ישיבות עבודה

מה עושים עם כל פגישות העבודה האלה?

מחקרים רבים מצביעים על כך שהסיבה העיקרית להתפטרות אנשים ממקום עבודתם היא שחיקה.

מחקרים אלו אף הצביעו על קיומן של פגישות מרובות כאחד מהגורמים המרכזיים הגורמים לאותה תחושת שחיקה.

מחקרים שהתמקדו בשינויים בהרגלי העבודה שהביאה עימה הקורונה, מצאו כי יותר ממחצית מהעובדים העובדים בעבודה היברידית, חוו "עייפת זום" והעידו כי פגישות מפריעות להם לבצע את עבודתם: הפגישות אורכות זמן רב מדי, מלחיצות, ופוגעות בפרודוקטיביות, אך יחד עם זאת זה הוא הזמן להראות ולהישמע במיוחד כשעובדים מרחוק.

---

רוצה ללמוד עוד על קידום ניהול הידע בארגון?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• לחבר את הנקודות

• אז מהי השיתופיות החדשה באמת?

• הנחיה- חיונית יותר משהיינו מצופים; יותר מורכבת ממה שהיינו רוצים

עוד נמצא, כי מודל העבודה ההיברידי, בו מוגדרים מספר ימי עבודה קבועים מהמשרד ומהבית, הביא לריבוי נוסף בכמות הפגישות בהן משתתפים עובדים. אחת הסיבות לכן, טמונה בכך שבמציאות החדשה של עבודה היברידית, (לרוב, שלושה ימי עבודה מהמשרד ויומיים מהבית), אינטראקציות שבעבר התרחשו באופן טבעי וספונטני בין עובדים שעבדו זה לצד זה מתרחשות פחות, ויש צורך ביותר פגישות יזומות. הדבר בא לידי ביטוי במיוחד בקרב מנהלים צעירים הנוטים, בהיעדר היכולת להתחבר לחברי הצוות שלהם באופן אישי בסביבת העבודה ההיברידית, לבחור בהתחברות דיגיטלית כפרקטיקה ניהולית, ועל ידי כך "לראות ולהיראות".

אין ספק שאמון וקשרי עבודה תלויים באיכות ותדירות הקשר בין עובדים. יחד עם זאת, נשאלת השאלה האם ישיבות הן הדרך הטובה, במציאות היברידית, להשיג זאת.

מחקר של חוקרים מאוניברסיטת Reading שבבריטניה שפורסם במארס ב-Journal of Business Research טוען שדווקא שפרקטיקה תרבותית וניהולית, של צמצום ישיבות עדיפה, היות והיא מבטאת מתן אוטונומיה לעובדים ומאפשרת להם יכולת עיצוב ושליטה רבים יותר בעשייה ובזמן שלהם, וע"י כך להגדיל את המשמעות שהם מוצאים בעבודה. לפי המחקר, כשמקטינים את מספר הישיבות ב-40%, עולה הפרודוקטיביות של העובדים ב-70%, היות והם מרגישים מועצמים ועצמאיים יותר, ובמקום לקבוע פגישה עם הבוס - הם לוקחים אחריות על עצמם. בתהליך הזה משתפרת גם תחושת שביעות הרצון ב-.50%.

אז לאלו מבינינו שהשתכנעו שנתונים אלו מחזקים את הצורך לשים סימן שאלה על אחד מהרגלי העבודה העמוקים ביותר שלנו ולבחון האם אכן אנחנו זקוקים לכל כך הרבה פגישות, להלן כמה טיפים והמלצות יישומיות לייעולן וצמצום מספרן:

1. לפני שקובעים פגישה - לבדוק האם באמת צריכים אותה? הבחינו בין עיקר לתפל, החליטו על פגישה אם באמת צריך אותה ולא בגלל שהיא זמינה בלחיצת כפתור.

2. פורום קטן ואפקטיבי זמנו לפגישה רק את אלה הנוגעים בדבר עם הגבלה של נציג אחד מכל דרג, כך שמי שנמצא בפגישה יהיה בעל סמכות לקבלת החלטות.

כמזמינים לפגישות - אנחנו נוטים לפעמים להזמין יותר מדי אנשים רק כדי לא להעליב אף אחד. כמוזמנים לישיבות - אנחנו חוששים שאם לא נהיה בפגישה נפסיד מידע, הזדמנות, או אפילו הון חברתי.

על כן, בכדי שאנשים יסכימו לא להגיע לפגישות, אנחנו צריכים לוודא שהם לא מפסידים מידע, או הזדמנות להשפיע - ושלא ישכחו שהם קיימים.

3. אג'נדה מסודרת, מטרות ויעדים הגדירו לכל פגישה משתתף אחראי על הכנת אג'נדה הכוללת את הנושאים לדיון וההחלטות העומדות על הפרק. את האג'נדה יש לשלוח לפני הפגישה על מנת שהעובדים יוכלו להתכונן ולבוא מוכנים. אם למשל מטרת הפגישה היא סיעור מוחין- יש לציין זאת באג'נדה ולהיצמד אליה בזמן הפגישה. מנהל הפגישה הוא גם זה שמסכם אותה ושולח את ההחלטות והמשימות לביצוע למשתתפים.

4. לקצר זמני פגישות

כשהזמן קצר ומטרת הפגישה ברורה למשתתפים - פרודוקטיביות הפגישות עולה. התכנים העולים ענייניים בלבד והזמן מנוצל בצורה מרבית. 5. אימיילים כחלופה לפגישות

במידת האפשר, העדיפו אימיילים מדויקים בעלי המבנה הבא: הצפת מצב קיים, בעיות, חלופות, כל מה שמשמש לקבלת החלטות. פגישת צוות לדוגמא יכולה להיות מוחלפת בהודעה בה כל משתתף כותב מה יש לו על סדר היום והאם הוא צריך ייעוץ או עזרה. במצב כזה לעיתים פגישה לא נדרשת כלל.

ולסיום - אין ספק שפגישות הן בעלות חשיבות רבה לתחושת המחויבות והמחוברות של העובדים למקום עבודתם, לשביעות הרצון שלהם, ולשיתוף פעולה בין עובדים שונים. לכן, כמובן, אין כוונה או רצון להעלים אותן לחלוטין, אלא להשתמש בהן באופן מדוד ומושכל. ולא פחות חשוב מכך, לפתח דרכים נוספות המתאימות לעולם העבודה בימינו, ליצירה של תחושות חשובות אלו.