טיפים לכתיבה תמציתית

מדי יום אנו קוראים וכותבים הרבה ולכן חשוב להיות מודע ליתרונותיה של הכתיבה התמציתית, ולהשתמש בה כמה שיותר. ללא כתיבה תמציתית הכותב מסתכן שהקורא לא יקרא את הכתוב או במקרה הטוב רק ירפרף, מה שעלול להיות רפרוף של תהליכי עבודה ומסמכים חשובים וכתוצאה מכך לגרום לנזק בארגון .

הכתיבה התמציתית מחייבת אותנו לחשוב על כל מילה שנכתבת ומאפשרת להעביר מידע ומסרים קצרים עד כמה שניתן, ברורים ומדויקים, ללא דו משמעות, סרבול וגרימת עייפות לקורא. כתיבה תמציתית היא תוצר של חשיבה מוקדמת, קפדנית ורבה על כיצד לפשט את המידע וכיצד להציגו, על כן היא לא מסתכמת רק בניסוח, אלא גם בארגונו.

במאמר זה אשתף אתכם במספר טיפים ורעיונות לכתיבה תמציתית ומאורגנת, שיבטיחו קריאה נוחה ופשוטה, תוך הדגשת המסר (השורה התחתונה) שמעוניין להעביר:

• השתמשו במשפטים קצרים ופשוטים.

• הימנעו ממילים שמאריכות את המשפט ולא תורמות למשמעותו.

  • לדוגמה: "היא מתלבשת באופן מוזר" > "היא מתלבשת מוזר". "במסגרת הטיול דיברנו רבות" > "בטיול דיברנו רבות"

• תנאים וסייגים הציגו בצורה מסודרת עם משפט פותח / מסכם, ולא במשפט ארוך. לדוגמה:

  • "ניתן לבטל הוראת קבע, אם לא קיים חוב ללקוח ולא בוצע שימוש בשירות ב-14 יום האחרונים" > ניתן לבטל הוראת קבע בתנאים הבאים:

    • לא קיים חוב ללקוח

    • לא בוצע שימוש בשירות ב-14 יום האחרונים

• הציגו תהליך באחת מהדרכים הבאות:

  • שלבים ממוספרים (1, 3 ,2)

  • תרשים זרימה < בחרו באפשרות הרצויה בהתאם לכמות המידע בכל שלב בתהליך, ובהתאם למקרים בהם אמורים להשתמש בתהליך (במהלך שיחה/עבודה או במהלך לימוד תיאורטי). < אם המידע רב בכל שלב, ניתן לבצע קישור בכל אחד מהשלבים למידע המורחב. < במידה ומטרת התהליך היא להפעיל את הקורא, התחילו כל שלב בציווי / שם פועל (לדוגמה: שמור / יש לשמור ולא "שומרים").

• השתמשו בטבלאות במקרים של השוואת / פיצול מידע. הטבלאות תופסות את העין ו"מאווררות" את הכתוב.

• השתמשו בתמונות / צילומי מסך בצורה מושכלת, כשיש להם ערך מוסף. אם החלטתם להוסיפם, ניתן לקשר אליהם וכך הם לא יעמיסו על המידע ולא יתפסו את מלוא תשומת הלב.

• "ברשימת מכולת", כשצריכים לכתוב מספר נקודות ולא תהליך,השתמשו בבולטים (נקודות) וסדרו אותם לפי עקרון מנחה:

  • מהחשוב לפחות חשוב, לפי סדר הא"ב וכו'. לדוגמה: לרישום לאתר עדכן:

    • תעודת זהות

    • מספר טלפון

• בצעו בקרה על מה שכתבתם, בקשו שיקראו את הטקסט כדי לוודא את הבנתו.
  

• לסיכום נאמר, שכתיבה תמציתית עם שימוש מושכל ונכון של כותרות, תמונות והבלטות מקרבת את הקורא לטקסט, הקורא מבין ומתמצא בקלות ובמהירות. הטקסט נתפס רציני, עניני, וניכר שנכתב לאחר תכנון ומחשבה. מומלץ ליישם כתיבה תמציתית ביומיום, ולא רק בתכנים מקצועיים, כגון: בכתיבת מיילים, מכתבים ומודעות.

---

רוצה ללמוד עוד על ארגון תכנים והנגשה?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• טקסונומיה

• ניהול ידע בחיינו

• "תבניות זה לא רק לאופים"- ניהול ידע בעזרת תבניות תוכן