כיצד תוכלו לתקשר עם העובדים שלכם במצב "הנורמלי החדש"?

מגיפת הקורונה שינתה במהירות את אופן העבודה שלנו. מאז החלה, ארגונים עוסקים לא רק בקבלת החלטות, אלא גם כיצד לתקשר החלטות אלו לעובדיהם, שכבר אינם, ברוב המיקרים, מגיעים למשרד, אלא עובדים מרחוק לאורך זמן.

נראה ששלב התגובה הראשוני למשבר הסתיים. בשלב זה, מרגיש שהמיקוד של ארגונים עבר לסיוע לעובדים להסתגל לתקופת ביניים זו, שנראה שהיא איתנו פה בכדי להשאר לעוד חודשים ארוכים.

העובדים כבר לא עוסקים "בהקמת משרדים ביתיים" ומחליטים על הסדרי טיפול בילדים עם בן / בת הזוג שלהם. רוב העובדים מרחוק כבר סיגלו לעצמם שגרה יומיומית, אם כי סביר להניח שיש בה גורמי לחץ רבים.

לאור מציאות זו, נשאלת השאלה כיצד הארגון יכול לשמור על הקשר עם העובדים "המרוחקים" שלו ולסייע להם להסתגל למצב "הנורמלי החדש"?

חשוב להבין כי אסטרטגיות אלו חלות על האקלים הנוכחי, אך הן רלוונטיות בכל זמן.

הבינו שזה "הנורמלי החדש" ותקשרו בהתאם

ראשית, עלינו להבין שהאופן בו אנו עובדים היום – זוהי השגרה החדשה – לפחות בינתיים.

כאשר מגיפת הקורונה נכנסה לחיינו, צוותי התקשורת בארגונים התמקדו בלספק תקשורת בעת משבר. היה צורך לעדכן כיצד הארגון מתמודד עם המצב וכיצד הוא עושה התאמות מידיות.

מאז עברו חודשים ארוכים וכעת המיקוד צריך להשתנות ממתן עדכונים שוטפים, מכיוון שהעובדים כבר די התמקמו בשגרה החדשה שלהם. בשלב זה חיוני לקבל את העובדה שהמצב הנוכחי הוא שגרה חדשה שיש לאמץ. האופן בו ארגונים מתקשרים היום עם עובדיהם צריך להחשב כמצב קבוע ולא עוד כמצב זמני, בידיעה שאופי הדברים עשוי להישאר כך לזמן מה.

על ארגונים לשאול את עצמם בתקופה זו:

• איך אנחנו יכולים להמשיך לתקשר עם עובדים למרות שאין לנו הרבה עדכונים? אולי נוכל למצוא נושאים חדשים לדבר עליהם כמו בריאות, שמירה על משקל, עבודה נכונה מהבית וכו', ולשלוח בנושאים אלו עלונים דיגיטליים אחת לתקופה

• אילו שינויים אנו יכולים לעשות כדי לעזור לעובדים שלנו להרגיש יותר מעורבים ומחוברים? למשל יצירת שגרות דיגיטליות קבועות – שליחת ניוזלטרים תקופתיים, פרסום עדכונים יומיים וכו'.

• מה אנחנו יכולים לעשות בכדי להמשיך לקיים את תרבות החברה שלנו גם אם אנחנו לא יכולים להיות יחד פיזית? לדוגמא - למצוא פתרונות למפגשים אונליין, לעודד שיח דיגיטלי בפלטפורמות השונות של הארגון

תקשרו עם כל אחד מהעובדים שלכם

1. היו רגישים לחוויית שונות של העובדים. זה קל להניח שכולם עוברים משהו דומה, אבל אי אפשר באמת לדעת מה עובר על כל עובד ועובד. אל תניחו שכולם חווים את אותה החוויה. בכל פעם שהארגון משתף בהודעה או עדכון, עליו להיות רגיש למגוון רחב של חוויות עובדים. בכדי להקל על המשימה ניתן לייצר "פרסונות" – סוגים שונים של עובדים, בכדי להבטיח שנשקלו כל הזוויות.

2. תחקרו. זוהי הזדמנות מצוינת לחקור קצת על איך הצוות שלך מרגיש. על אילו נושאים היו רוצים לקבל מידע? מהן הדרכים שבהן היו רוצים לקבל את המידע הזה? בתחילת המגיפה ארגונים תקשרו את כל המידע לכולם. עכשיו, כשאנחנו נמצאים בשלב יותר מסתגל, הגיע הזמן לעבור לתקשורת מותאמת אישית יותר. לא תוכלו לתקשר באופן אישי יותר, אם לא תנסו להבין מה החוויה של העובדים ובאיזה מקום הם מוצאים את עצמם בשלב הזה של המגיפה. בפלטפורמות דיגיטליות שונות ניתן לבצע פרסונליזציה בהתאם לסגמנטים שונים, דווקא בתקופה זו חשוב להשתמש ביכולות אלו.

3. ודאו שערוצי התקשרות של הארגון מתאימים לקהל העובדים ולסוגי ההודעות בכל ארגון ישנם ערוצים שונים אשר זמינים לתקשורת. ארגונים עושים שימוש בצ'אט, דוא"ל, אפליקציות לנייד, פורטלים ארגוניים וכו'. התאימו את הערוץ לסוג ההודעה וסוג קהל היעד. יתכן שחלק מהתקשורים פחות דחופים יתוקשרו באמצעות הפורטל הארגוני בלבד וחלק מהתקשורים שהם יותר חשובים יתקושרו בנוסף גם באמצעות המייל או אפליקציית נייד עם נוטיפיקציות.

סמכו על המנהלים שלכם

זוהי תקופה מכריעה למנהלים אשר מנווטים את עובדיהם למציאות חדשה. עובדים זקוקים למנהיגות חזקה. אם המנהלים בארגונים שלכם לא הוכיחו את עצמם בהקשר הזה עד כה, זה הזמן לשנות את זה. וודאו כי המנהלים בארגון מתקשרים באופן שקוף ותכוף:

1. תקשורת שקופה - מנהלים צריכים להיות כנים לגבי המצב, גם אם הוא קשה.

2. תקשורת שוטפת – על מנהלים לתקשר עם העובדים באופן שוטף גם אם אין הרבה במה לעדכן. במידה ומנהלים לא יתקשרו עובדים עלולים לחשוש שלא משתפים אותם בדברים

הגדירו את התרבות שלכם כדי לשמר את הביחד של העובדים

תרבות ארגונית חזקה משמרת עובדים. אבל מה קורה כשלא נמצאים במשרד לאורך זמן? כיצד ניתן לשמר את התרבות הארגונית?

שיחות עם אנשים נוספים בארוחת צהריים, בפגישות, במסדרון או בזמן שתיית כוס הקפה עוזרת מאוד לעובדים להגדיר איך הם מרגישים בעבודה ברמה האישית.

ללא רגעים אישיים אלה, תרבות החברה עשויה להיפגע.

למרבה המזל, זה לא חייב להיות המצב, אבל בכדי שזה לא יהיה המצב על הארגון להגדיר את התרבות שלו בהתאם למצב "הנורמלי החדש".

חשוב לחשוב על דרכים יצירתיות להפגיש בין אנשים, למרות הריחוק.

שאלו את עצמכם:

• כיצד תוכלו לשמור ולטפח את תרבות הארגון כאשר עובדים מרוחקים זה מזה? האם ישנם אמצעים דיגיטליים בהם תוכלו לעשות זאת? חשבו על מפגשי אונליין, תחרויות אונליין, שליחת מתנות הביתה וכו'

• מה אנחנו כבר עושים שעוזר לתמוך בתרבות הארגונית שלנו? מה אנחנו יכולים לעשות בנוסף כעת?

---

רוצה ללמוד עוד על קידום ניהול הידע בארגון?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• פולה שר

• תקשורת בעבודה

• עצמאות בתפקיד מנהל הידע בארגון