לשלוט במיילים ולא להיות נשלט על ידם

אין ספק שרובנו, הנמצאים בסביבת עבודה עסקית, לא מרוצים מהיקף ההשקעה היומית הנדרשת מהם אל מול המיילים. במילים פשוטות יותר- יש לנו יותר מידי מיילים; הם ממלאים את זמננו, דורשים מאיתנו, ובאים על חשבון פעילויות אחרות שרצינו / חשבנו שנעסוק בהם.

כמו בתחומים רבים אחרים, אנחנו תולים יהבנו בטכנולוגיות שהולכות ומתקדמות ומסייעות לנו לסנן את המיילים, אך יש בהחלט מקום לא מבוטל לעיסוק בנושא גם בהיבטים תרבותיים אנושיים, ועל כך פוסט זה.

האמת, יש המלצות חכמות ומתוחכמות, אך היות ולטעמי רובנו נופלים בדברים הטריוויאליים הפשוטים, כדאי דווקא להתייחס אליהם.

אנסה להתייחס לשלושה היבטים- ובכל אחד להציע שלוש הצעות מעשיות וממוקדות.

כתיבת מיילים

1. מיעוט מיילים - חשבתם פעם על כך שככל שתכתבו פחות, תיענו פחות? שקלו כל מייל- האומנם נדרש? האומנם בעל ערך מוסף?

2. מיעוט מכותבים - אם כבר כותבים- מי נכון שיכותב על המייל? בארגונים רבים קיימת תפיסת כסת"ח, בבסיסה התפיסה שככל שאכתב יותר אנשים כך ייטב (למשל- אני שולח למישהו הודעה על אי מילוי חלקו במשימה, מיד אני חייב לכתב את המנהל שלו ואת המנהל של המנהל שלו). בכל מקרה אפשרי- הימנעו מ Reply All. אם כל הצרות.

3. כותרת מייל- הקפידו על כותרת ממצה. לעיתים מספיק לכתוב את כל הנדרש בכותרת עצמה, וכך לסייע לקורא – גם בקריאה ראשונית, וגם אם מדובר בנושא לטיפול- בתזכורו המדויק, כל עוד ההודעה נשארת ברשימת ההודעות לטיפול.

קבלת מיילים

1. חלונות זמן - הגדירו זמן ותדירות קבועים לטיפול במיילים. זמן ותדירות של "כל פעם שמגיע מייל" הם הגדרה גרועה.

2. רשימות דיוור - הקטינו את רשימות הדיוור (במיוחד החיצוניים) עליהם אתם מנויים. אם מדובר ברשימת פרסומית/מקצועית שאתם לא זוכרים שנרשמתם אליה, זה הזמן ללכת תחתית המייל ולבצע "הסר". אם מדובר ברשימה שיזמתם הצטרפות אליה, שאלו את עצמכם, עם יד על הלב, מתי פעם אחרונה באמת קראתם את המיילים הנשלחים, והאם לא הגיע הזמן לוותר כנ"ל.

3. תוכנה - הסתייעו בתוכנת המייל שלכם או בתוכנה ייעודית כדי לסייע בסינון נוסף והעברה של תכנים מסויימים לתיקיות משנה.

טיפול במיילים

1. שמירה - החליטו יחד עם הצוות/סובבים מי שומר את המסמכים, ובעיקר את המסמכים המצורפים. אם לא צריך.. עדיף לזרוק. אם צריך, לא משנה מי שומר- העיקר שהלוגיקה תהיה פשוטה (הראשון המכותב, מזכירת המחלקה, מנהל הפרויקט וכו) ולא כולם יצטרכו להשקיע כולם בשמירת המסמך, ובסוף כולם יסמכו זה על זה והוא לא יישמר.

2. ערוץ הטיפול - העובדה שמישהו העביר לנו מסר דרך מייל, לא אומר בהכרח שזהו ערוץ התקשור המתאים ביותר. שיקלו, מתי נכון לטפל/ להגיב/ לענות / להעביר דרך מייל, ומתי, כדאי שנעבור לערוץ מתאים יותר, בין טלפוני, ובין ערוץ מידי דוגמא WHATSAPP או רשת חברתית. אל תנציחו את הקיים, רק כי הוא קיים.

3. זריקת המייל - לאחר טיפול- זרקו!!! השאירו Inbox ששואף להיות ריק וכולל רק מיילים בטיפול "אמיתי". 10 מיילים זה סביר, 25 גם עובר, אך מאות ואלפים, ממש לא.