ויקיפדיה ארגונית

מילון מונחים WIKIPEDIA ארגונית: WIN-WIN לניהול ידע ו- BI

עולם ה- WEB2.0 מסקרן את רובנו. התכונה סביבו אמיתית, ומהווה יותר מאשר Trend קצר חולף. יש שם תנועה רבה: אנו מדווחים מידי יום על עוד WIKI’s המוקמים, על עוד בלוגרים חדשים השולחים ידם בכתיבה.כדי לסבר את האוזן, בסוף 2006 נספרו באינטרנט 76,000,000 (!!!) בלוגים.

אז מה לכל זה ול- BI? ברור לנו מדוע אנשי ניהול הידע מתלהבים: הארגונים מבקשים לאמץ את כלי ה- WEB2.0 בארגון, כלים שקל להשתמש בהם וקל לשתף דרכם ידע, כלים שהמשתמשים אוהבים לאהוב. אך BI? אחת התופעות הידועות בעולם הפרויקטים בכלל ולא רק בעולם ניהול הידע, היא תופעת ה"מפתח" (הנקראת במקומנו גם "יש לי פטיש"). הבעיה פשוטה: כאשר למישהו יש מפתח הוא חושב שכל העולם הנו מנעול (ובהקשר הפטיש, לסקרנים בינינו, אם יש לי פטיש, אדפוק על כל דבר, גם אם אינו מסמר). בהקשר של WEB2.0, ארגונים ו- WIKI אנו נתקלים בתופעה כזו, בדרך אלגנטית בהרבה, אך דומה להפליא. ארגונים רוצים לאמץ WEB2.0. ארגונים רואים את ה- WIKIPEDIA (האנציקלופדיה המפורסמת- www.wikipedia.org) וישר מבקשים ליישם בארגון: נקים WIKIPEDIA ובו מילון המונחים הארגוני. מה רע? כל עובד שיתלבט, יוכל לבדוק מהם המונחים הארגוניים. נייצר שפה אחידה. נאפשר לעובדים חדשים היכרות קלה ומהירה יותר. וכו'. הריצה לשלב היישום היא מהירה, ובדרך כלל לא כל כך מוצדקת. למה אינה מוצדקת? לא מוצדקת, כי לא ברור, כמה מונחים באמת אין העובדים מכירים את משמעותם. לא מוצדקת, כי לא ברור עד כמה העובדים שעושים שימוש לא נכון, אחיד או מדויק במונחים, באמת מודעים לכך, ולא ברור, אם הייתה WIKIPEDIA ארגונית, שאכן היו עושים בה שימוש. לא מוצדקת, כי לא ברור עד כמה אכן, גם אם היו עושים בכלי שימוש (ותיקים וחדשים), היינו אכן מייצרים ערך מוסף אמיתי לארגון ומשפרים ביצועים עסקיים. כאן נכנס ה- BI לתמונה. עולם ה- BI, עולם הבינה העסקית, מתמודד עם הצורך במילון מונחים ארגוני כצורך עסקי. אמת אחת יחידה בארגון, היא אחד מהאתגרים המשמעותיים ביותר בעולם ה- BI. אחד החששות הגדולים בהכנסת כל פרויקט BI לארגון, הנו יצירת דו"חות מדויקים, אך מטעים. השימוש בכותרות לא נכונות, חישובים לא ולידיים ועוד צרות מצרות שונות, נובעים בדרך כלל משגיאות בתום לב, אך גוררים, היות מדובר באנשים וכבוד, באין תאימות, וויכוחים שלעיתים מורידים את כל פרויקט ה- BI המפואר, החשוב כל כך, ביגון שאולה, ובגלל הסיבות הלא נכונות. הקמת WIKIPEDIA למונחים העסקיים יכולה לתת פתרון הולם לבעיה. WIKI הכולל דפים בעלי מבניות אחידה, קלות שימוש והכנסה וקשרים רבים בין האובייקטים השונים, הנו בדיוק תשתית המתאימה לצורך זה. כל דף WIKIPEDIA שכזה יכלול: מקטע של הגדרה; מקטע המתאר איך מבצעים חישוב של מונח זה (היכן שרלוונטי); מקטע המפרט על אילו מונחים אחרים המונח מבוסס (קישורים במקומות אחרים ב- WIKIPEDIA) ועל אלו נתונים תפעוליים מבוסס; מקטע לטיפים או נקודות לזהירות בשימוש; ובמקרים מסוימים- מקטע של אנשי הקשר או המומחים הארגוניים (כמובן, עם קישור לפרטיהם). זו דוגמא ל WIKIPEDIA מוכוונת BI. כזו יכולה להוות את המדריך לכתיבת דוחות, להוות את הבסיס לשימוש ב- BI. ארגון יכול להגדיר, שכל דו"ח העושה שימוש בכותרת שאינה שם של שדה תפעולי (הנמשך 1:1), יצטרך לעשות שימוש בכותרות רק מאלו הכלולים ב- WIKIPEDIA ולהיות מוגדר על פי הכתוב בערך המילונאי המתאים. בדרך זו, אנו מתקרבים לאמת האחת והיחידה. אנו עושים שימוש באותם מונחים. אנו מגדירים את המונחים באופן אחיד, או לפחות מעמידים את כל האמצעים לכך. אנו יודעים היכן להיזהר ולומדים אחד מתובנותיו של משנהו, לגבי השימוש הזהיר בנתונים, ואנו מצליחים להתמקד בפעילות המרכזית- קידום הארגון וקבלת ההחלטות על בסיס ה- BI, במקום מלחמה על אמינות הנתונים ועל גרסת האמת הנתונה. רווח ל- BI? יש, בזכות ההחזרה לנתיב המרכזי. רווח לניהול הידע? יש, כי ניהול הידע אמור לספק שירותים וכלים לעולמות אחרים ולא לעמוד בעצמו במרכז, וכאן הוא מממש זאת בדיוק על פי ההגדרה. ורווח לארגון ולעסקים? בוודאי שיש. בזכות האמת היחידה שמאפשרת את קידום הביצועים העסקיים ואכן קבלת החלטות מבוססות נתונים ומידע, הלכה למעשה. שורה תחתונה- WIN-WIN-WIN. המאמר פורסם ב INFORMATION WEEK ב 14.1.2008