לחסוך זמן דווקא בדברים הקטנים

כשמדברים תמיד על השקעת אנרגיה ומאמצים- מכוונים למה שקרוי "האבנים הגדולות". שם שווה להפיק לקחים, שם שווה להשקיע בחשיבה, שם שווה להשתפר. עם יתר הדברים, כבר נסתדר.

Edward Cell, בספרו משנת 1984, Learning to Learn from Experience, מסביר עד כמה אנו עובדים על פי תבניות מוכנות, ועד כמה נוח לנו לא להשקיע אנרגיה בדברים הקטנים. אם היינו מנסים לעצור ולקחת החלטה על כל נושא בנפרד, היינו מתקשים להתקיים. כמות הגירויים העוברת אל מול עינינו, בנהיגה ברחוב למשל, כה גבוהה, שהיינו מתקשים להתקדם.

ועם זאת- אני רוצה להציע, כן להשקיע אנרגיה, ולו פעם אחת, בניהול הידע סביב כל ההקשרים התפעוליים הנראים פשוטים ורוטיניים.

קחו למשל בית ספר. מידי שנה יש אסיפות הורים של תחילת שנה, ולקראת תעודות. יש אסיפות פדגוגיות, שבועות מאמץ מיוחדים, טיולים שנתיים וטיולים אחרים, אירועי העשרה, פעילויות עם ההורים ועוד.

כל פעם שיש אירוע כזה, מישהו אחראי לתכנן אותו; מישהו אחראי שיבוצע באופן מושלם ללא תקלות מיותרות. מישהו אחראי להפיץ מכתבי פניה או הזמנות, ולדאוג לכל הציוד המתאים.

אז לא שהיום מתחילים כל פעם מחדש. נוברים בקיים, ורואים במה ניתן להיעזר משנה קודמת. על פי רוב החומרים מאורגנים בתיקיה אחת גדולה, או מקסימום מאורגנים לפי שנים. כך וכך לא אידיאלי.

תארו לכם מצב אחר....

נניח שהתיקיות במחשב היו מחולקות לפי נושאים ראשיים:

חגיגות מחזור השנה, טיולים, אסיפות הורים.

בכל תיקיה כזו- תת תיקיות לפי סוגי האירועים (אם יש).

בכל תת תיקיה- מסמך ראשון (ואפשר לדאוג שיהיה תמיד ראשון- אם מסמנים את שמו נכון)- הנחיות לביצוע + טיפים שלמדנו. אם יש ציוד נלווה או איש קשר קבוע- מצוין גם.

מסמך נוסף- דוגמת הזמנה.

כמובן, אם יש מידע מפורט נוסף (רשימות שלמות מסוג שהוא)- מסמכים מתאימים.

את הדוגמאות עצמן של כל שנה- אין צורך לשמור, מעבר לדוגמא או שתיים. אם מאד רוצים, אפשר באופן מרוכז ליד מסמכי האב המצוינים לעיל.

מה השתנה?

ראשית, השקעה בעוד מסמך שמהווה בדרך כלל את התורה שבעל פה. דווקא בדברים התפעוליים הקטנים יש לנו הרבה פעמים תורה רבה שבעל פה. בחלק מהמקרים, אלו גם תפקידים עתירי חילופין, כך שלא בהכרח אותו אדם שכבר התנסה בעבר, הוא שמבצע. אפילו אם כן- אם לא מדובר בשגרה המתבצעת כל שבוע, אלא רק פעם בתקופה, קל לשכוח את הפרטים, גם אם אנחנו עצמנו אלו שביצענו בעבר.

אך מעבר לכך, יש שינוי תפיסתי. שמירת המסמכים אינה באוריינטציה של קלות השמירה והחשיבה המיידית (למשל בדוגמת בית הספר- השנה הנוכחית).

השמירה היא דווקא בחשיבה לטווח הרחוק. בחשיבה על מי שיידרש למסמך בעתיד. כמו שמודגם פה- חשיבה שכזו יכולה לחסוך הרבה בתפעול ולא רק לטווח הרחוק.

אז נכון שהדברים הקטנים אכן קטנים, אך הם חוזרים על עצמם, ולכן משמעותם המצטברת לא כל כך קטנה. להיפך. גם החיסכון בזמן. וגם הקטנת הטעויות ועשיית דברים נכון כבר בסיבוב הראשון.

ממליצה להתנסות. לבד או עם עזרת איש ניהול ידע.

ותודה לאלון מהנקודה היהודית שראיתי איך מיישם זאת באופן נפלא :)