מבוא
טַקְסוֹנוֹמְיָה (מיוונית: טקסי – סידור, ונומוס- שיטה, חוק) - סיווג שיטתי של עצמים, נושאים או תחומים, נמצאת בליבם של רבים מתהליכי ניהול הידע אותם אנו מובילים. אנחנו נדרשים לסווג ולארגן את עולמות התוכן של ארגונים כשאנו מאפיינים פורטל ארגוני או מקצועי, מנהלת ידע, מאגרי תובנות, אתרים חיצוניים, תיקיות משותפות ועוד.
באופן מפתיע, על אף שזהו תהליך מרכזי ובסיסי כל כך, הוא נוטה פעמים רבות להיות מסורבל, ארוך ואף סיזיפי. הוא מורכב משילוב של עקרונות וכללי אצבע מתודולוגיים 'אובייקטיביים', ביחד עם היבטים ארגוניים משתנים ו'וסובייקטיביים' כגון תרבות ארגונית, הרגלי עבודה, וצרכים עסקיים. הוא מתייחס לידע מורכב ולכמות עצומה של מקורות (מסמכים, תיקיות, ערוצי Teams וכו'). על כן- רבים המעורבים בתהליך, והתהליך כולל באופן מסורתי לא מעט שלבים ומשאבים: עיון בערוצים הקיימים, זיהוי תמות ונושאים חוזרים, ראיונות עם מומחי ידע, הבנת הרגלים ואתגרים, שרטוט עצי הסיווג, השוואה בין עצים של עובדים שונים, זיהוי פערים והבדלים, גיבוש טיוטה ראשונית לטקסונומיה המוצעת, תיקופה, אישורה וכו' (וכמובן- הכנת תכנית ניהול השינוי להטמעת הטקסונומיה והשימוש בה, אך בהיבט זה לא נעסוק במאמר זה).
לשמחתנו, כלים חדשים שנכנסו לאחרונה לעולמנו, מאפשרים לנו כיום לקצר וליעל את התהליך באופן משמעותי.
כלי AI
כלי AI דוגמת ChatGPT, מאפשרים לנו לחסוך זמן ומשאבים רבים . זאת, בתהליך פשוט על ידי ״זריקת״ הנושאים, המונחים, כותרות התיקיות והמסמכים לתוכו, ביחד עם דגשים על הארגון, צרכים ואתגרים, ובקשה להצעה לארגונם לקטגוריות. פעולה שכזו, יכולה להביא לחסכון בשעות רבות של עבודה, חקירה ודיונים.
ניתן גם לבקש מהכלי, להציג כמה חלופות, להסביר את הלוגיקה, החסרונות והיתרונות שביניהם, ואף לזהות את הנושאים 'הבעייתיים' שלא נכנסו באופן טבעי לאף קטגוריה.
התשובה שנקבל מכלי ה AI, כמובן, תהיה רחוקה ממושלמת, אך היא מהווה בסיס טוב לדיון ודיוק, ראשית עם מומחי הידע, ולאחר מכן, במידת הצורך, באמצעות קבוצת מיקוד עם נציגי המשתמשים או הלקוחות של התהליך.
כלי שיתופיות
פלטפורמות לוחות שיתופיים, כגון ה MIRO, מאפשרת לקיים קבוצות מיקוד אפקטיביות ואף מהנות הודות למספר יכולות הכלולות בהן:
ויזואליזציה ברורה של היררכיה, קטגוריות ותתי קטגוריות: פלטפורמות אלו מאפשרות אין סוף אפשרויות של הצגת קשרים, מבנים, והיררכיות, המהוות חלופה ברורה, קלה ונוחה בהרבה מהאקסל המסורתי. האפשרות הפשוטה ביותר, הינה תחימת כל קטגוריה ותת קטגוריה בצבע משלה באופן הבא:
דינמיות: חלק ממהלך קבוצת המיקוד, יכלול קרוב לוודאי הזזה של תתי קטגוריות לקטגוריות אחרות, יצירת קטגוריות חדשות, שינוי שמות וכותרות וכו'. פלטפורמות הלוחות השיתופיים מאפשרים לעשות זאת באופן קל ומהיר וגם פה, מייעלות את התהליך בהשוואה לאקסל המסורבל. כל שצריך לעשות הוא לאגד קטגוריות ותתי קטגוריות ולגרור או לשכפל למקום הרצוי.
עבודה משותפת: כשמן כן הן – בראש ובראשונה מאפשרות פלטפורמות אלו חשיבה ועבודה משותפים, כאשר מספר אנשים עובדים בהן במקביל.
הבניית משימות / תרגילים: כפועל יוצא מכך, מאפשרות הפלטפורמות יצירת משימות או תרגילים משמעותיים לתהליך, אשר יכולים לסייע בהיבטים כגון הבנת הרגלים קיימים, זיהוי ההבדלים בהם בין קבוצות ועובדים שונים, ותיקוף טקסונומיות מוצעות.
דוגמא אחת היא 'סדנת פתקיות ממוחשבת' – הכנת הקטגוריות הראשיות בלבד, ובקשה מהמשתתפים לארגן את הנושאים תחתן כהבנתם, באופן הבא:
או בדיקה ותיקוף של ההיררכיה המוצעת, ע"י בקשה מכל משתתף למקם או לאתר מסמכים / נושאים אמיתיים מהיומיום (נפוצים יותר או פחות) בלוח המוצע ולבחון עד כמה היה הדבר נוח וברור. ניתן אף להשתמש בפונקציית ה Voting שיש למרבית הפלטפורמות.
סיכום
אין ספק שהכלים החדשים מסייעים בחיסכון ניכר בזמן ומשאבים. אך שימוש בכלים מתקדמים אלו, בתהליך גיבוש טקסונומיה ולא רק, תורם ליצירת חוויה חדשנית ומלהיבה ואף עשוי לעזור ב'קירוב הלבבות' לכלים אלו, ויצירת רעיונות לשימושים נוספים ויצירתיים בהם.
אם טרם הצטרפתם לשימוש בכלים החדשים- עכשיו זה הזמן!
Comments