לגלות את אמריקה- ניהול ידע בארגוני ממשל בארה”ב

כחלק מההכנות להשקת תהליך ניהול ידע במשרד החוץ, יצאנו, מנהל תחום ניהול תוכן ביחידת המחשוב של המשרד וכותב שורות אלו (דיפלומט מדיני), לכנס ניהול ידע בארגוני ממשל שהתקיים בתחילת חודש מאי בארה”ב. הכנס, המתקיים זו השנה ה-12, אורגן ע”י מכון FOSE והתקיים ב- Tyson’s Corner, וירג’יניה. נכחו כ-400 איש ממגוון סוכנויות ממשל אמריקאיות, נציגי הסקטור הפרטי, אנשי אקדמיה וכן משתתפים ממספר מצומצם של מדינות זרות, ביניהן דובאי, סעודיה, קנדה וישראל. הכנס נערך בארבעה מסלולים מקבילים: חדשנות בניהול ידע, עדכונים מתוכניות ניהול ידע ממשלתיות, כלים וטכניקות בניהול ידע בארגוני ממשל, ניהול ידע ב-DOD (משרד ההגנה). את תוכנית הכנס ופירוט ההרצאות והמרצים ניתן למצוא ב: הדף כבר לא קיים ברשת בכנס בלטה נוכחותם של סוכנויות שונות במשרד ההגנה האמריקאי וכן של גופים בצבא, חיל האוויר והצי האמריקנים. רבים מהמושבים עסקו בניהול ידע בארגונים אלה. אחד ממסלולי הכנס הוקדש כולו, כאמור, למשרד ההגנה. על פי העולה מהכנס, תחום ניהול הידע בממשל האמריקאי (לפחות בגופים הרבים שיוצגו בכנס) מקדים את הנעשה במגזר הממשלתי בארץ בשנים רבות. בעוד שברוב משרדי הממשלה בארץ (למעט בודדים) נמצא התחום בחיתוליו (אם בכלל נולד), הרי שסוכנויות וארגוני ממשל אמריקנים רבים מיישמים ניהול ידע כבר מספר שנים רב יחסית (5-15). בין הנושאים שעלו בכנס ושיכולים להיות רלוונטיים גם למשרדי ממשלה בארץ (וכמובן גם לחברות): מקום ניהול הידע בארגון 1. גיבוי ההנהלה הבכירה הוא קריטי לכל תהליך של ניהול ידע. גיבוי זה בא לידי ביטוי בהנחלת מיקומו ומעמדו של ניהול הידע לכל שכבות הארגון, מתן גישה לאנשי ניהול הידע לכל מוקדי ותהליכי הידע (ישיבות ודיונים, חומרים רלוונטיים, תהליכים ארגוניים).

2. קיומה של יחידת מטה לניהול ידע בראשות מנהל ידע ארגוני, בין אם הוא נקרא CKO (Chief Knowledge Officer), ארכיטקט ידע (Knowledge Architect) או בשם אחר, הם נתון מובן מאליו בכל הארגונים שראינו. מנהל הידע מדווח להנהלה הבכירה. 3. ניהול הידע הוא תחום עצמאי העומד בפני עצמו ומתקיים במקביל לתחומי מטה אחרים בארגון (IT, מש"א וכד'). 4. אנשי ניהול הידע היו מעורבים בתהליכי ארגון מחדש ושינויים של נהלים ותהליכי עבודה, ובחלק מהמקרים אף יזמו והובילו תהליכים אלה (שילוב עםBPM – Business Processes Management). תהליך ניהול הידע 5. הוברר (שוב) כי אין פתרון בית ספר או פורמט אחיד לפתרונות ניהול ידע. כל ארגון מתאים את הכלים ואת התהליך ע"פ צרכיו ומאפייניו. 6. הטמעה מלאה של מערכת שלמה, כולל התאמת תהליכי עבודה ושינוי תרבות ארגונית, הם תהליך שתוצאותיו נראות אחרי 4-5 שנים מתחילתו. 7. הומלץ להתחיל ולהתקדם בשני מסלולים מקבילים – המתואמים האחד עם השני: א. מסלול אסטרטגי – הגדרת, בחירת וטיפול בנושאים ופרויקטים ארוכי טווח, בעלי רמת סיבוכיות ועלויות גבוהות וכן השלכות ארגוניות ותרבותיות מורכבות. ב. מסלול של פיילוטים מהירים וזריזים – בחירת פרויקטים ניסיוניים הניתנים למימוש בטווח זמן של 1-3 חודשים, בעלויות נמוכות. פיילוטים אלה משמשים לבדיקה של תפיסות עבודה, אמצעים, טכנולוגיות ותאימות תרבותית וכן מסייעים להעלאת מודעות, הגברת המוטיבציה לשימוש בכלי ניהול ידע ולקידום תהליך הבשלות בארגון. 8. ככלל, הכלים בהם משתמשים בארגונים השונים הם הכלים הידועים, היינו וויקי ארגוני (על יישומיו השונים), קהילות ידע, רשתות חברתיות ארגוניות, אתרי פרויקט, אתרי צוות, מפות מומחים, מאגרי נהלים, קישוריות בין ישויות הידע השונות (מסמכים, וויקי, רשתות חברתיות) וכד'. 9. במושבים רבים דובר על העברת הדגש מעבודה עם מסמכים לעבודה המתבססת על ישויות ידע. המשתתפים בכנס ידעו להצביע על תועלות ברורות שמביא ניהול הידע לארגוני הממשל השונים (הגדלת האפקטיביות של הארגונים, ייעול תהליכים, שיפור מקצועיות ואיכות תוצרים, מניעת אובדן ידע מקצועי ועוד). אלה היו כרוכים בהכרה במעמדו העצמאי של תחום ניהול הידע בארגון והקצאה של משאבים נאותים לנושא – בתשומות ניהוליות, בכ"א ובתקציבים. לסיכום – למרות שרבים מהכלים והמתודות שהוצגו בכנס היו מוכרים לנו הן מהספרות והן מיישומים ותהליכים שנעשו בארץ, היה זה מרשים ומעורר השראה לראות הטמעה של ניהול ידע בהיקפים גדולים (לרוב במספר סדרי גודל מהמקובל בארץ), לאורך זמן ובעיקר – בסביבת עבודה ציבורית וממשלתית, היכולה להיחשב כפחות פתוחה לתחום זה. מעבר לקשרים חדשים, ידע מקצועי חדש וגיבוי לתפיסות ידועות, חזרנו גם עם תקווה ואמונה מחודשות שלתחום ניהול הידע תפקיד אסטרטגי חיוני ועתיד מבטיח גם במגזר הציבורי והממשלתי בארץ.