשמעותיות באותם נושאים. התוצר במקרה זה יהיה מסמך, שיכיל את הידע הצבור של אותו עובד, ויונגש בצורה ברורה לטובת הדורות הבאים. לקריאת מאמרים בנושא זה: משה לא גר כאן יותר שימור הידע במוקדי שימור לקוחות פרויקט שימור ידע מזורז

• חילוץ ידע של קבוצה - מקובל לבצע בסיום פרויקט, בתהליך של יצירת תורה מקצועית או כאשר מתמודדים עם אתגר משמעותי. מהות התהליך היא הבניה משותפת של ידע ממספר מקורות וממספר אנשים. לדוגמה, לאחר פיילוט שנמשך שנה עד מספר שנים, בו התנסתה הקבוצה בתפיסה/פתרון חדשים, יבוצע תהליך חילוץ ידע לשיתוף, הבנייה והנגשת הידע לכלל העובדים הרלוונטיים. חילוץ הידע מתבצע באמצעות קבוצות מונחות, במתכונת של קבוצה אחת או מספר קבוצות, שכל אחת מייצגת 5-12 בעלי תפקידים דומים, לדוגמה: מהנדסים, מנהלי מוצר, לקוחות וכדומה. הרקע השונה ממנו מגיעים בעלי התפקידים בקבוצה, נסיבות ההפעלה השונות של הפתרון, ותק שונה, הקשר פעילות שונה, וכו', מגוונים את סיעור המוחות, ומאפשרים את העמקת הידע והרחבתו מעבר לגבולות הצרים של כל עובד בנפרד.

להלן תיאור תהליך של חילוץ ידע של קבוצה:

1. מנחה הקבוצה, ביחד עם חברי הקבוצה, מגדירים מראש את הנושא שבו יעסקו.

2. מתכנסים למשך יום שלם, או למספר מפגשים בני 3-4 שעות.

3. בפתיחת המפגש מגדירים מטרות ותחומים ספציפיים בהם מבקשים להעמיק את הידע, בעזרת מספר שאלות מנחות. יש להקפיד להתמקד בנושא שלשמו מתכנסים, ולהימנע מסטייה לשיח על נושאים אחרים.

4. מייצרים רשימת נושאים להעמקה. הרשימה יכולה להיות של אתגרים בדרך להקמת הפתרון, אתגרים בניהול תפעולי שוטף של פעילות, בעיות נפוצות הקשורות ללקוח, או אוסף החלטות חשובות שיש לקבל במהלך פרויקט.

5. מסווגים את פריטי הרשימה למספר תחומים.

6. מתפצלים לצוותים קטנים, של שניים-שלושה אנשים, הלוקחים על עצמם להעמיק בפריט אחד, לפי תבנית מוכנה מראש. התבנית משתנה בהתאם לצורך (אתגרים, החלטות, בעיות נפוצות במוצר או כל סוג אחר). לדוגמה, אם הקבוצה דנה בהתמודדות עם אתגרים, כל אחד משתף באתגרים ובדרכי ההתמודדות בהן בחר.

7. השלב הבא מוקדש לסיעור מוחות והעמקה כלל-קבוצתית במה שהוכן בצוותים הנפרדים.

8. התוצר המתקבל - ארגז כלים, תהליכי עבודה, מסמך תורה מקצועית וכו'. יש לקבל החלטה לגבי אופן הנגשת התוצר לשימוש הקבוצה "ביום שאחרי".

טיפים להצלחת התהליך:

• כינוס קבוצה בעלת ידע איכותי ובגודל מתאים

• הכנת שאלות מנחות

• הכנת תבנית מתאימה לתיעוד התהליך (ראו לעיל)

• הקצאת מנחים העוברים בין הקבוצות ומסייעים בתהליך ההעמקה

• אווירה נעימה ומאפשרת, המקנה חשיבות ומיקוד לתהליך.

מהו הערך המוסף של תהליך חילוץ ידע?

• הפיכת הידע הסמוי לגלוי

• שיתוף הידע והנגשתו לעובדים נוספים בארגון

• חידוד והעמקת הידע הקיים בקרב כל אחד מהמשתתפים

• פיתוח תרבות ארגונית של שיתוף ידע.

מקורות: בלוג ניהול ידע, ד"ר מוריה לוי, אתר חברת רום

---

רוצה ללמוד עוד על שימור ידע מומחים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• מה בין קסמים ושימור ידע?

• שימור ידע פורשים/מומחים

• שימור ידע ארגוני במציאות העכשווית