לעניות דעתי כאשר מדברים על תהליכי עבודה, ישנן שתי מילים חשובות הקשורות זו בזו והן יעילות
ואפקטיביות. אך מהו ההבדל בין השתיים ומהי בעצם יעילות?
אם כן, כאשר מדברים על יעילות מדברים על היחס בין התשומות לתפוקות – שימוש נכון וחכם במשאבים
ובעלויות הפרויקט, ואילו אפקטיביות היא מידת השגת המטרות, היעדים והתפוקות, ובאילו איכויות.
אין ספק שאפקטיביות מגמלת תפקיד חשוב בעבודה ויש לתת לה את המקום הראוי לה, אך יחד עם זאת
אסור לשכוח את היעילות. אני רואה את היעילות ככלי המדריך אותי ומלווה אותי בכל פרויקט שאני
עושה, ובעזרתה אני תמיד מנסה למצוא את הדרך הנכונה והטובה ביותר עבור הצלחת הפרויקט הספציפי
עליו אני עובדת ובכך להבטיח את הצלחתו.
על מנת להבטיח את יעילות הפרויקט אני פועלת בדרכים הבאות:
אני סוקרת את הפרויקט ומחלקת אותו לשלבים. כלומר מבצעת תהליך של סדרי עדיפויות. בכל פרויקט ניתן לדרג את המשימות הדחופות יותר ואת אלה שפחות, ובכך ניתן למיין מה חשוב וצריך לעשות תחילה ומה ניתן לדחות לשלבים מאוחרים יותר.
אני אוספת את כל המידע הדרוש לי לשלבים הראשונים שהוגדרו דחופים בשלב הראשון. קיימים מקרים בהם המידע עשוי להיות בידי גורמים אחרים, ולכן חשוב לי לסדר ולאסוף הכל בהקדם על מנת שאוכל לקדם את הפרויקט. על ידי כך אני מאפשרת לעצמי לחלק את המשאבים שלרשותי בצורה היעילה ביותר ובכך לחסוך זמן.
במהלך העבודה במידה וצצות לי שאלות או דברים שעליהם עליי להתייעץ ולקבל תשובות מבכירים ממני, אני מקבצת את השאלות וקובעת זמן להתייעצות ועזרה. כך אני חוסכת זמן ולא מפספסת דברים שעליי לעשות.
בסיום העבודה, אני מבצעת בדיקה וסקירה מעמיקה שאכן לא פספסתי דבר על ידי מעבר על רשימה מסודרת. תהליך זה עוזר לי למצוא פערים בין הרצוי למצוי ובכך למנוע טעויות או חוסרים בפרויקט.
מעניין ומחכים!