מה בין קסמים ושימור ידע?

השבוע התקיים בתל אביב אירוע לרגל 20 שנה להשקת הספר הראשון בסדרת ספרי הארי פוטר. הרבה נאמר ונכתב בשבח הסדרה, שיצרה ג'י קיי רולינג, על שלל דמויותיה, והעולם הקסום שבו הן פועלות.

קטע מסוים זכור לי במיוחד, והוא חוזר אליי בכל פעם שאני ניגשת לפרויקט של שימור ידע. זהו הקטע שבו דמבלדור, מנהל בית הספר לקסמים, מצמיד את מטה הקסמים שלו לרקה, ובאמצעות קסם מיוחד מחלץ זיכרון מסוים ישירות ממוחו, לתוך אגן מיוחד, לצורך צפייה בפרטי הזיכרון. בעודו עושה זאת, הוא עומד בסמוך לארון עמוס מבחנות, כולן מלאות בזיכרונות שהועברו באותה דרך- קסם...

דמבלדור וקסם שליפת הזיכרון באמצעות מטה קסמים

תשאלו למה אני מקשרת בין קסם הזיכרון לשימור ידע? פשוט- בעיניי שימור ידע הוא סוג של קסם, רק שבעולם האמיתי אין לנו יכולת להיעזר במטה קסמים (בינתיים...).

האתגר המרכזי בשימור ידע הוא חילוץ הידע הנמצא בתוך ראשו של העובד, ידע סמוי, שלרוב אינו מתועד, מבוסס על ניסיון של שנים, וטומן בחובו אוצר של ממש, שאם הארגון לא ידאג לחלץ, יאבד עם עזיבתו של העובד את הארגון. הארגון עלול להפסיד ידע יקר, שלעיתים קרובות אי אפשר לשחזר. אילו רק היה גם לנו מטה קסמים...

בעולם האמיתי התהליך מבוסס בעיקרו על בניית אמון עם העובד, ורתימתו לתהליך. זה אולי נשמע קל, אך לא פשוט כלל ועיקר. יש לזכור שיש מגוון סיבות לפרישה של עובד, החל ממעבר לתפקיד אחר בארגון, דרך יציאה לגמלאות, שינוי תעסוקתי, וכלה בפיטורים. כל אחת מהסיבות מכתיבה התמקמות אחרת בתהליך, הן של העובד, והן של מי שמבצע את פעילות חילוץ הידע.

להלן מספר טיפים שיעזרו לכם בבואכם לחלץ ידע סמוי:

• לפני תחילת התהליך, חשוב להבין את הרקע והסיבות לפרישת העובד, ולהבין שמידת שיתוף הפעולה שלו עשויה להיות מושפעת מהסיבות לפרישתו

• בשלב הראשון חשוב לגבש רשימת נושאים בהם עוסק העובד, כדי שאפשר יהיה להתמקד בנושאים המרכזיים

• יש לתעדף את הנושאים לפי פרמטרים של חשיבות הידע לארגון, רמת תיעוד הידע, וייחודיות הידע של העובד. המפתח לתעדוף הוא השילוב בין חשיבות גבוהה, רמת תיעוד נמוכה וייחודיות גבוהה של הידע. עם המפתח הנכון, אתם בדרך הנכונה

• עתה מתחילים לרדת לעומקם של הנושאים שתועדפו. זה הזמן לנסות להגיע עם העובד לתובנות משמעותיות באותם נושאים, כאלה שישמשו את הדורות הבאים בארגון. יש להניח שיידרשו לכך מספר מפגשים, ועדיף שיהיו מרוכזים ויימשכו מספר שעות- מאמץ מרוכז עדיף כאן על פני תהליך קטוע ומתמשך, מפני שלעיתים קרובות אלמנט הזמן פועל לרעת הארגון, לאור תאריך עזיבה קרוב של העובד

• יש להניח שבשלב זה אתם כבר מכירים את העובד וחשים מהי מידת מחויבותו לתהליך. יצירת אמון ביניכם תוביל להצלחת התהליך, ותגביר את התחושה הטובה של העובד, ביודעו שהוא משאיר אחריו מורשת שתשמש את הארגון גם לאחר שהוא עצמו יהיה במקום אחר

• בתום כל מפגש שימור ידע עם העובד, כדאי לעבד את הידע שנאסף, להבנות אותו למסמך מסודר, שניתן יהיה להתמצא בו בקלות. עדיף שיהיה זה מסמך "מתגלגל", כדי שהעובד יוכל לדייק אותו ולהצביע על מקומות שדורשים יותר העמקה

• לאחר שהמסמך מוכן, ניתן לגשת לגיבוש תכנית להנגשת הידע, כך שיהיה זמין לעובדי הארגון שהידע רלבנטי עבורם.

לסיכום, שימור ידע הוא תהליך מאתגר, הן לעובד והן למבצע השימור, אך הוא גם טומן בחובו רווח גדול, ולכן אין לי ספק שכדאי להשקיע בו.

בהצלחה, ו...אברא קבדרא (:

מקורות מידע: שימור ידע פורשים- טיפול בהתנגדויות בירחון רום, יולי 2010 שימור ידע פורשים/מומחים - Knowledge Retention במילון המונחים באתר רום

---

רוצה ללמוד עוד על שימור ידע מומחים?

הנה מספר כתבות שאולי יעניינו אותך:

• יוצרים מורשת

• ההתפטרות הגדולה

• שימור ידע - לא רק לפורשים