להגמיש את הסביבה- עוד כלי לניהול שינויים

כולנו יודעים שקשה לנו לשנות הרגלים אישיים. אפילו אם החלטנו משהו, והוא מאד חשוב לנו (למשל- לרדת 5 ק"ג), הסיכוי שנצליח לממש לא גבוה במיוחד. זאת, למרות שאנחנו יודעים שזה חשוב, למרות שאנחנו רואים את התועלת ואפילו זו המיידית (השמלה שתשב עלינו באופן מהמם), ואפילו שאפשר להגיד שיש לנו מוטיבציה לשינוי. כל זה לא עוזר לרובנו, וכשאנו מביטים במראה אחרי חודש, רואים את שראינו עם קבלת ההחלטה.

בארגונים המצב לא שונה, ואפילו אולי יותר מסובך. יותר אנשים, ולכל אחד יש גורם מעכב אחר. תמיד הארגון עצמו נמצא במצב של רדיפה אחרי השוטף- והטמעת שינויים אינה פשוטה כלל ועיקר. לא מפתיע על כן המחקר שיצא ב- 2015 ודיבר עם 30% שינויים שמצליחים, לעומת 70% שמתמוססים.

ההכרה הארגונית שלא מדובר בפעולה (שינוי), אם כי מדובר בתהליך (או אולי אפילו- מסע)- בהחלט מסייעת להתמודד. כמובן מסייע גם שארגונים מתחילים להפנים את הרעיון שצריך לנהל תהליך שכזה, ואפילו שם כבר יש לנו: "ניהול שינוי".

כאמור, כל זה לא מספיק, ושנים אנו מנסים לפצח את הנוסחא איך לנהל תהליכי שינוי ולהצליח.

אחת התובנות של האחים HEATH, אותה אני מבקשת לשתף בפוסט זה- קשורה בהגמשת הסביבה.

ומהי הגמשה זו?

שינוי, אך לא שינוי באנשים, אלא שינוי בסביבה, שיגרום לכך שאנשים מבצעים את השינוי אותו רצינו, בלא שנצטרך להשקיע מאמצים רבים בשכנוע (רציונאלי) או בהנעה (אמוציונאלית).

ונסביר...

נניח שאנו רוצים שכל פרויקט חדש יעשה שימוש בלקחי העבר. ונניח שלכל פרויקט נדרש להציג תוכנית עבודה הכוללת ראשי פרקים שונים: מי צוות הפרויקט; מה הסיכונים בפרויקט; לוחות זמנים ואבני דרך; וכו'. במקרה זה פשוט נוסיף לרשימת ראשי הפרקים (בטופס בו נעזרים) עוד סעיף: " לקחים רלוונטיים שלמדנו מהעבר" תוך הפנייה למאגר לקחים. מנהל פרויקט חדש אפילו לא יהיה מודע לשינוי, ומנהלים קיימים יתרגלו אליו בקלות יחסית, שכן הוא חלק מתהליך העבודה הקבוע אותו הם כבר מבצעים.

וניתן דוגמא נוספת, שאולי כולנו מכירים, אך לא קישרנו לעיקרון זה. נניח שאנחנו רוצים שאנשים לא יכניסו את ידם למכונת חיתוך בעודה עובדת. לכאורה, מספיק היה לתלות שלט כזה, כי לאנשים ברורה החשיבות ולכולם יש מוטיבציה שלא להיפגע. יתר על כן, היות ומדובר בידע שנחשב COMMON, היינו מצפים שגם ללא שלט, אנשים ידעו להיזהר ולא לדחוף ידיים למקומות שכאלו. אבל בחיים, מתברר שלא מעט תאונות קורות בעת הפעלת מכונות חיתוך, למרות שלכל האנשים היה ידע מקדים לגבי סכנות המכונה. שינוי דרך הפעלת המכונה, כך ששתי ידיים חייבות ללחוץ בו זמנית על מתג ההפעלה, והפסקת פעילות המכונה ברגע שאחת מאצבעות הידיים מספיקה ללחוץ- תפתור את הבעיה. ללא שלטים, ללא מסעות זהירות ובטיחות, שינוי סביבתי, מונע מאיתנו את היכולת לטעות.

דוגמא אחרת קשורה לעולם בו פתחנו- עולם של דיאטה. הקטנת גודל הצלחת (שינוי הסביבה)- תגרום לנו לאכול פחות.

ישיבות עבודה בעמידה ולא בישיבה, או באמצעות הטלפון, יגרמו לנו לקצר זמן מיותר ולא אפקטיבי בישיבות.

ג'ל ניקוי ידיים ליד מיטות חולים (ובחו"ל נתקלתי לאחרונה- בכניסה לסופרמרקטים גדולים), תגרום לכל אחד ואחד מאיתנו ליותר היגיינה.

החוכמה היא להגדיר לכל שינוי, דרך להגמשת הסביבה שתסייע לו להתרחש. לא מבטיחה שאפשרי תמיד, אך בהחלט כדאי לנסות, מביא הצלחות :)