לגרום לעובדים לעשות שימוש במערכות ובידע

אני מניחה שאני לא היחידה שנתקלתי במהלך חיי במערכות ומאגרי ידע שהוקמו לתפארת; שהיינו כה בטוחים שכולם ישמחו לקראתם, ויעשו בהם שימוש, ולא כך היא.

זה מעצבן. משקיעים הרבה כל כך, לנושא שיש בו צורך אמיתי, והעובדים לא מגיעים; מקסימום מטפטפים.

אם מדובר במערכות מידע המנהלות נתונים- ברור עד כמה חשוב שישתמשו כדי שיהיה אפשר לנהל את הארגון באופן סדור ואפקטיבי;

ואם מדובר במערכות הכוללות מידע סיכומי, מסמכים, דיונים או טיפים והמלצות, הרי ברור לכולנו שכדאי להסתמך גם על ידע של העבר ולעשות בו שימוש, במקום להמציא את הגלגל מחדש.

אז במקום להתעצבן, מה נכון לעשות?

גישה אחת היא לכעוס, לדרוש ולהיות תקיפים. יש זמנים ומקרים בהם אכן זה הפתרון ואין מלבדו.

אולם, ברוב המקרים, אכיפה אינה הפתרון היחיד, ואפילו לא העיקרי.

נדרש לנהל את השינוי.

ניהול השינוי הינו מונח מקצועי. אני זוכרת שנתקלתי בו לראשונה לפני יותר מעשר שנים ולא כל כך הבנתי את משמעותו. צירוף המילים לא נראה לי הגיוני כל כך. מאז עברו מים רבים בירדן, ובעיסוקי אני טרודה כמעט מידי יום בנושא זה- איך גורמים לעובדים להשתמש בכל אותם כלים טובים- מערכות וידע, שאכן אמורים לסייע להם.

בבואי לדון בסוגיה זו, אקדים ואומר: אין לי טענות לעובד הממוצע. הוא עסוק, הוא טרוד, ותמיד יש לו יותר משימות מאשר זמן לבצע אותם. הקושי להתחיל לעשות שימוש במערכות ובידע, הינו כפול:

ראשית- לא תמיד הוא משוכנע שאכן מערכות וידע אלו יסייעו בידו. הוא לא בטוח שלא מדובר בעוד גחמה של ההנהלה (ועם יד על הלב, גם כאלו מקרים יש); גם אם הרעיון נהדר, אין הבטחה שהוא יכול לסייע דווקא בידם, ודווקא עכשיו. על רקע היעדר זמן, הם פשוט דוחים.

מעבר לכך, כולנו בני אדם. וכבני אדם- קשה לנו להשתנות. קשה לנו לשנות הרגלים קיימים, ועמוק עמוק, לפעמים, גם אם אנחנו לא מודים בזה, אנחנו חוששים מהחדש והפחות מוכר.

אז מה עושים? מוותרים על החידושים? מוותרים על מה שיכול להיות בעינינו שיפור?

מובן שלא. אנו לא יכולים להרשות זאת לעצמנו. מי שלא הולך קדימה- הולך אחורה.

אנו מאמצים מספר כלים שיסייעו לנו ולארגון:

אנחנו מתזכרים (למי שפשוט לא מודע/ לא זוכר);

אנחנו עובדים על שיפור הרצון של העובדים לעשות שימוש ע"י שכנוע כי כדאי;

אנו מעבירים להם ידע, באופן פשוט וקצר, לגבי הדרך בה קל ומהר לעשות שימוש במערכות בידע;

אנחנו מקנים מיומנויות לגבי דרך העבודה;

ואנחנו מוצאים דרכים לתרגל אותם בעשייה (ההרגל עצמו עושה פלאים).

והכי חשוב- לא לעשות את כל אלו בבת אחת. לחשוב מה מכל אלו הכי משמעותי (המודעות; הרצון; הידע; המיומנות; התרגול)- ולהשקיע מאמצים בזמן נתון רק בהיבט אחד או שניים לכל היותר.

שיטה זו נקראת ADKAR ופותחה ע"י Jeff Hiatt. למרות שאין מתכונים להצלחה, היא מוכיחה את עצמה בשטח כאפקטיבית.

אני מודה שלי היא מסייעת.

ממליצה.