לבחור את ערוץ התקשור הנכון

לאחר חודש מתיש, הסתיימה תקופה של לחימה. במשך חודש שלם דיברו על תמונת הניצחון אותה מחפש חמאס. במשך חודש שלם, הייתה פה לחימה בשלוש חזיתות- מהאוויר, מהקרקע, ועל גלי התקשורת.

כבר שנים למדנו לדעת שהמלחמה וניצחונה אינם רק עניין של טנקים ומטוסים. השאלה גם מה אנחנו מתקשרים. ואני רוצה להוסיף גם- "ואיך". ישנה חשיבות, לעיתים קריטית, לערוץ דרכו אנו בוחרים לתקשר את מה שברצוננו לספר. לפני שנים, היו מעט ערוצים. היו טלפון ופקס, ובתקשורת ההמונית עיתון, טלוויזיה ורדיו.

כיום יש מבחר ערוצים. אני מבקשת להתמקד בפוסט זה בתקשור הארגוני. לבחירה נכונה של ערוץ יש השפעה על יעילות העבודה אך גם על האקלים הארגוני החיובי.

ניתן כיום לזהות שבעה ערוצי תקשור מרכזיים:

1. טלפון קווי

2. טלפון נייד

3. וEmail

4. וSMS

5. וWhatsApp

6. פורטל

7. רשת חברתית

השיקולים המרכזיים שיש להתחשב בהם בעת בחירת הערוץ כוללים:

• חשיבות הגעת ההודעה באופן מיידי

• רגישות הנושא

• היקף האנשים שצריך להיות מודע לידע; האם מדובר בקבוצה קבועה של אנשים או צירוף מזדמן

• כמה זמן נרצה שהידע יהיה זמין בהמשך לאחר

• בהירות הנושא (אם רוצים ללבן משהו לא ברור או לא מוסכם- עדיף שיח טלפוני)

• פורמאליות הנושא

• הצורך לחבר למסר העובר מסמכים / קישורים

כל אחד מהערוצים שונה בהיבטים לעיל. Email למשל, טוב בתקשורת שבה אין רגישות, גם כאשר חשובה פורמאליות, כאשר רוצים לחבר למסר מסמך או קישור שיהיה ניתן לעבוד עליהם בהמשך. הוא יכול להתאים לתקשור 1:1 או לקבוצות, בין אם מזדמנות ובין אם קבועות.

אם למשל העברנו הודעה והאדם שעימו התכתבנו חזר אלינו בשאלה, כאן מתחילה להתעורר השאלה האם כדאי להמשיך באותו ערוץ תקשור, או פשוט להרים טלפון ולהסדיר את העניינים (ראו שיקול של בהירות הנושא).

רובם של שיקולים אלו אנו מכירים ופועלים על פיהם באופן אינטואיטיבי. אולם, פעמים רבות, כך לפחות אני מתרשמת, יש ערבוב רב מידי של אותם תכנים פעם בערוץ זה ופעם בערוץ זה, והמצטיינים שולחים מה שבטוח גם וגם (על הצפת מידע כבר דיברנו?)

ממליצה מאד לארגונים להסדיר מדיניות של שימוש מושכל בערוצים. לא מדובר באסטרטגיה מהוללה, אך בהחלט בעבודת חשיבה של שעות בודדות שיכולה בהחלט להקל, ליעל ולשפר את התקשורת הפנים ארגונית (וכנ"ל את התקשורת החוץ ארגונית- המסרים השיווקיים ללקוחות או לציבור הרחב).

ולוואי שנזכה לתקשורים חיוביים ובין לבין להרבה שגרה ברוכה.